Следващите 10 правила от консултантите на SeeWhy могат да ви помогнат да избегнете подобно нежалателно развитие на BI проекта във вашата организация.

1. Не стартирайте BI системата във вакуум

Много проекти за въвеждане на аналитичен инструментариум са силно концентрирани върху разпределянето на данните по роли. Колкото по-висока позиция заема даден служител на компанията, толкова повече BI инструменти са достъпни за него. Не следвайте този принцип. Осигурете на сътрудниците достъп до всички данни, които са им нужни. Ограничете достъпа им до дадена информация, само ако имате сериозни съображения за това.

2. Определете начина на действие

Проучванията показват, че голяма част от BI отчетите се ползва за оценка на решения, които вече са взети и се анализират събития, които вече са се случили. Можете да избегнете тази грешка, като обмислите какви решения се очаква да подпомага BI системата, каква информация ще е необходима и в какви срокове.

3. Не си струва да се пресъздава сляпо, всичко което сте имали

Фактът, че преди старта на BI проекта в даден отчет е съществувал не означава, че непременно трябва да го пресъздавате при прехода към нов инструментариум. Много често бизнесът ползва само малка част от наличните отчети. Обмислете, каква информация е необходима за тези от тях, които действително са нужни и как данните могат да бъдат представени най-добре с възможностите на новия инструментариум.

4. Елиминирайте отчетите, които не се използват

Някои екипи внедряващи BI премахват някои отчети за да проверят ще бъде ли забелязано това от потребителите. Обикновено резултатът от такъв експеримент е, че броят на неизползваните отчети е всъщност много по-голям от очакванията.

5. Проектирайте от бизнеса към технологиите

Голяма част от BI инструментите улесняват настройката на средата, в която работи крайния потребител, предоставяйки му съхраняваната информация в дружелюбен вид. Понякога ИТ специалистите изграждат BI системата, като присвояват други имена на структурите, които се поддържат в базата данни. Така системата става сложна за използване. Трябва да се започне с понятията, използвани в бизнеса и те да бъдат отразени в базите данни, а не обратното.

6. Обучете служителите, как да ползват данните

Основната пречка пред използването на BI са не толкова инструментите на системата, колкото самите данни. BI решението е ефективно ако потребителите го използват самостоятелно. За да могат служителите да проведат собствени анализи, без да молят някого да дефинира заявка към системата, те трябва да бъдат обучени.

7. По-добре по-малко, но по-качествено - целта е малък брой важни и своевременни отчети

Вярно е, че по света вече са реализирани BI решения, които дават възможност да бъдат изведени десетки хиляди различни отчети. Същевременно обаче, в много случаи потребителите се оплакват, че информацията, която получават не е важна или пък не е своевременна. Всеки BI проект би трябвало да си поставя за цел да намали броят на отчетите, а да повиши актуалността на тряхното съдържание.

8. Помислете за сроковете

Предоставянето на поредица отчети в края на деня не може да ви помогне да вземете решението, което ви е необходимо по средата на деня. Ако 14:00 е последният срок за подновяване на поръчки за към ваши доставчици, а вие разполагате с информацията за необходимите количества в 17:00, то бизнесът явно трябва да разчита на гадателство, вместо на оптимизация, базирана на конкретна информация. Достатъчно добро постижение е ако BI системата предоставя информацията навреме, но това не отменя необходимостта да се положат усилия за да бъде отстранено всяко възможно забавяне при генерирането на аналитична информация.