Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини
бр. 2, 2007

Системи за управление на документите – задължителни изисквания и подходи към изграждането

от , 09 февруари 2007 0 4814 прочитания,
Страница 1 от 2

Заради спецификата на своята дейност, съществена част от която е “производството” на документи държавните ведомства са сред най-активните потребители на системите за електронен документооборот. В световен мащаб, през последните 2 години делът на централните и местни администрации сред потребителите на решенията от този клас се е увеличил с 4%

Надя Кръстева
Въпреки активното въвеждане и обновяване на системи за управление на документите в административните структури, все още над 70% (според по-песимистични оценки дори над 80%) от информацията във ведомствата и общините се сърханява на хартия, а това създава доста трудности при търсене и обработка на данни. Добрата новина е, че съотношението постепенно се променя и тенденцията е към 2010 г. над 70% от документооборота (включително и междуведомствения) да бъде електронен.

Изискванията
към системите за управление на документи използвани в министерства, ведомства, областни и общински администрации по правило са завишени в сравнение с очакванията към подобни решения от страна на една средностатистическа комерсиална организация. Това е логично, тъй като голяма част от документооборота в администрацията представлява информация с национално значение – бюлетини, наредби, заповеди, отчети, постановления и т.н. Обработката, съхраняването и транзакциите на базата на тази информация изискват да бъде осигурен защитен достъп и гарантиране на сигурността не само в рамките на ведомството, но и при всички комуникации с други организации и физически лица.
Наред с това, като “стандартни” характеристики на системите за електронен документооборот се разглеждат: поддържането на статистика за обработката на документи и обръщенията към тях;
бързо търсене в архиви; проследяване на жизнения цикъл на документите, включително и тяхната използваемост и т.н. Една примерна схема на единна система за документооборот за целите на държавната администрация е представена на фигура 1.

Успешните подходи към изграждането
на система за електронен документооборот, следват няколко основни принципа:
системност – между структурните елементи на системата трябва да бъдат установени такива връзки, които да гарантират нейната цялост и взаимодействието с други системи;
отвореност – системата трябва да се създава като се вземат предвид възможностите за бъдещото и развитие, т.е. за обновяване и разширяване на функционалността без прекъсване на текущата работа;
съвместимост – осигуряване на интерфейси за взаимодействие с други системи;
стандартизация (унификация) – прилагане на типови и стандартизирани решения при изграждане на системата;
ефективност – постигане на рационално съотношение между разходите за изграждане на системата и целевия ефект .

Интеграцията
Наред с всичко казано до тук, не трябва да се забравя, че интеграцията на данните и приложенията, на този етап е основен проблем за потребителите на информационни системи от разглеждания клас. Във връзка с преодоляването му, ключова задача на ИТ подразделението в организацията е създаването на адекватна стратегия за управление на цялата информация. Основна моменти при изграждане на стратегията са осигуряването на лесен и бърз достъп до съхранените знания и данни и възможност за управление на информацията от всяка точка. Но актуалността и достъпността на данните във всеки контекст не може да се гарантира без интеграция на всички приложения (фиг.2).
Изброените изисквания са стандартни и общоизвестни, но констатирането на факта, че са изпълнени съвсем не дава пълна картина за състоянието на електронния документооборот в организацията. Ефектът, който се постига с въвеждането на каквато и да е информационна система, зависи в голяма степен от начина и интензивността на нейното използване. За система за електронен документооборот това правило е валидно в най-голяма степен, а за да се оцени нивото на използването и е необходима система от показатели: за разходите, които организацията прави за въвеждането и поддръжката на подобно решение; за функционалните характеристики на системата; за конкретните резултати постигани от потребителите на решението в организацията.
1 2

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия | Декларация за поверителност | Политика за бисквитки |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов