ИТ системите не просто осигуряват определени услуги, но и реално водят до спестявания на ресурси на фирмата

През последните няколко години темата оптимизация на ИТ ресурсите е изключително актуална и широко дискутирана. Имено стремежът към оптимизация е една от основните причини за навлизането на технологии като сървърна виртуализация, виртуализация на дискови подсистеми, cloud computing, като и на концепции като thin provisioning, и т.н. Аз обаче искам да засегна една друга тема, която всъщност често остава встрани от основния разговор, но е без съмнение е поне толкова важна – каква оптимизация за фирмата могат да осигурат самите ИТ ресурси. Ясно е, че е важно ИТ звената вътрешно да оптимизират своята работа чрез по-добри технологии, системи, решения но още по-важно е те да предлагат оптимизация и повече възможности на компанията като цяло, защото в крайна сметка това е основната им задача.

Технологии и хора

Една от главните посоки за оптимизация, базирана на ИТ е по отношение на организационната структура и персонала. Днес, ИТ и технологиите като цяло са сред основните фактори, водещи до повишаване производителността на труда, намаляване на рутинните задачи и съответно намаляване на служителите, занимаващи се с тях. Колкото по-сложни са технологиите обаче, толкова по-високо квалифициран е персоналът за поддръжка и развитие на тези системи, което индиректно води до заместване на голямо количество ниско квалифициран труд с малко количество високо квалифициран и високо платен труд.

Или поне така би трябвало да се случват нещата когато проектите са добре разработени. Ако например пускате нова бизнес система – ERP, CRM или друга подобна, и в резултат броя на хората, които са назначени във фирмата се увеличи – защото системите са толкова сложни, че настоящият екип не може да ги ползва достатъчно лесно, нещо вероятно не е направено както трябва. Това не значи, че при всеки ИТ проект трябва да се търси намаляване на персонала – проекти като BI например рядко водят до намален персонал, защото основната им цел често е по-добри, бързи и детайлни анализи. Освен ако във фирмата няма голямо звено, занимаващо се именно с това, ефектът на тези проекти идва от по-добрата и навременна информация. В големите ERP, BPM и др. ключови интеграционни проекти, които обхващат едно или няколко съществени звена във фирмата, обикновено броят на заетите с по-тривиални задачи намалява.

Как се постига желаният ефект?

Обикновено благодарение най-малко на два елемента – възможността за автоматизация на стандартни задачи и възможността от елиминиране на дублирането на информация.

Примери за автоматизация на задачи са автоматичното начисляване на амортизации за данъчен и счетоводен амортизационен план в счетоводството, или автоматичното генериране и изпращане на справки в определен час на деня при анализите, или пък автоматичното импортиране на информация от мобилни терминали в ERP системата при продажбите – все задачи които инак биха искали голямо количество човешки труд.

Що се отнася до дублирането на информация – може би най-добрият пример са ERP системите, при които отпада двойното въвеждане на много документи – например фактурите за доставка. Преди внедряване на ERP въвеждането на данни най-често се случва веднъж в отдел склад и доставки, и веднъж – в счетоводството. Така ако преди е имало нужда от двама служители за работа с определен тип доставни документи, след въвеждането на системата е сравнително лесно работата да се пренасочи към единия от двата отдела – или счетоводен, или доставки, като другият остава с контролни функции, а това означава намаляване на човешкия труд.

Не бива да се забравя, че тези сложни системи обаче изискват допълнителен персонал за администрация, наблюдение и развитие. Практиката като цяло показва, че ако проектът е разработен правилно, бройката на допълнителните хора не е висока, а може да се търси и допълнителна оптимизация с аутсорсването на тази услуга към външна фирма. Въпрос на добро изпълнение на проекта и фокус върху оптимизацията е фирмата да постигне по-ефективно управление на персонала.

Технологии и процеси

Оптимизацията на персонала не е единственото направление, в което ИТ може да направи работата на фирмите по ефективна. Друга насока е например движението на материални запаси – стоки, материали, готова продукция и др. Колкото по-голяма става дейността на една фирма, толкова по-сложно става движението на материалните запаси и толкова по-сложно става планирането им. Също така като правило колкото по-сложно и проектно насочено е производството, толкова по-сложна става доставката на материалните запаси и техният транспорт.

Дали може тази задача да се решава без ИТ средства? Разбира се – всъщност повечето от отделите за доставки и проекти в България вероятно биха казали, че тя трябва да се решава основно в ръчен режим, защото условията се менят, проектите се променят, и изобщо защото видимостта е твърде къса. Дори в този случай обаче те разчитат на информация от системи като ERP, които могат да дадат точна оценка на склада, нужните доставки в обозримо бъдеще (при въведено планиране), срокове на доставка на съответните стоки и материали, срокове на производство, капацитетни ограничения и др. В резултат смесицата от автоматизирана информация и субективно планиране често върши достатъчно добра работа.

В идеалният вариант обаче цялото планиране може да се направи директно с ИТ средства, което силно намалява вероятността от скъпи грешки като пропусната доставка на важни елементи, неправилно планирано и невъзможно за изпълнение производство – водещо до неустойки, или пък надпланирани доставки от дадени артикули.

Други аспекти

Безспорно ИТ може да съдейства и за оптимизацията на бизнеса във връзка с много други, още по-сложни аспекти – например при ключови договори, при които има гарантирано време за реакция, или се сервизират системи с огромна важност, от типа на технологични системи в ядрени електроцентрали. В тези случаи правилното планиране на наличности и доставки, както и възможността за бърза реакция, са много важни – и без съмнение ИТ средствата могат да играят позитивна роля. Такава оптимизация може да дойде от автоматичното планиране на доставки, производство и транспорт, или от по-добрата информация за актуалните потребности, стоки на път и срокове на доставка, или дори само от факта, че може да се генерира точен склад в реално време и артикулът бързо да бъде открит или доставен, което да спести много време и усилия на екипа.

Въпреки всичко казано обаче, може би най-важният оптимизационен фактор, който ИТ могат да дадат на фирмите, е оптимизацията на време. Ако една справка може да се създаде в ръчен режим за 3 дни, а в автоматичен – за 5 минути, това е съществено подобрение. Не само защото ще се спести ръчен труд на хората, които ще се занимават с изготвянето на справката, но защото ще се спести време на мениджърите, които имат нужда от тази информация, за да работят.

Често стойността на времето се пренебрегва, но в действителност то е един от най-скъпите ресурси. Представете си, че няколко мениджъра във вашата фирма имат средно дневна заплата от 100 лв. Представете си, че за вземане на дадено решение петима от тях трябва да проведат първо предварителна среща за анализ на нужната информация, след това да поръчат генерирането на нужните за нея данни, да ги вземат в суров вид и да ги обработят до нужното ниво, след това да проведат поне още една среща за вземане на решение, и след това то да се изпълни. Нека приемем условно, че времето, което ще им отнеме всичко това е два дни работа. Това означава, че цената на това решение е 100 x 5 x 2 = 1 000 лв.

Да кажем, че при автоматизирана система бихте могли да генерирате справката много по-бързо, както и да я доведете лесно до удобен за използване вид, при което средното загубено време на мениджърите става, да кажем един ден. Това директно води до спестяване на 500 лв. време на мениджърите, което им дава възможност да се занимават с повече и по-важни задачи. Същевременно, ускоряването на процеса на вземане на ключови решения много често е изключително важно за развитие на фирмата.

В заключение

Може да се каже, че колкото по-нависоко се качваме в йерархията на една фирма, толкова повече спестяването на време става по-важно и ИТ могат да имат съществен принос за това. Не само чрез употребата на бизнес системи, но и при директната работа с ИТ средства – надеждни и бързи компютърни системи, висока скорост на достъп до Интернет или интранет ресурси, простотата и надеждността на ИТ инфраструктурата, употребата на подходящи аудио-визуални средства при работата на хората във фирмата, бързата и качествена реакция при обслужването на проблеми и т.н. Във всички изброени случаи информационните технологии спестяват наистина много време и усилия на служителите, за да могат те да се концентрират върху наистина важните си задачи.

Като цяло на ИТ отделите днес все още твърде често се гледа като на разходен център. И това може би отчасти е свързано с подхода на ИТ мениджърите към останалите отдели – когато обаче ясно се покаже, че ИТ системите не просто осигуряват определени услуги, но и реално водят до спестявания на ресурси на фирмата, това е един добър начин да се обърнат ИТ инвестиционните проекти от разходни в приходни, или поне такива, по които има добавен приход за фирмата. Това променя директно логиката на работа на ИТ отделите, които вече не трябва да се разглеждат като самостоятелно обслужващо звено, а като интегрална част от фирмата, активно съдействаща за нейното развитие.

Стефан Марков е основател и мениджър на rinamar.com - фирма специализирана в управление и консултиране на ИТ проекти, оптимизация на дейността и моделиране. Има значителен опит като ИТ мениджър във ВМ Финанс Груп, директор "Финансов контролинг" в Plena България и Огняново-К. Участвал е в международни проекти на Plena Holding.