Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Коментари
бр. 10, 2012

10 идеи за оптимизация на ERP системите

Открийте какво можете да постигнете с вашето информационно решение и опитайте да го направите

от , 17 октомври 2012 0 7234 прочитания,

ERP системите са традиционно скъпи приложения. Те са сложни за използване и далеч не толкова гъвкави, колкото понякога ни се иска – особено след като веднъж са настроени и пуснати в реална употреба. Внедрени правилно обаче, те са изключително мощен инструмент за организация и оптимизация. Затова в крайна сметка те могат да се превърнат във водещ елемент от растежа на бизнеса, подобряването на организационната структура и ефективността на работа.

Ето някои идеи как да опитимизирате вашите настоящи и бъдещи ERP системи, за да може да ги използвате по-добре и ефективно и да намалите негативите, които неизбежно всяко едно приложение притежава.

1. Оптимизирайте лицензите на системата.

Независимо какъв модел на лицензиране ползвате – конкурентен или поименен, твърде често организацията на потребителите не е достатъчно добре направена. Напуснали фирмата потребители продължават да имат акаунти, липсва система за оптимизация на включените към сървъра потребители, не се наблюдава натоварването на системата и не може да се прецени какъв брой лицензи са нужни за реалната работа. Оптимизирането на този параметър може да ви даде съществени предимства по отношение на ивестицията, която правите за вашето приложение.

2. Оптимизирайте поддръжката.

Която и да е ERP система има нужда от текуща поддръжка, и като правило колкото по-мащабно е решението, толкова повече поддръжка е необходима. Често във фирмите има голям брой персонал, който се занимава с обслужването на вече стартирана система, но може работата всъщност да не е толкова много. Ако реализираното внедряване позволява, можете да използвате външна поддръжка за системата вместо вътрешен персонал. Ако имате наистина много голям проект и е оправдано съществуването на вътрешен екип, можете да потърсите начин да диверсифицирате натоварването му като потърсите допълнителни активности – обучения, поддръжка на други системи и др.

3. Потърсете професионална помощ при планирането, развитието и имплементирането.

Ако имате вътрешни потребители, които са добре подготвени и познават в детайли как се внедрява една система, най-добре използвайте тях. В общия случай обаче фирмите нямат ясна идея как ще изглежда едно такова решение, как да се внедри или дори как да се избере софтуер за внедряване. Липсата на тези умения често води до лошо подбрани и не добре внедрени системи, а като цяло – до неефективно използвано решение. Цената на продукта не е най-големият проблем в тези случаи – най-големият проблем е ако след внедряването системата намали вашата производителност, вместо да я увеличи.

4. Вътрешният Project Management е изключително важен.

Често клиентите смятат, че когато платят една система и внедряването й, те ще получат работещ продукт. Нашият опит от голям брой внедрявания показва, че поне 60-65% от усилията по внедряването като време се отделят от вътрешните потребители, а не от внедрителя. Затова насочването на вътрешните усилия и правилното управление на вътрешните ресурси основен фактор за успеха на проекта. Подбирането на правилния екип, осигуряването на нужното за системата време за работа и доброто вътрешно планиране са фактор, който не бива да пренебрегвате.

5. Потръсете добра комбинация

Често ERP системите се внедряват като монолитни системи – обхващащи всички звена, и това обикновено е най-директният и лесен начин за внедряването им, но не винаги е най-добрият. Разгледайте силните и слаби страни на системата, която ползвате, и преценете дали няма да се окаже, че други софтуерни продукти ще работят по-добре за определени цели. Може да се окаже, че за управлението на вашите търговски обекти по-смислено е да имате самостоятелно POS решение. Може би за пътуващите ви търговци е по-добре да имат самостоятелно мобилно решение за търговия. Може производството ви да е такова, че да се налага използването на специализиран софтуер. Тези решения могат значително да подобрят ефективността на работа с вашите системи.

6. Откажете се от прекалено сложни справки

ERP системите са отлични обединяващи системи, за съжаление не са толкова добри в някои от специфичните функционалности, които ви се налага да използвате. Едно от нещата, които повечето системи не правят добре, е да генерират комплексни анализи на данните. Най-често няма смисъл да се опитвате да добавяте все повече и повече сложни справки във вашето ERP, които имат строго дефинирана структура и при всеки нов нужен елемент трябва да имате процес на заявка, разработка, тестове и старт на нов отчет. Ако изискванията ви са на принципно по-високо ниво, а това обикновено става няколко години след старт на една ERP система, може би по-добрият вариант е да потърсите друго решение за вашия проблем – BI или друга система от подобен род.

7. Не използвайте ERP системата като място за съхранение на данни

Преценете какво е смислено да изисквате от вашето ERP и какво не е. Понкога хората искат да използват системите за неща, за които те не е задължително да са пригодени. Например за въвеждане на техническа инфромация за дадено производство, или за координатите на движението на автомобилния парк и т.н. Важно е ако имате изисквания да пазите такива данни да ги съхранявате по подходящ начин и в подходящо приложение. Ако се налага – направете интеграция с вашето ERP, но по-често не е най-добрата идея да го използвате като основно място за съхранение на всякакви данни.

8. Не пренебрегвайте интеграцията

Често ERP системите се внедряват в твърде малък обхват или по неефективен за фирмата начин. Много фирми внедряват системите само като финансово-счетоводен софтуер – за рипортинг към фирмата майка или към топ мениджмънта. Понякога се внедряват самостоятелно, когато могат да се внедрят интегрирано – например самостоятелна ERP система и самостотятелна система за управление на склада без връзки между тях. Когато можете да направите интеграция между двете и има бинес смисъл от това, добре е да го направите. Това спестява усилия и време на вашите служители, освобождава ги от тривиални задачи – като въвеждане на информация, и им дава възможност да се фокусират върху правилните задачи – как да развиват вашия бизнес.

9. Оптимизирайте използването на решението

Обърнете сериозно внимание на това какви отчети и информация генерирате от вашата система. Едно е да стартирате системата в реални условия, а съвсем различно – да извадите цялата полезна информация от нея. Разбира се това не означава, че не трябва да се стремите към оперативната работа – ясно е, че тя е първата и може би най-трудна крачка от процеса на ефективно внедряване на една ERP система. В същото време обаче ако спрете дотам, няма да се ползвате от възможностите, които системата ви дава напълно. Като правило колкото по-високо в йерархията са потребителите на една система, толкова повече информация ползват и по-малко данни въвеждат. Така че е добре да се опитате да осигурите нужното на всяко едно ниво – добри интерфейси, настройки и функционалности за оперативна работа за въвеждащите данните от една страна, а от друга – добри възможности за извличане на информация и отчети за мениджмънта.

10. Търсете реални резултати

Изисквайте от хората във вашия екип и от внедряващата фирма да се постигат реални резултати от внедряването. Основната цел е да се внедри система, а да се постигнат повече възможности за работа, по-висока ефективност, по-добър контрол, по-добра информация, по-добро планиране. Обикновенно това са мотивите за старта на едно внедряване, но понякога те сякаш се забраявт след като самото внедряване стартира. Опитайте се да постигнете поставените цели. Когато говорим за склад – задайте например на вашите служители задача да оптимизират склада като обем и стойност. При поръчките за продажба – можете да дадете на вашите търговци задача да анализират продажбите и структурата от маржове, и да потърсят начин как да продават повече и при по-добри печалби. Ако имате разносна търговия или логистика – бихте могли да зададете на вашите служители задача да оптимизират маршрута си, или обема на транспортираната стока и т.н. Като цяло препоръката е – не оставяйте внедряването на ниво внедряване.

В заключение

Накратко, ERP системите не са цел за фирмите. Те трябва се разглеждат като средство, което има определени възможности, предимства и недостатъци, справя се перфектно с някои задачи и не толкова добре с други. Затова открийте какво можете да постигнете и с вашата система, и опитайте да го направите.

Стефан Марков е основател и мениджър на rinamar.com - фирма специализирана в управление и консултиране на ИТ проекти, оптимизация на дейността и моделиране. Има значителен опит като ИТ мениджър във ВМ Финанс Груп, директор "Финансов контролинг" в Plena България и Огняново-К. Участвал е в международни проекти на Plena Holding.

КОМЕНТАРИ ОТ  

КОМЕНТАРИ

Трябва да сте регистриран потребител, за да коментирате статията
"10 идеи за оптимизация на ERP системите"



    

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов