Винсънт Вандерпоел, вицепрезидент, НР EMEA
Да се справим с бъдещите условия на работа може да се окаже трудно и носещо стрес преживяване, както на професионално, така и лично ниво. Ако се опитаме да погледнем напред във времето ще видим, че технологиите ще продължат да имат решаваща роля за крайния резултат и компаниите ще бъдат принудени да намерят нови начини, за да са конкурентни на глобалния пазар.
До 2021 година например, новите интелигентни принтери, оборудвани с уеб и мобилни технологии, все повече ще се нуждаят от гъвкав и стабилен фърмуер.
При тези условия, системата за управление на документооборота, която една малка, средна или голяма компания избере днес, не само ще окаже влияние в бъдеще, но и ще определя бизнес средата и ефикасността на тази компания.

Вгледайте се в облаците
Облачните технологии ще преобразят условията на работа, тъй като цялата информация, с която служителите разполагат (професионална и лична), ще се съхранява в облака. Това съдържание ще бъде осъвременявано и управлявано чрез система за сигурност, която позволява различни нива на достъп. По този начин потребителите сами ще решават кой до какви данни има достъп, на база на профил и изградени взаимоотношения. За малките до средни компании преминаването към облачен компютинг ще изисква по-големи инвестиции за хардуер. С него те ще могат да реализират собствените си облачни инициативи докато преминат към по-усъвършенствани системи за управление на документооборота. Управлението на документооборота е от значение, защото голяма част от преимуществата, които осигурява облачният компютинг се дължат на скоростта и удобството, с които ИТ ресурсите могат да бъдат създадени и експлоатирани. Ефикасното управление на документооборота в облачна среда позволява бързото увеличаване и намаляване на мащаба, спрямо моментните нужди на фирмата.

Какви ще са последствията от тези промени върху бизнеса? В резултат на влиянието на облачните технологии, компании от всякакъв размер ще започнат да обръщат по-голямо внимание на управлението на документооборота. Според Линда Гратън, професор по Мениджмънт в London Business School, акцентът върху специализираното управление на документооборота или неговото „прецизно овладяване” наистина може да отличи една корпоративна IT среда от друга. В това отношение HP помага ИТ отделът на компанията да се открои сред останалите, като се възползва от фърмуера за устройства за печат HP FutureSmart, който представлява дългосрочна бизнес инвестиция. HP FutureSmart предлага невероятни възможности за управление на устройствата, както и усъвършенствани решения за управление на документооборота. HP FutureSmart също така позволява едновременното преминаване на всички устройства за печат „в бъдещето“ чрез получаването на ъпдейти. По този начин се осигурява по-добра продуктивност на потребителите чрез революционни възможности за печат и сканиране.

Мислете за бъдещето
В миналото фърмуерът на всеки принтер беше специален и работеше само на определени модели устройства. Това правеше подобренията на средата трудни и времеемки. FutureSmart на HP, обаче е създаден с мисъл за бъдещето. Този нов фърмуер е наличен на всички HP LaserJet Enterprise принтери и МФУ. Той може да бъде адаптиран за работа с новите технологии, като така позволява на бизнеса да увеличава печалбата си, като намалява капиталовите и оперативните разходи. По този начин е възможно да се подобри цялостната печатна среда с нови функции чрез едновременния ъпдейт на всички модели, като за целта не е необходимо да се закупуват нови устройства.

Компаниите днес вече могат да правят ъпгрейди на неограничен брой вече закупени устройства за печат, както и да използват множество налични и бъдещи приложения, без да бъдат ограничавани от притеснения, свързани с възможностите на фърмуера. Технологията на HP помага на малките, средни и големи компании да подготвят печатната си среда за бъдещето като:
>> Не позволява постоянното остаряване на печатната среда
>> Синхронизира правенето на ъпдейти свързани с функциите на всички устройства
>> Намалява разходите за обслужване на клиентите
>> Намалява разходите за поддръжка
>>Улеснява процеса на управление на документооборота
>>Увеличава възвръщаемостта на инвестициите (ROI) при вече изградената печатна инфраструктура
>>Подобрява функциите за свързаност и сигурност
HP FutureSmart и OXP (Open eXtensibility Platform) работят съвместно, за да осигурят на потребителите именно тези предимства. OXP е уеб базирана услуга, осигуряваща достъп до състоянието и възможностите на устройството чрез отворени уеб стандарти, като по този начин помага на бизнеса да намали своите разходи. Създаването на приложения става чрез използването на обща платформа за разработване на приложения (HP OXP), като процесът на разработване се извършва посредством набор от устройства за печат с безпроблемна съвместимост и функционалност на устройството. FutureSmart  е ситуиран между хардуера на устройството и слой на OXP, като осигурява услуги или функции на OXP, който от своя страна предава тези услуги или функции към разработчици чрез отворени уеб стандарти).
Интерфейсът HP OXP може лесно да се инсталира на много на брой вече работещи HP устройства и е уникален заради способността си да „обучи” старите устройства как да разпознават и да работят с нови системи. Прилагането на един потребителски интерфейс към всички модели принтери също така означава, че ИТ мениджърът вече няма да трябва да инвестира време в изучаването на нов интерфейс, в случай, че офисът бъде преместен на друго място.

Екип от по-продуктивни ИТ служители
Намаляването на времето за изпълнение на рутинните задължения позволява на ИТ екипа да посвети повече време на това да бъде по-продуктивен и да подобрява практиките за управление на документооборота. В миналото ИТ мениджърът трябваше да сваля и след това да инсталира фърмуер ъпдейта на всеки принтер поотделно. Сега с HP FutureSmart IT мениджърът трябва да свали само един фърмуер ъпдейт и след това може да използва дистанционното решение за управление на печатната среда на HP, за да инсталира ъпдейта на всички устройства за изключително кратко време. Конфигурацията и ъпдейтът на мрежовите настройки на цялата принтираща среда сега се извършва с единен, уеб базиран интерфейс със софтуера Web Jetadmin на HP, който автоматично открива и проследява промените в IP адреса, като по този начин анулира нуждата от статични адреси и намалява възможността за прекъсвания на мрежата.

Продуктивността се повишава допълнително, тъй като HP FutureSmart включва един универсален фърмуер за всички устройства. Това означава, че, ако потребителят се научи как да използва определена функция, той може да я използва на всички устройства, снабдени с HP FutureSmart.  Така потребителите могат да се радват на по-добри условия на работа, при които управлението на документооборота е опростено, а нуждата от помощ от страна на ИТ специалисти – намалена. Допълнително преимущество за потребителите представляват и страхотните функции за преглеждане на документа преди неговото отпечатване, сканиране или изпращане на имейл. Например, с функцията Image Preview потребителите могат да нанасят корекции на сканирани документи преди да ги изпратят, което не само пести време, но и намалява вероятността от човешка грешка.
Успешното справяне и управление на тези нови реалности безспорно ще помогне на малките, средни и големи компании да подготвят своите устройства за печат за настоящите и бъдещите предизвикателства, както по отношение на техническия (фърмуер), така и на човешкия фактор. Все пак, технологиите могат и да се променят, но управлението на документооборота е постоянен процес.