Ако следвате описаните по-долу стъпки, ще станете любимци на вашите финансови директори

Мениджърите по информационни технологии обикновено успешно боравят с отпуснатия им бюджет. Всяка организация обаче има своите специфични счетоводни практики и ИТ директорите трябва да се запознаят добре с тях, за да избегнат неприятни изненади. Британското издание на CIO предлага 10 съвета за по-добро управление на бюджета:

#1: Правете умни покупки

Доброто управление на бюджета не е като доброто почистване на къщата. Редовно преглеждайте активите си и бъдете сигурни, че получавате стойност за инвестициите си. Приоритизирайте нуждите на бизнеса. Ако клиентите на компанията ви например пазаруват през Интернет, може да се наложи да снабдите търговските екипи с мобилни технологии, за да подкрепите новия бизнес модел.

#2: Внимавайте с бюджета за заплати

Заплащането обикновено е най-голямото перо в бюджета на всяка ИТ дирекция, като възлиза на 50-60% от него. Доброто управление на персонала обаче може да доведе до значителни спестявания. Когато преди три години в британската фирма Turning Point възникна нужда от нови мениджъри, тя реши да развива вътрешните си служители вместо да търси опитни професионалисти отвън. Така фирмата успя без значителни инвестиции да развие и мотивира собствените си таланти.

#3: Измервайте ROI

За нищо не може да се каже, че е евтино, ако не носи дълготрайни ползи. За съжаление повечето компании не се справят добре с измерването на възвръщаемостта на инвестицията (ROI). Дефинирането на всяко вложение и предварителното описване на очакваните резултати вместо нагаждане на бюджета към на пръв поглед видимото изгражда уверени и прозрачни отношения с борда на директорите. Например, въвеждането на видеоконферентно решение, базирано на тенденцията, че до 2013г. ще съкратите разходите си за пътувания с 30%, предлага ясна и измерена стойност.

#4: Кой държи бюджета?

Често към отпуснатото финансиране могат да бъдат прибавени неочаквани разходи, тъй като ИТ дейностите най-често се осъществяват чрез проекти. Може да се учудите, като видите, че дадена инвестиция е причислена към вашата “сметка” само защото в нея има силен ИТ компонент. Често се случва например към ИТ бюджета да бъде отнесена таксата за обучение на персонала при инсталиране на нова система. Рискът се увеличава, когато името на проекта включва думата “промяна”, въпреки че ползите от реализираната инициатива се усещат от цялата организация.

#5: Общувайте с останалите топ мениджъри

Така можете не само да заобиколите неприятните изненади, но и да проверявате как бизнесът планира да реализира ползите от ИТ инвестициите. Доброто дефиниране на възвръщаемостта на инвестицията – или това, което поне съответства на бизнес плана – е важна стъпка, за подсигуряване на бъдещия бюджет. Но това не е лесно, тъй като ROI се намира извън директния контрол на ИТ мениджъра. Затова винаги канете собственика на бизнеса на срещите, свързани с ИТ проекти и съгласувайте целите си за ROI с останалите топ директори и следете тяхното развитие.

#6: Централизираният модел на бюджетиране

Според старомодните разбирания ИТ дирекцията е разходен център, който поема всички инвестиции, свързани с технологии. Въпреки че ефективността на този подход е под съмнение, тъй като не мотивира бизнеса да използва технологиите интелигентно, все пак така се осигурява прозрачност на разходите. Стъпка напред е финансирането на дадена инциатива да се разпределя между броя на потребителските отдели – нещо като разделяне на сметката в ресторант. Разбира се, този подход невинаги ще бъде справедлив, но всеки вътрешен потребител ще заплаща това, което консумира.

#7: Методът “ABC”

Oрганизациите, които работят в перспектива разчитат на по-прецизни начини за разпределяне на разходите между вътрешните потребители, наречени “базирано на дейността финансиране”. Този подход включва определяне на резултатите за бизнеса от всеки проект и ИТ приноса в него. Информационният директор наистина трябва да разбира двигателите на ИТ разходите и да измерва тези активности. От една страна, по този начин ИТ се освобождава от харчовете за притежание, но от друга, може да си навлече недоволството на вътрешните бизнес клиенти.

#8: CAPEX & OPEX

Капиталовите разходи за разлика от оперативните могат да бъдат източник на смут за ИТ директора, особено ако той е отскоро на тази позиция. CAPEX е стандартна счетоводна практика, която разпределя разходите върху полезния икономически живот на един актив. Така че вместо да вземете $10 милиона за нова SAP система веднага от бюджета на ИТ дирекцията, вие може да ги отложите във времето, като в продължение на 5 години удържате по $2 милиона. Проблемът с CAPEX е, че в един момент може да се наложи половината от бюджета на CIO да бъде заделен за предишни проекти. Оперативните разходи се отнасят към финансовите средства, които се харчат в момента. С тях ИТ директорът започва на чисто всяка година. Те внасят прозрачност във възвръщаемостта на инвестициите.

#9: Избягвайте притесненията за CAPEX

ИТ директорите трябва да се запознаят с политиките на компанията си за капиталовите разходи, за да бъдат подготвени при срещи с останалите топ мениджъри. Може да се съгласите на 20% свиване в бюджета например и по-късно да разберете, че нямате останали пари в брой, защото остатъкът от вашия бюджет вече е посветен на минали ИТ инвестиции. Поговорете с финансовия директор, за да разберете какво е вашето финансиране за годината. Ако попаднете в ситуация с тежки CAPEX условия, ще се наложи да преговаряте и със CFO и CEO.

#10: Често срещана грешка

ИТ директорите понякога подценяват разходите и преувеличават ползите, когато представят идеите си на бизнеса. Така те рискуват да не получат необходимия им бюджет. Начин да избегнете тази ситуация е да опишете подробно ресурсната страна на проекта и да бъдете много внимателни при изчисляване на резултатите. Нека да става ясно, че те са значими, но и скромни. Така, когато надминете очакванията на останалите топ мениджъри в компанията, те ще бъдат приятно изненадани и по-лесно ще финансират следващите ви проекти.

Източник: CIO Великобритания