От както съществува позицията CIO, не е наблюдавано такова съществено разминаване между мащабите на ИТ разходите и изискваните бизнес резултати, както през последните 2-3 години. Експертите от изследователската компания Gartner дават 10 съвета за разрешаването на това противоречие. 

Оказва се, че повечето ИТ проекти не съответстват на приоритетите на ръководителите на компаниите, сочат данните, събрани от изследователската компания Gartner при различни проучвания през последната година, в които са участвали 200 CEO и над 2000 CIO. Основният извод на изследователската компания е, че е време ИТ директорите да помислят за това, как разходите ИТ влияят на носещите приходи бизнес операции и да разпределят стойността на ИТ поддръжката между бизнес звената в компанията. В тази връзка анализаторите насочват вниманието към няколко важни аспекта.

1. Проведете анализ на приоритетите при бюджетирането на ИТ задачите и основните бизнес приоритети и систематизирайте съществуващите разлики между тях.  

2. Откажете се от всякакви крупни ИТ проекти (например за модернизация). Замразете всички проекти на стойност над $1 млн. и/или изискващи повече от 1 година за реализация. 

3. Направете списък на специфичните уязвими места в ИТ инфраструктурата, които очаквате да изискват внимание до 2016 г. Обновявайте този списък всяка година.  

4. Опитайте се да разработите прогноза за това как могат да бъдат измерени преимуществата от бъдещите ИТ проекти, които бизнесът изисква и проведете одит след реализацията им.  

5. Предложете на изпълнителния и на финансовия директор минимално ИТ бюджетиране. Отговорността за разходите по проекта трябва да бъде на бизнес звената, които ги изискват, а не на комитета по управление на ИТ. 

6. Създайте комисия за елиминиране на излишните приложения. В някои организации ненужните и дублиращи се програми са почти 20% от използваните. Изхвърлете поне половината от тях през 2012 г., а след това и останалите – до 2014 г. 

7. Прогнозирайте какво ще бъде влиянието на очакваните към 2016 г. информационни технологии върху десетте най-доходни и десетте най-скъпо струващи за компанията бизнес процеси. Опитайте се да определите как технологиите могат да допринесат за усъвършенстването им и как могат да ги застрашат.  

8. Откажете се от облачната фобия. Идентифицирайте приложенията, които можете да трансформирате в облачни услуги. 

9. Не натрупвайте ИТ проекти. След като ИТ бюджета е фиксиран, върнете проектите, които не са финансирани на потребителите и им предложете да подадат ново искане за тях през следващата година. 

10. Не включвайте ИТ разходи в бюджета на ИТ директора. Отнесете всички корпоративни ИТ разходи в неперсонифициран център за управление на разходите.

Част от проблемите свързани с несъответствието между ИТ разходи и бизнес изисквания са свързани с технологиите. ИТ системите са скъпи за придобиване, внедряване и въвеждане в експлоатация. Средно 70% от бюджета на ИТ директора се харчи за поддръжка на работоспособността и едва 30% се насочва към нови проекти. Освен това, бюджетът на ИТ ръководителя обикновено включва всички разходи, асоцииращи се с услуги, които поддържат ИТ системите. 

Например през последните няколко години на рецесия, експертите на Gartner са работили със стотици CIO, пред които е била поставена основната задача да намалят цената за ИТ поддръжка в компанията. “Когато тези директори бяха принудени да уволнят хиляди служители, те не изискваха това да бъде направено от отделите по човешки ресурси. Задачата да бъдат определени сътрудниците подлежащи на съкращение с цел снижаване на разходите за персонал, падна върху конкретните мениджъри, а не върху кадровите отдели. В противовес на това, ИТ ръководителите трябваше да намерят възможности за съкращаване на разходите не само в операциите, но и в поддържаните бизнес процеси и системи в цялата компания”, коментира анализаторът от Gartner, Кен МакГи. 

Разминаването между ИТ бюджетите и бизнес приоритетите е проблем, който може да доведе до това, ИТ ръководителят изобщо да не разполага със средства през 2012 г. От Gartner прогнозират, че ИТ бюджетите през следващата година няма да променят сегашните си нива – в някои компании ще има незначително увеличение, но в повечето случаи, като процент от оборота на компанията дори ще бъдат намалени. И което е още по-лошо – според изследване на IHS Global Insight Inc., ни очаква втора рецесия. Ето защо от Gartner съветват ИТ ръководителите да предприемат радикални мерки по трансформирането на ИТ разходите от чисто разходна част в проекти, които реално помагат на предприятието да генерира приходи. 

Анализаторите препоръчват ИТ директорите да започнат постепенна замяна на наследените системи, които не поддържат мобилни сътрудници и работа чрез социални мрежи. Облачният подход трябва да бъде приоритетен за всички нови системи, тъй като този модел позволява да се плаща в зависимост от използването на решенията, без да се правят капиталови разходи и инвестиции в глобални технологични трансформации. 

ИТ директорите трябва да изискат необходимите данни от мениджърите по управление на риска и на тяхна база да създадат индикатори (KRI) за възможните заплахи, а не както досега да ползват определяните със закъснение икономически индикатори. Този подход дава възможност за мониторинг и измерване на бизнес решенията, поддържащи ИТ. 

От Gartner препоръчват още заявките на бизнес звената за нови ИТ проекти да бъдат разглеждани само при условие, че преимуществата за предприятието са ясно определени. Повече от 50% от бюджетът управляван от ИТ директора трябва да бъде насочен към увеличаване на доходността на предприятието – преди всичко чрез съкращаване на разходи. Поне 50% от информацията в компанията и ИТ разходите трябва да поддържат директно системи, генериращии приходи и онасящите се към тях бизнес процеси. 
 

Много от ИТ директорите, анкетирани в проучванията на Gartner вече успяват да преодолеят пропастта между ИТ разходите и бизнес приоритетите, 

Например Кевин Барнет, CIO в базираната в Дъблин компания Elan Corp., която работи в областта на биотехнологиите, заявява, че ИТ операциите в предприятието отдавна са фокусирани върху ръста на бизнеса. “Отдавна преминахме етапа ‘внедри ERP система и забрави за нея’. Изградихме система за моделиране на молекулярни структури и отчетни системи за химически анализи, които играят важна роля при разработката на препарати. Сега ни е интересно, как можем да намалим броя на хората, които са ангажирани със създаването на нов продукт и как можем да съкратим времето за успешното извеждане на нов препарат на пазара”, казва Барнет. 

Друг CIO, който ръководи един от най-големите ИТ отдели в  международна застрахователна компания, коментира: “Аз успявам да постигна по-добро партньорство с бизнеса чрез обсъждане на това каква ценност може да добави в него ИТ. Разбирам, че в бъдеще ИТ отделът просто ще приема поръчки от бизнес звената. Вече виждам, че това се случва, когато се опитваме да се избавим от стари системи и да внедрим нови. Ето например, разработката на приложения - това е скъпо удоволствие за всяка компания. Сега нашата задача е да редуцираме максимално тази дейност, но резултатите ще бъдат налице след 5-7 години”.    

Много ИТ директори са съгласни с препоръката на Gartner за необходимостта от синхронизиране на ИТ проектите и бизнес задачите. “Вече няколко години работим в тази насока и измерваме резултатите от инвестициите. През последните 2 години постоянно се говори за това, че ИТ отделът трябва да съдейства за генерирането на приходи и ние имаме успехи в това отношение. Също така сме разпределили ИТ бюджета по подразделения и офиси на компанията”, заяви CIO на крупна компания, производител на хартия. Същият CIO е изчислил, че 50% от неговите ИТ проекти са насочени към ръст на бизнеса. “Но ако приемем, че безпроблемната работа на ИТ системите и поддържането им в работещо състояние подкрепя бизнеса с това, че липсва непроизводително време, споменатият процент е много по-висок”, обобщи ИТ директорът.