Когато решим да започнем ново бизнес начинание вземаме офис под наем без колебание. Когато отидем в друг град и искаме да свършим бързо и ефективно работата си там, вземаме кола под наем без колебание. Когато решим да изпробваме ново оборудване, също не се колебаем да го наемем. 

Какво тогава ни спира да използваме ERP системи под наем? Още повече в условията на криза, когато да се плати огромна сума за лицензите наведнъж, много често е спирачка на цялата идея за използване на ERP система в организацията, или когато не сме сигурни колко дългосрочно ще използваме конкретната версия/продукт, които много бързо остаряват морално, или пък когато не знаем дали избраното решение ще бъде най-доброто за нас. Да се откажем ли от системата, която ни е нужна докато съберем средства, да умуваме ли още или да я използваме под наем още сега? Ето някои разсъждения по темата.

Преди всичко искаме да знаем от какво точно имаме нужда, когато решаваме да използваме ERP система. Искаме система, която да задоволява потребностите на потребителите си от функции, да бъде лесно внедрявана, лесно достъпна и гъвкава, да се управлява и поддържа лесно, да позволява модификация и развитие и най-вече – да е евтина. Ако може и да не се грижим за осигуряването на минимално време за отговор, висока работоспособност и безотказност при работа, сигурност и интегритет на данните, за поддръжката на хардуера и софтуера, ще бъдем напълно доволни. 

Да видим какви са възможностите за постигане на тези цели. Пазарът предлага множество различни решения, базирани на вече добре известния облак, повечето от които са достъпни и у нас. Това са най-често различни варианти на предлагане на ‘софтуер като услуга’ (SaaS) и могат да се обединят в следните най-популярни в момента групи услуги, като са възможни и комбинации между тях:

• участие чрез интеграция на собствената ERP система към т. нар. ‘търговски групи’, инфраструктурата за които се поддържа от доставчик на услуги и се предоставя на потребителите срещу заплащане на месечна такса за съвместно интерактивно ползване при извършване на търговски операции като единен пазар – не просто форма на електронната търговия, а реални покупко-продажби на материали и стоки директно между участниците;
• инсталиране на собствена ERP система в облак, предлаган от доставчик на софтуер и технологични услуги за използване на друг приложен и системен софтуер, хардуер, комуникации и т.н. срещу заплащане на месечна такса;
• включване в т. нар. ‘кооператив на ERP потребители’ (PaaS), който се предлага от доставчик на услуги и освен изброените по-горе услуги включва използване на ERP и/или друг приложен софтуер за управление на бизнеса съвместно от потребителите срещу заплащане на месечна такса.

 

Какво печелим и какво можем да загубим от избирането на една или повече от тези възможности за използване на софтуер като услуга и в каква степен те могат да задоволяват нуждите, които определихме по-горе?

Съществува широк спектър от ERP системи, предлагани от своите разработчици в два варианта – за закупуване чрез заплащане на лицензни такси и за използване на база ‘софтуер като услуга’. Между добре познатите на нашия пазар продукти на чуждестранни доставчици почти няма такива, които да правят изключение. Повечето от българските разработчици на софтуер също не биха отказали да предложат продуктите си на месечен наем, особено когато са web базирани.

От друга страна, броят на доставчиците на ‘софтуер като услуга’ в страната също расте, като някои от тях вече предлагат ‘кооператив на ERP потребители’ на база на няколко различни ERP продукта. Така на практика въпросът за функционалността на система се оказва независим от това дали притежаваме софтуера или го използваме като услуга. 

Внедряването на една ERP система поглъща обикновено значителни ресурси както от време, така и от финансови и други средства. Когато системата е собствена, за нейното внедряване е необходимо да се изгради подходяща инфраструктура от сървъри, комуникации, работни станции с всичкия системен и допълнителен софтуер, нужен за нейното функциониране. Осигуряването на отдалечен достъп на потребителите също може да представлява затруднение в някои случаи. Всичко това го пропускаме ако използваме софтуера като услуга. Доставчикът се грижи за изграждането на инфраструктурата, инсталацията и достъпа до системата ни. За нас остава да решим как да внедрим самия продукт. 

В тази насока можем да избираме между 2 подхода – да използваме почти готова настроена от доставчика система, в която да добавим сами някои специфични параметри, или да направим свое собствено внедряване. В зависимост от комплексността на системата единият или другият подход е по-подходящ/изгоден – по-сложните и многофункционални системи е по-добре да се внедряват специфично за дадената организация. По-големите организации също трябва да предпочетат собствено внедряване поради по-сложната организационна структура, която обикновено имат и по-трудната адаптация на техните бизнес процеси при преминаване към работа с използване на ERP система.
 

Трябва да се отбележи, че ERP продукти с web интерфейс са предпочитани при доставката на софтуер като услуга, но и за болшинството продукти с традиционен достъп на потребителите, качването в облака е лесно осъществимо. Достъпът до приложението при всички случаи е облекчен от постоянната грижа на доставчика на услугата за осигуряване на нейното безпроблемно предоставяне.

В същото време лесния достъп до ERP системата може да бъде съпътстван от някои ограничения, свързани с факта, че организацията не може да прави със системата ‘каквото си иска’.  

Като цяло гъвкавостта на системата зависи от ERP продукта, на който тя се базира. Що се отнася до настройките на заложените параметри и стандартната функционалност, използването на софтуера като услуга с нищо не се променя за потребителя. Когато става дума за модификации на стандартната функционалност (това не включва допълнително разработени модули, отчети или справки), всичко зависи от начина на доставяне на услугата – дали използваме собствен софтуер, общ софтуер или споделен софтуер. Ако в облака е качена наша собствена ERP система, промените в нея не са ограничени, ако използваме софтуера в ‘кооператив’ (т.е. една инсталация с много дефинирани независими компании, използвана от различни организации), можем да променяме параметрите на собствената си компания или да добавяме функции/модули, отчети и справки в системата, но не и да модифицираме стандартната функционалност или да ъпгрейдваме продукта по собствено желание, а при ‘търговските групи’ не можем да променяме нищо – общи правила важат за всички участници.

Опитът показва, че ограниченията при общо използване на софтуера от различни компании (кооперативната форма) на практика не се отразяват на дейността на компаниите и ефектът от тях се преувеличава неоснователно.  

Друго важно изискване на потребителите е интеграцията на продукти, собственост на организацията, които не се предоставят от доставчика на софтуер като услуга. Това се случва достатъчно често и може да бъде реализирано както с използване на някое от познатите мидълуеър решения, така и чрез хостване на продукта на клиента от доставчика и интеграция в облака. 

Тук трябва да се отбележи, че предлагането на продукти от доставчици на услуги вече е отишло много напред. Доставчикът на услуги може да предлага достъп до хардуер, комуникации, системен софтуер, приложни продукти, електронна поща, както и до операционната система и дори офис продуктите на виртуалните работни станции на своите клиенти, които са качени на сървър в облака.  

Много организации се притесняват от факта, че няма да имат пълен контрол върху ERP продукта, който използват като услуга. Това притеснение най-често е породено от очакването, че щом не може да се променя продукта, ще трябва да се променят бизнес процесите на организацията за да го използва. При това, често не се оценява фактът, че внедряването на ERP система, каквато и да е тя, поражда определени изменения в бизнес процесите на организацията само по себе си, тъй като алгоритмите на работа на продукта трябва да се интегрират с алгоритмите на бизнес процесите на организацията. Опитът показва, че това по принцип води до подобряване на самите бизнес процеси и доближаването им до най-добрите практики, възможности за прилагането на които са заложени в продукта от проектантите на ERP системата. В същото време, ако е избрана подходяща за организацията ERP система, модификации на стандартната функционалност не са необходими, а се оказва достатъчно да се разработят нови справки и отчети и само в редки случаи – допълнителни специфични функции. 

Управлението на настройките и допълненията към ‘собствената’ част от системата на ‘кооператива’ дават достатъчно свобода на организацията при внедряването и последващите промени, отразяващи реорганизации и/или изменения в нейния бизнес, особено ако продуктът е правилно подбран и параметризиран за нуждите на своите потребителите.   Ако внедряването е неадекватно, и собствения софтуер не може да реши проблемите.

Това е най-приятната част от използването на софтуер като услуга. Доставчикът се грижи за всичко – от ъпгрейда на платформата (хардуер, софтуер, комуникации), до архивирането на данните, гарантирането на достъпа до тях, регулиране на пропускателната способност на системата и минималното време за отговор.

Доставчикът има грижа за инсталиране на допълнителен софтуер  и/или модули на системата, администриране на СУБД, отстраняване на проблеми в комуникациите, хардуера, системния софтуер и всякакъв допълнителен софтуер, необходим за работата на ERP системата като следи за съгласуването на версиите и възможностите на продуктите.

Ъпгрейдът на ERP продукта също е грижа надоставчика. Новите фиксове и рилийзи, изготвяни от разработчика, се следят и инсталират своевременно, което замества изцяло текущата поддръжка от разработчик, която е необходима при поддръжката на собствена система. 

Доставчиците на софтуер като услуга поддържат екипи от консултанти и програмисти - специалисти по ERP системите, които предлагат и са отговорни за локализацията, поддръжката на софтуера и отстраняване на проблеми в него, както и могат да оказват съдействие на клиентите на услугата при настройки, допълнителни разработки и т.н.

В облака се поддържат обикновено двете последни версии на продукта, така че клиентът да има право на избор коя от тях да използва.

Ако клиентът е избрал да ползва виртуални работни станции, той не трябва да се грижи и за тяхната поддръжка – операционна система, офис приложения и др. инсталирани продукти, които се поддържат от доставчика на услуги на централизиран сървър, при което освен, че се позволява използване на по-слаби персонални компютри, не се налага да се поддържат еднакви инсталациите на работните станции на потребителите  в работната среда и в резервната среда за възстановяване при кризи. 

Голямо удобство при използване на софтуер като услуга е и фактът, че доставчикът на услугата се грижи изцяло да осигури възстановяването на софтуера и данните на клиента при възникнали кризисни ситуации (DR). Това означава, че за време, което е определено от договора между тях, цялата система ще бъде възстановена като данните ще бъдат възстановени до последната изпълнена операция. Така се освобождава организацията - клиент от поддържане на резервна среда и копия на системата за нейното възстановяване в случай на нужда.

Сигурността на достъпа до данните на организацията - клиент при ‘кооперативната’ ERP система поражда като че ли най-много съмнения, когато трябва да се избере такъв начин на използване на продукт. Какво гарантира неприкосновеност на данните, неразкриване на тайните на клиента от служителите на доставчика на услуги или другите потребители на системата? Какво ще попречи на някой от тях да манипулира данните или софтуера? 

От една страна доставчикът на услуги чрез договора си с клиентите е задължен да спазва конфиденциални норми и той в никакъв случай не е по-ненадежден от обикновените доставчици на хардуер и софтуер, които с охота допускаме до собствените си системи не само за инсталация, но и за текуща поддръжка и обслужване. Дали системата ни ще работи в компютърен център на доставчика или ще му дадем VPN достъп до нея в нашия, неговата отговорност е една и съща. Когато, обаче е доставчик на софтуер като услуга, той носи отговорност и за достъпа до нашите данни отвън (от други клиенти на кооперативната ERP система или други външни прониквания), което иначе би било наша грижа. 

От опит знаем, че цената за една организация, която желае да използва ERP система има две измерения. В краткосрочен план е важна цената на проекта по внедряване на системата (начална инвестиция) , а в дългосрочен – цената за поддръжка и експлоатация (цена за ползване). Очевидно е, че първоначалната инвестиция при използване на софтуер под наем е значително по-ниска от тази при внедряване на собствена система. Дори ако организацията избере да направи изцяло специфично внедряване както при внедряване на собствена система, тя си спестява инвестицията в лицензи, хардуерна платформа за работата на продукта и поддръжка за нея, изграждане на комуникации и закупуване на лицензи, които изискват и задължително плащане на годишна поддръжка към разработчика на системата. Ако се използват виртуални станции, организацията може да си спести и закупуването на нови персонални компютри и лицензите за системен и офис софтуер за тях. 

Естествено на пръв поглед цената за ползване на ERP системата като услуга изглежда по-висока отколкото ако системата е собствена. За много организации, обаче, това не се оказва съвсем вярно. В случаите, когато в района, в който се намира дадената организация, липсва възможност за привличане на квалифицирани ИТ специалисти с различни профили или цената за тяхното наемане се оказва твърде висока в дългосрочен план, когато съществуват проблеми с обслужването на хардуера на системата и комуникациите, цената за поддръжка може да нарасне значително. Към това трябва да се причисли и допълнителната годишна такса за поддръжка към разработчика, която рядко е под 15% от стойността на лицензите и поддръжката от доставчика на софтуера. При използване на софтуер като услуга, всички тези поддръжки са поемат от доставчика на услугата.       

Отгоре на всичко доставчиците на софтуер като услуга предлагат да се плащат такси за толкова потребители на системата на месец, колкото заяви клиента за дадения месец, а не твърдо определен брой, което се оказва удобно и спестява средства както в началния период при внедряването на ERP системата, когато организацията се нуждае от малко на брой лицензи, така и по-късно в сезона на отпуските и особено за организации с кампаниен характер на дейността. За малките и средни организации този модел може да бъде е доста ефективен.

 В същото време остава фактът, че системата, която организацията използва не става нейна собственост след определен период от време. При много големи организации с множество потребители, това може да доведе в дългосрочен план до значителни разходи за използване, които са по-високи от разходите за закупуване и използване на собствена ERP система. Разбира се, нищо не пречи на организация, която известно време е ползвала даден продукт като услуга и се е уверила, че той е подходящ за нейните нужди, да закупи лицензите и да го остави за хостване при доставчика или да изгради свой компютърен център.  

Наблюденията на организациите, които използват ERP системи показват, че те рядко сменят своята система до 5 години след нейното внедряване, а след този срок на-често започват да планират преминаване към по-висока версия на същия продукт или ако системата им е ‘отесняла’ – към нов продукт. Използването на софтуер под наем насърчава организациите да използват по-високи версии и нови по-добри продукти, тъй като времето за внедряване и началните разходи, които иначе силно натоварват техния бюджет са спестени, а плащанията са разсрочени във времето.   

Очевидно, отговорът на въпроса дали да използваме ERP софтуер като услуга или да си го купим не е еднозначен. При всички случай, обаче, си струва да се запознаем с услугите, които се предлагат в облака и да оценим предимствата  за бизнеса от използването им. Те могат да ни спестят усилия и средства или да ни помогнат да получим предимство за бизнеса си от използване на нова ERP система, в момент, когато финансите ни не ни позволяват да си я купим.