“ози сайт използва бисквитки (cookies). јко желаете можете да научите повече тук. –азбрах

Ќовини »“ мениджмънт
бр. 9, 2010

«а мениджмънта в »“ (част 8): ƒългосрочните ефекти на ограничените бюджети

от , 11 октомври 2010 0 5178 прочитани€,

ясно изразени тенденции на »“ пазара в световен мащаб, са забав€нето на инвестиционните »“ проекти, по-дългото използване на съществуващата техника и като ц€ло – ограничаването на »“ бюджетите. ¬сичко това не е новост. Ќовост е обаче ситуаци€та, в ко€то фирми тр€бва да отложат важни планирани проекти и текущи разходи не с н€колко месеца или с година, а с 3 - 4 години 

 акво се случва с текущите ъпгрейди на техника и софтуер, които са отлагани толкова дълго? Ќакратко, нещата изглеждат така: наличната техника, ко€то обикновено е със среден живот 3-5 г., може да се използва малко по-дълго, но удължаване на този срок, с още 3 г. например, € прави доста по-ненадеждна. «ачест€ват повредите и спирани€та, а моралното й остар€ване е много високо. ќперационни системи и системни административни и защитни средства, чието ъпгрейдване е отложено с такива срокове, също остар€ват морално, а често и сигурността им не е на нужното ниво. Ѕизнес софтуер, чието осъвремен€ване е отложено с 3 г., на практика е все по-рисков актив. ƒа, функционално нещата може да работ€т и повече от 10 г. ако н€ма пром€на в бизнес процесите, но системата е технологично остар€ла и поддръжката й най-веро€тно е прекратена, поради което при възникване на проблем рискът от по-дълго спиране и загуба на функционалност или данни е значително по-висок.

 акво става при отлагане на новите проекти? 
«абав€нето на планиран проект с повече от година на практика го прави почти напълно неприложим. »зисквани€та към решението за това време са се променили драстично, наличните технологии – също, на практика след като интересът към проекта се възобнови веро€тно ще се окаже, че поне 75% от нещата в него ще тр€бва да се преразгледат и преработ€т. ўе тр€бва отново да се анализират целите и предимствата, които налагат инвестици€та в проекта, защото много е веро€тно в тези срокове те също да са се променили.

¬ъпреки проблемите
¬се пак, една от положителните страни на кризата е, че хората започнаха да разглеждат проектите и текущите разходи доста по-внимателно. ѕреди години един от служителите на държавна агенци€ твърдеше, че те са на практика в непрекъснат процес на ъпгрейд – планирането на новата система става в рамките на 1 г., внедр€ването й също отнема 1 г., а ползването, съчетано с изчистването на проблемите също е година. ¬ тази година вече се мисли за нови€ проект за нова система, така че  цикълът се завърта отново. “ака според него се постига посто€нно обновление на техниката и софтуера. —поред мен, този подход е неправилен. –еволюционната подм€на на системи на всеки 2-3 години в повечето случаи е излишен разход. ѕланирането на кратки еволюционни цикли и надграждане на съществуващата система (ако разбира се основата е стабилна) ми се струват много по-евтини, бързи и ефективни. ¬ насто€щата ситуаци€ на намалени бюджети обаче подозирам, че конкретната агенци€ е ревизирала драстично тази политика и то за съжаление в посока да не се прав€т никакви или почти никакви »“ разходи, което също е проблемно. “ази обратна позици€ на тотално свиване на разходите също е особено опасна. ѕри сравнително €сно изразеното технологично изоставане на страната, кризата за съжаление донесе и трайно свиване на разходите и проектите в организации, в които те биха били жизнено необходими, но поради липса на ресурс остават нереализирани. ќптимални€т вариант в крайна сметка би бил да се намери правилната балансирана позици€, позвол€ваща ниски разходи от една страна, съчетани с по-ефективни и успешни »“ проекти.

—тратегии от тип “златната среда”
»зключително трудно е да се дават съвети на мениджъри в ситуаци€, в ко€то дългосрочно им се отказват проекти и ъпдейти на системите и инфраструктурата – това  знам от практиката. ѕри намал€ващи ресурси сложността да се осигури едно работещо решение или още повече – да се изпълни един нов проект, е много по-висока. ¬ същото време обаче знам, че има начини да се реагира в такава ситуаци€ и те често нос€т добри резултати. ≈то н€кои от стратегиите, които могат да ви позвол€т да достигнете до златната среда, където от една страна оптимизирате разходите си, а от друга – продължавате успешното развитие на отделите си.

1. ѕотърсете простотата в бизнес и »“ решени€та. ћного често важи максимата, че 80% от цената им отива за 20% от функционалността им, особено при големи решени€, които се нужда€т от по-дългосрочна разработка и внедр€ване. √оворете с мениджмънта и колегите си, обмислете нещата внимателно, много често е по-добре тези 20% да се откажат или да се потърс€т алтернативни начини на постигането им, а сами€т проект да се реализира без т€хното включване.

2. ќптимизирайте изисквани€та си към новата техника. ‘ирмите често цел€т определен клас продукти, поради което купуват маркова техника с доста по-високи от минималните параметри. ƒайте си сметка имате ли нужда от тези по-високи параметри – в днешно време дори най-евтини€т марков настолен компютър може да свърши работа на веро€тно поне 95% от потребителите в една организаци€. «ащо тр€бва да плащате повече?

3. »зползвайте външни ресурси и услуги там, където има смисъл и можете да постигнете по-висока ефективност. Ќаиситна ли ви тр€бва мейл сървърът да е при вас?  ак би работила организаци€та ви със споделен хостинг от по-висок клас или хостед виртуален сървър? ћоже ли да изнесете антиспам решението си към външни поддоставчици? »мате ли нужда от собствен дейта ценътр за сървърите си или можете да използвате н€кой от центровете на вашите доставчици и т.н.?

4. ќбмислете и класа на мрежовети продукти, принтерите, »нтернет хардуера и въобще ц€лостната ситуаци€, в ко€то се намирате. ќбикновено скъпата техника има и скъпа поддръжка. јко имате нужда от не€ във ваши€ бизнес – без съмнение е добре да € вземете, но ако го правите само заради престижа или защото сте гол€ма фирма и можете да си го позволите, това н€ма реален бизнес смисъл. ѕреди време например вид€х една локална мрежа, ко€то беше на организаци€ с гол€м офис, разположен на н€колко етажа. »зпълнението беше като по книга – с дистрибюшън слой на всеки от етажите и суичове от доста висок клас на всеки етаж, с централен суич от още по-висок клас, свързващ етажните суичове – изобщо решението изглеждаше солидно. «а съжаление върху тази платформа се включваха 50-тина компютъра и н€колко сървъра, което е доста неефективен начин да се изхарчи определен бюджет. ƒа, знам, че спест€ването е майка на мизери€та и че хората, които поддържат това решение, на практика никога не получават обаждани€ за липса на скорости и капацитети. ¬ същото време обаче знам, че 99+% от функционалността можеше да се постигне на цена веро€тно поне три пъти по-ниска, а допълнитени€ бюджет можеше да се изразходва по-смислено.

5. Ќаучете се да говорите езика на бизнеса. Ќаучете се да мислите по бизнес начин. ƒоста трудно ще убедите управител€, че точно този Xeon ви е нужен и че онзи i3 н€ма да ви свърши работа, освен ако не разполагате със солидни бизнес аргументи за това. ¬ажно е да мотивирате решени€та си по начин разбираем за страната, ко€то ще ги спонсорира, в противен случай ще останете най-малкото неразбрани, а още по-веро€тно – ще ви се откажат важни разходи.

6. ќтделете време и си направете нужните планове и стратегии как тр€бва да действате в така създалата се ситуаци€. ћного често огромната част от проблемите могат да се избегнат с прости процедури, а внедр€ването им не е въпрос на съществен ресурс. јко имате например архиви, които правите ежедневно, въпрос на принцип е текущо да правите по едно разархивиране, за да видите, че системата работи коректно. Ќе са една и две фирмите, които са изгубили много пари и данни, над€вайки се, че архивите им са коректни защото са взели висок клас системи. ќпитайте да погледнете ц€лостно на вашата работа и вижте какви са нещата които тр€бва да вършите, за да може всичко да се случва както тр€бва, дори и ако тр€бва да работите в ръчен режим.

7. ќпределете кои са стратегическите и най-важни елементи, които тр€бва да работ€т, да се поддържат и да се развиват. Ќасто€вайте да получите нужното финансиране за т€х, по възможност на езика на бизнеса, защото именно това ще са проектите, които ще донесат реалните ползи на организаци€та от вашата дейност. ¬ътрешни€т проект за подм€на на лентовото устройство с лентов робот например – защото вече една лента не ви стига за архивите, а ви тр€бват две, н€ма почти никакъв бизнес ефект извън ваши€ отдел. ќт друга страна внедр€ването на бизнес софтуер като CRM, BI и ERP решение например често има ц€лостен положителен ефект. 

¬ заключение
 ато ц€ло перспективите пред фирмите на този етап изглеждат следните – ще тр€бва да се прав€т повече неща и то все по-ефективно – не само сега, а поне в средно срочен план. «а мен, ключът към постигането на успех в тази ситуаци€ е комбинаци€та от правилно приоритизиране, отворени€ поглед към новостите в » “ сферата, както и високото ниво на бизнес ефективност, което тр€бва да е цел във всеки момент. “ози подход ще ви позволи да развивате в положителна посока »“ организациите и инфраструктурата си, въпреки като ц€ло по-трудната ситуаци€ от гледна точка организационни бюджети. 

—тефан ћарков е основател и мениджър на rinamar.com - фирма специализирана в управление и консултиране на »“ проекти, оптимизаци€ на дейността и моделиране. »ма значителен опит като »“ мениджър във ¬ћ ‘инанс √руп, директор "‘инансов контролинг" в Plena Ѕългари€ и ќгн€ново- . ”частвал е в международни проекти на Plena Holding

 

 ќћ≈Ќ“ј–» ќ“  

ѕолезни страници
    «а нас | јудитори€ | –еклама |  онтакти | ќбщи услови€ |
    ƒействителни собственици на насто€щото издание са »во √еоргиев ѕрокопиев и “еодор »ванов «ахов