“ози сайт използва бисквитки (cookies). јко желаете можете да научите повече тук. –азбрах

Ќовини »“ мениджмънт
бр. 11, 2011

 ак да повишите продуктивността на »“ отдела

от , 21 ноември 2011 0 2858 прочитани€,

ѕридържането към н€колко прости правила ще ви помогне да ускорите работата по критични »“ проекти и да позиционирате по-добре отдела си в очите на топ мениджмънта
¬ъпреки че целта на големите технологични проекти е постигането на висока ефективност, пон€кога навици, на които не обръщаме внимание могат да повли€€т негативно върху продуктивността. ќбикновено дейности като срещи, имейли и други малки и досадни задължени€ са в състо€ние да ви отдел€т от важните за ден€ задачи и проблеми. ѕредлагаме ви списък с н€колко правила за по-добра производителност, формулирани от опитни мениджъри. Ќ€кои от т€х може да изпробвате веднага.
ѕравило 1:  ажете “Ќе” на съвещани€та. 
—поред редица проучвани€, »“ служителите прекарват почти шест часа на седмица в срещи, като според повечето от т€х 70% от това време е загубено. –азбира се, дискусиите лице в лице невинаги могат да се изб€гват, но източването на продуктивността може значително да се намали с пром€на на навиците. јко е необходима среща, поканете на не€ само тези, които действително могат да бъдат полезни.  огато участниците са прекалено много, дискуси€та се отклон€ва от основни€ въпрос. »зпратете на всички план за съвещанието поне един ден преди неговото провеждане. ¬ключете в това съобщение и информационни материали, така че хората да дойдат на съвещанието подготвени.
÷елта на срещите е да се вземе решение, а не да се обсъждат странични теми.  олкото по-бързо стигнете до консенсус, толкова повече време ще имате да работите по важните си задачи. «атова експертите съветват да зачеркнете всички срещи, които н€мат предварително набел€зани теми за обсъждане.  ƒруга добра практика е в кра€ на вс€ко съвещание да се обобщават взетите решени€ и планове за действие. Ќ€кои »“ директори стигат и по-далеч, като препоръчват срещите да се провеждат в заседателни зали без столове, като се над€ват неудобството да доведе до повече продуктивност и по-бърз край на срещата. 
ѕравило 2: «абравете за имейла и за програмите за съобщени€. 
¬ъпреки че н€кога се считаха за инструменти за продуктивност, сега вече те  придобиха облик на разсейващи платформи. ≈кспертите съветват да изключите нотификациите за нови съобщени€ и да провер€вате съобщени€та си, когато вие искате, а не когато те ви сигнализират. јко се по€ви много важен проблем за разрешаване, колегите ви ще ви се обад€т по телефона. „есто служителите използват електронната си поща за дейности, за които има много по-добри решени€. ¬место да препращате един файл от колега на колега, можете просто да го съхран€вате н€къде на мрежата или в облака. »зползването на облачни приложени€ оптимизира работата в екип в реално време и елиминира досадни дейности като записване и препращате на документи по н€колко пъти. ќсвен това, експертите съветват да пазите не повече от 30 писма в електронната си поща, като на останалите отговар€те веднага, след което ги изтривате. ¬место да групирате кореспондеци€та си по папки, може просто да използвате инструментите за търсене. 
ѕравило 3: –азглеждайте повече, принтирайте по-малко. 
Ќе е тайна, че колкото по-малко време прекарвате в отвар€не и затвар€не на електронната си поща,  браузъра, бизнес софтуера и други приложени€, толкова повече работа ще свършите. «атова експертите препоръчват да се оборудвате с големи монитори, които побират всички приложени€. “ака вие можете да ги разглеждате посто€нно, без да губите време в отвар€нето и затвар€нето им всеки път. ќсвен това фактът, че можете €сно да виждате календара си и друга необходима информаци€ на гол€м екран, прави веро€тността да € принтирате много по-малка, казват експертите. 
ѕравило 4: ќптимизирайте дейността на служителите от отдела по поддръжка. 
„есто те прекарват гол€ма част от времето си в разрешаване на повтар€щи се проблеми като например въвеждането на нови пароли и поддръжката на принтери.  олкото повече задължени€, които не са свързани с интелектуална активност, можете да свалите от раменете им, толкова повече време те могат да прекарат с истинските убийци на продуктивността. ≈кспертите съветват да използвате решени€ за съобщени€ в реално време за уточн€ване и разрешаване  на проблемите. ѕроучвани€ показват, че повечето проблеми на крайните потребители са свързани с бизнес процесите. «атова при т€х пон€кога бързата среща лице в лице може да се окаже по-успешен ход. “ова важи особено за топ ръководството на компани€та и техните лични асистенти. ≈кспертите казват, че един от начини »“ да покаже продуктивността си пред мениджърите, които решават какъв ще бъде бюджетът за отдела, е да му осигур€т качествено »“ обслужване. 
ѕравило 5: «апишете си задачата и € свършете. 
ћоже да звучи просто, но нахвърл€нето на малките неща на лист харти€ може не само да увеличи продуктивността ви, но и да освободи м€сто в мозъка за още задачи от гол€мата картина. Ќе е необходимо да имате отделна тетрадка. ќнлайн мениджърите за задачи улесн€ват създаването на списъци, до които може да имате достъп от вс€какви устройства. 
ѕравило 6: Ќе се натоварвайте със задачи, които не са ваши. 
јко всеки ден времето на работа не ви стига, това може да означава, че несъзнателно сте взели част от задължени€та на н€кой друг. Ќеопитните »“ мениджъри често пренас€т старите си задължени€ на новата си длъжност, където ги очакват допълнителни отговорности и това води до редица проблеми. —ъздалата се ситуаци€ не може да се промени изведнъж, а постепенно. ѕърво, направете списък със задачите, които изпълн€вате, но които всъщност не са ваши задължени€. ¬торо, направете още един списък с отговорностите, за които все не ви остава време. јко успеете да съкратите първи€ списък, втори€т също ще намалее. ≈кспертите съветват често да си задавате въпроса: “ аква е мо€та работа?” ¬ задължени€та на много »“ директори влиза надграждането на умени€та на хората, които работ€т за т€х. »де€та е да помагате на служителите си да усво€ват нови знани€. 
ѕравило 7: »зползвайте социалните възможности на »нтернет. 
ѕрекараното време във Facebook, Twitter и YouTube не води до повече продуктивност. Ќо използването на Web 2.0 корпоративни инструменти за съвместна работа може да бъде ценен инструмент в тази насока. Ќапример американската маркетингова компани€ InfoCision разпростран€ва интересна и полезна информаци€ чрез блогове. “Ќаши€т »“ отдел се състои от над 100 служители, които имат обширни знани€ по различни теми. ¬ усилието си да сподел€ме знани€ по-ефективно, започнахме да насърчаваме »“ специалистите да пишат в лични и групови блогове”, об€сн€ва ƒъг Ѕакъс, мениджър, отговар€щ за корпоративната архитектура. «а тази цел компани€та използва решението на Microsoft – SharePoint, но съществуват и други безплатни платформи, които могат да ангажират служителите. 
ѕравило 8: ћечтайте. 
“ози метод за увеличаване на продуктивността изглежда странен, но може да донесе ползи в дългосрочен план. Ѕъдете отворени за нови идеи. Ќ€кои »“ директори насърчават служителите си да прекарват 10% от работното си време в търсене на нови решени€. „есто те намират инструменти, които оптимизират работата и увеличават ефективността. “ази иде€ е взаимствана от технологичната компани€ Google, където има подобно правило.       
»зточник: CIO —јў

 ќћ≈Ќ“ј–» ќ“  

ѕолезни страници
    «а нас | јудитори€ | –еклама |  онтакти | ќбщи услови€ |
    ƒействителни собственици на насто€щото издание са »во √еоргиев ѕрокопиев и “еодор »ванов «ахов