Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Технологии и концепции
бр. 1, 2009

Електронният документооборот – средство за повишаване на ефективността

С прилагането на адекватни средства за автоматизация, бизнес процесите в една организация могат да станат по-качествени, по-регламентирани и измерими, а сътрудниците, ангажирани с тях могат да бъдат по-производителни. Лесно ли е обаче да бъдат постигнати такива резултати и как да избегнем порочния кръг, когато автоматизацията се превръща от средство в цел?

от , 09 януари 2009 0 20236 прочитания,
Страница 1 от 2

Резултатите от автоматизирането на бизнес процесите в една организация с помощта на система за електронен документооборот може да бъде сравнен с ефекта от въвеждането на поточната линия в производството – ускорява се предаването на данни между различните звена, установява се точно регламентиране на действията на всеки етап от работата с данните. Като следствие – намалява броят на допусканите грешки, повишава се специализацията на сътрудниците при изпълнението на отделните операции, расте производителността на труда. Накратко, организацията е в състояние да изпълнява значително повече бизнес операции без да увеличава броя на своите служители.

Ефектът от внедряването

Традиционното ефективността се оценява на базата на съотношението между резултатите от дейността и разходите за тяхното постигане (т.е. по формулата ефективност=резултати/разходи). Следователно ефективността може да бъде повишена по два начина – с намаляване на разходите или с увеличаване на резултата. Професионално проектираните системи за електронен документооборот дават възможност да се реализират и двата варианта.

Те съдействат за намаляване на разходите чрез:

  • намаляване на хартиените документи
  • редуциране на непроизводителното работно време на сътрудниците
  • ускоряване на информационните потоци
  • промяна на корпоративната култура.

Икономическият ефект от внедряването на система за управление на документите може да бъде оценен доста точно, ако се знае колко време губят сътрудниците за изпълнението на рутинни, непроизводителни операции с документи. Според оценки на международни консултантски компании, с такъв тип операции е заето 20-30% от работното време в една средностатистическа организация, а много хора, които имат опит в съгласуването на документи в български ведомства твърдят, че тази дейност може да отнеме и 70% от работното време.

Ефектът от внедряването на система за електронен документооборот разбира се зависи и от това, какви процеси автоматизира решението. Според анализ проведен от експертна група към правителството на Германия, 73% от услугите предоставяни от държавните ведомства са свързани с процедури по обработката на различни заявления и с предоставяне на информация. Тези дейности са свързани с попълването на многобройни документи. На този фон, задачата за избора на адекватно решение, осигуряващо ефективното управление на документите и взаимоотношенията между различните структури е актуална за голям брой организации от централната и местната администрация.

Класификация на съвременните решения

Термини като „електронен документооборот" или „управление на документите" вече отразяват само част от задачите на модерните системи за управление на съдържанието (ECM), към които се стремят потребителите. Като цяло се внедряват доста разнообразни решения, включващи различни комбинации от елементи на следните основни категории системи:

  • Електронни архиви. Това са системи, ориентирани към ефективното съхранение и търсене на информация. Специфични техни характеристики са възможностите за пълнотекстово и смислово търсене и поддръжката на широк диапазон от оборудване за съхраняване на информацията;
  • Workflow. Т.нар. „системи за управление на работните потоци" са насочени основно към маршрутизация – т.е. осигуряване на движението на някакви обекти (наричани по-общо „работа"), по предварително зададени маршрути. Към „работите" могат да бъдат свързвани документи, но не документите са базови обекти за тези системи. С помощта на Workflow решение може да се организира изпълнението на определени процеси, всички етапи от които могат предварително да бъдат точно описани.
  • Системи ориентирани към управлението на организацията и натрупване на знанията, съчетаващи елементи от предходните два типа. В тях базово понятие може да бъде както документа, така и заданието, което трябва да бъде изпълнено. При управлението на организацията е необходима и „строга" маршрутизация (по предварително зададени маршрути) и „свободна" маршрутизация, даваща възможност за иницииране на задачи със съответен документ. Този тип системи осигуряват и двете технологии. Подобни решения активно се използват във ведомствата на държавната администрация и в крупни компании, които имат развита йерархия и дефинирани правила и процедури за движение на документите.
  • Системи ориентирани към поддръжката на съвместната работа (collaboration). Този тип решения, са предназначени за потребителите, които динамично променящата се бизнес среда налага да се «придвижват» бързо, носейки със себе си само най-необходимото, отказвайки се от полезния, но тежък баласт. За разлика от предишния тип, тези системи не отразяват йерархията в организацията и не формализират работните потоци. Тяхната задача е да осигурят съвместната работа на служителите, даже ако те са разпръснати териториално и да съхранят резултатите от тази работа. Обикновено този тип решения се реализират като портали. Те предоставят услуги за съхраняване и публикация на документи в интранет, за търсене на информация, за дискусии, за назначаване на реални и виртуални срещи и т.н. Подобни решения са подходящи за осигуряване на дейността на екипи и работни групи в крупни компании и административни структури.
  • Системи с развити допълнителни услуги. Все по-често се реализират решения, интегриращи функционалност свързана с управление на документите и разнообразни други средства – например за управление на връзките с клиентите (CRM), управление на проекти, билинг и т.н.

Изборът

Автоматизацията на бизнес процесите на базата на система за управление на документите може да осигури по-добро управление на организацията и повишена производителност на нейните сътрудници. Успехът при внедряването на подобно решение обаче зависи от правилния избор – не само на технологичното решение, но и на процесите, които следва да бъдат автоматизирани.

На този етап, във връзка с изискванията на Закона за електронното управление ведомствата на държавната администрация трябва да осигурят интегрирането на своите системи към системите на електронното правителство. Изпълнението на тази задача е свързано с развитие и обновяване на техните системи за управление на документите.

Тук представяме 12 решения от този тип, достъпни на българския пазар. Те не изчерпват всички възможности за избор.


Системи за управление на документите на българския пазар

От чуждестранни компании

Documentum

Решението на EMC. Осигурява целия жизнен цикъл на документа от създаването му, съхранението му в системата, управлението, доставянето, до архивирането на документа или неговото записване в система за съхранение на данните. Разпространение: EMC и партньорите на компанията - Global Consulting, S&T, Скрипто ООД.

DocuWare 5.1b

Система за управление на електронни документи и архивиране развивана от DocuWare AG и разпространявана у нас от Немечек България. Осигурява съхранение в електронен вид всякакъв тип документи - счетоводни документи, офис кореспонденция, електронна поща, технически чертежи и др. Системата е локализирана и на български език. Вграденият WebClient осигурява гъвкавост при работата с документи от всяка точка на света и позволява вграждане в портални структури. Допълнителните модули на DocuWare предоставят богата функционалност за решаване на различни задачи. DocuWare може да бъде интегрирана и да работи в една среда и с други системи – счетоводен и управленски софтуер, производствен софтуер, специализиран софтуер и др.

Oracle Enterprise Content Management

Системата е разработка на Oracle, а у нас се внедрява от фирма Fadata. Състои се от отделни модули, предоставящи цялата необходима функционалност по управление на съдържанието. Някои от модулите са:

Universal Content Management - управлява съхраняването и контролира достъпа до неструктурираното съдържание; автоматизира документооборота и работните процеси.

  • Records management - идентифицира, класифицира, архивира, предпазва, изтрива или премества информацията на място, поддържането на което изисква по–малки разходи. Организира жизнения цикъл на документите.
  • Web Content Management - организира управлението на уеб сайтове.
  • Digital Asset Management - управление на дигитални активи чрез съхранение и възможности за търсене.
  • Universal Online Archive - система за архивиране на корпоративни е-мейли, която оптимизира разходите за съхранение, администриране и търсене.
  • Information Rights Management - криптира и защитава информацията, ползваща се извън хранилището на сървъра – на десктопа на крайните потребители, лаптопи и мобилни безжични устройства и др.
  • Oracle Document Capture - управлява оптичното разпознаване и индексиране на съдържанието на сканирани документи, както и разпознава бланки на електронни документи по предварително зададени образци и автоматично извлича и съхранява информацията от тях

RSD Document and Content Management (DCM)

Производител на системата е RSD. У нас тя се разпространява от National Archives Corp. RSD DCM осигурява възможност за обединяване на информационното съдържание от различни корпоративни приложения. улеснява съвместната работа, ревизирането и анотирането на съдържание. Mail2Folders осигурява средства за използване на съдържание от електронната поща.


1 2

КОМЕНТАРИ ОТ  

КОМЕНТАРИ

Трябва да сте регистриран потребител, за да коментирате статията
"Електронният документооборот – средство за повишаване на ефективността"



    

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов