Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Актуални проекти
бр. 11, 2012

Оптимизацията на бизнес процесите във фокус за ПроКредит Банк

Платформата MS SharePoint осигурява единна среда за поддръжка и обмяна на информацията в електронен вид и позволява за автоматизираното управление на процесите в банката

от , 15 ноември 2012 0 3985 прочитания,

ПроКредит Банк е финансова институция, чиято дейност е фокусирана върху малките и средни предприятия. Банката присъства на пазара на финансови услуги у нас повече от 10 години, демонстрирайки бързи и стабилни темпове в развитието на своя бизнес и съответно динамично и последователно развитие на своята ИТ инфраструктура. Възползвайки се от промените в технологиите и следвайки изискванията на бизнес средата, основните параметри на ИТ стратегията на банката остават неизменни – ИТ проектите се осъществяват в тясна интеграция с бизнеса, с разумен баланс между рискове, ползи и разходи за ИТ, с внимателен подход към планирането и реализацията на нови инициативи.

Всичко изброено е валидно и за решенията, насочени към оптимизацията на бизнес процесите в ПроКредит Банк, реализирани през последната година.

ИТ потребностите в днешната бизнес среда

„През последните две години в ПроКредит Банк се убедихме, че за да бъдем успешни, е важно не само да работим в полза на бизнеса, но паралелно да проверим и променим вътрешните си процеси и организация на работа. Правейки това, ние успяхме да оптимизираме ключови процеси и да създадем благоприятна среда за развитие на бизнеса. За нас това означаваше да проучим внимателно и да разберем по какъв начин да внедрим новите технологии за постигне на целите ни и след това да ги адаптираме към бизнеса на банката”, коментира изпълнителният директор на ПроКредит Банк Марияна Петкова.

Екипът – фактор N1

Като първа стъпка към оптимизация на бизнес процесите в ПроКредит Банк е създаден постоянен екип, който управлява и координира проектите от момента на тяхното възникване до пълната им реализация и внедряване в практиката. В работата по отделните проекти активно се включват мениджъри и специалисти от съответните заинтересовани бизнес звена.

„Важно е проектите да се управляват разумно – да се отдели необходимото време и да се включат подходящите хора, което е важно условие за да се реализират успешно. Затова считаме, че трябва да съществува екип който да носи отговорността за управлението на проектите. Нека не забравяме, че всяко прибързано или непремислено действие може да попречи за постигане на желания ефект”,отбеляза Марияна Петкова.

Платформата

Една от първите задачи, които си поставя екипът ангажиран с управлението на проектите по оптимизация на процесите, е да се осигури софтуерно подходяща комуникационна среда, за да се улесни протичането на кредитните процеси в банката. „Обмисляхме дали за целта да реализираме собствена разработка или да се ориентираме към избор на готово решение”, сподели Георги Георгиев, ръководител на ИТ отдела в ПроКредит Банк.

Същевременно представителите на ПроКредит Банк си поставят за цел, не само оптимизация на конкретния кредитен процес, но и изграждането на интегрирана среда за комуникация и одобрение на кредитни сделки,което от своя страна да повиши бързодействието и ефективността при вземане на решение.

Като базова платформа за изграждането на такава интегрирана среда бе избрана Microsoft SharePoint.

”С решението да оптимизираме процесите си, SharePoint дойде някак естествено. Първо автоматизирахме един процес с помощта на тази платформа, а след това се получи ефектът на „снежната топка”. Потребителите видяха ползата от системата и започнаха да дават следващи предложения за използването й”, отбеляза Георги Георгиев.

Така постепенно в обхвата на тази система влиза управлението на все повече задачи и процеси в банката.

„Преди реализацията на всеки процес в системата, ние го ревизираме и оптимизираме, а след това търсим съответното софтуерно решение. Това, което ни харесва в развитието на тази среда е, че идеите и процесите са наши, а реализацията е на нашите партньори - Абилитикс ООД”, казва Марияна Петкова.

Оптимизираните процеси

Към момента MS SharePoint осигурява процесите по кредитиране, управление на разходите, деловодство, Интранет, вътрешен обмен, съхранение и споделяне на документи в различни направления на бизнеса и поддържащите дейности.

По отношение на кредитирането, средствата за управление на работните потоци в SharePoint дават възможност кредитните експерти да съберат всички необходими документи от клиента, да ги регистрират в системата и да ги изпратят към Централно управление на банката. След това, системата насочва тези заявки през последващите етапи на оценяване, одобряване и обработка от съответните специалисти.

„Този начин на работа спестява много време на експертите”, отбеляза координаторът на проектите Антония Тончева.

По отношение на управление на разходите, платформата осигурява целия процес - от подаването на фактура за плащане, през нейното одобрение, до отразяването й в счетоводните регистри.

Вземането на решения в банката - като процес и комуникация между мениджъри и отдели, също се осъществява чрез системата, което дава възможност за постигането на безхартиен начин на работа.

Развива се портал с динамично съдържание, предоставящ на служителите достъп до вътрешната нормативна уредба, ръководства, новини и друга полезна информация свързана с работата им.

MS SharePoint се ползва и като деловодна платформа за управление както на входяща и изходяща кореспонденция, така и на вътрешния документооборот.

„Освен осигуряването на тези по-крупни процеси, вътрешно са разработени и допълнителни приложения – например за поддръжка на електронни досиета на клиентите. MS SharePoint дава много възможности сами да разработим начина, по който искаме да изглежда и функционира средата, в която работим”, коментира Антония Тончева.

„Имаме една среда за поддръжка и обмяна на информацията в електронен вид. В зависимост от нуждите на всеки отдел се обособяват съответни секции в MS SharePoint, където тази информация се съхранява електронно”, обобщи Марияна Петкова.

Резултати

Ползите от въвеждането на MS SharePoint, изтъкнати от представителите на ПроКредит Банк са в няколко направления.

„MS SharePoint се оказа много удобна за работа от гледна точка на обикновените потребители и те могат да реализират сами доста от нещата, които са им необходими”, казва Антония Тончева.

„От гледна точка на ИТ мога да кажа, че автоматизацията на процесите се случва с много малко усилия от страна на техническия персонал. Платформата е гъвкава и дава доста възможности на потребителите. Така самата среда се развива бързо, като се избягват ситуации, при които определени бизнес задачи изостават,поради липсата на ресурс или ненавремената намеса на ИТ експертите ”, коментира ИТ ръководителят на банката.

„Изборът на подходяща платформа допринесе в голяма степен за оптимизиране на процесите в банката. Повиши се ефективността на работа, комуникацията се осъществява бързо и контролирано. Успяхме да изградим единна среда, в която всеки от нашите 1200 служители има възможност да достъпва необходимата информация. Подобрихме контрола, осигурихме проследяемост, спестяваме време”, обобщава Марияна Петкова.

В допълнение, представителите на ПроКредит Банк отбелязват, че сега по работните места в офисите няма документи, цялата комуникация се извършва в системата, достъпът до информацията е регламентиран и регулиран.

След автоматизиране на даден процес в MS SharePoint, обучението на крайните потребители в ПроКредит Банк се провежда с помощта на комуникационната платформа Microsoft Lync.

„Обученията се провеждат онлайн. Колегите се намират на работните си места и лекторът води обучението дистанционно”, отбеляза Георги Георгиев.

„Свързани сме и звуково и визуално с обучаващите се. Потребителите виждат екрана на лектора, който им демонстрира как работи съответната система. Провеждаме дискусия и уточняваме възникналите въпроси. Факт е, че успяваме много бързо да проведем обученията, спестявайки време за път и разходи по организиране и провеждане на обученията, поясни Антония Тончева, която често провежда такива.

„Научихме се как да комуникираме всяка промяна в системата или нововъведение със служителите . За нас един проект е приключил когато дадено приложение е въведено в действие и служителите са обучени да го използват. С помощта на Microsoft Lync в рамките на два дни успяваме да проведем обучение за 200-250 служители”, коментира Марияна Петкова.

Перспективи

Работата по оптимизиране на бизнес-процесите в банката ще продължи и в бъдеще, тъй като според екипа й това е постоянен и динамичен цикъл. Водещ все така ще остане анализът на съответния процес, следван от нужните промени и подобрения в него, изпълнявани с подходящите за това инструменти. В тази връзка, Microsoft Share Point ще бъде основна платформа за автоматизация, без да ограничава прилагането и на други решения. Всички те трябва да отговарят максимално добре на конкретните нужди и на визията за интеграция на технологиите с бизнеса. Прилагането им ще се осъществява при разумен баланс между рискове, ползи и разходи за институцията.

„Вече година и половина работим по доста сериозни проекти и това ни научи, че за успешната им реализация е необходима изключителна дисциплина и добро планиране. Всеки проект се състои от малки подетапи и трябва да бъдем последователни при изпълнението им. Всяко отклонение от сроковете влияе върху реализацията на целия проект, а всеки проект засяга работата на много хора”, каза в заключение изпълнителният директор на банката.

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия | Декларация за поверителност | Политика за бисквитки |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов