Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини CIO+: BPM
бр. 2, 2013

BPM – инструменти за въвеждане на ред в бизнеса

През последните години на темата “Управление на бизнес процесите” се отделя много внимание. Настъпва времето за по-масов преход от теорията към практиката и от простото описание на процесите към внедряване на BPM в корпоративен мащаб, за да се осигури непрекъснат контрол, анализ и оптимизация на процесите. Нека се спрем на инструментите, които се прилагат за тази цел

от , 18 февруари 2013 0 5282 прочитания,

Повечето ефективни компании вече стигнаха до извода, че организацията на дейностите на базата на процеси е важен фактор за запазване на конкурентоспособността и за успешен бизнес. Стимул за осъзнаването на тези реалности бе и появилата се през 90-те години на миналия век концепция Business Process Management (BPM), а кризисните явления в икономиката през последните години повишиха интереса на мениджмънта към управлението на процесите.

В повечето случаи внедряването на BPM е насочено към подобряване на взаимодействието с клиентите и към непрекъсната оптимизация на основните бизнес процеси в компанията. Преди години, за оптимизация на дейността си, много компании прилагаха единствено принципът на Тейлър за разделение на труда. Но при анализ на техните бизнес процеси винаги се открояваха много организационни и информационни пропуски, увеличаващи времето за изпълнение и понижаващи постиганите резултати. Днес вече никой не се пита “Да управляваме ли бизнес процесите или не?”. Въпросите, които са актуални сега са: “Как най-ефективно да управляваме бизнес процесите и какви технологии ни позволяват да постигнем това?”.


Активното разпространение на процесното управление бе предпоставка и за развитието на съответни инструменти за информационна поддръжка на бизнес процесите на всички етапи от техния жизнен цикъл – дизайн, регламентиране, автоматизация и изпълнение, контрол и анализ, усъвършенстване. Информационните системи от клас BPM се развиваха по различни начини - някои компании ги разработваха “от нула”, други модифицираха съществуващи информационни системи в съответствие с идеологията на BPM, а трети купиха производители на BPM системи и добавиха техните решения в продуктовите си линии.

Дизайн и анализ на бизнес процеси

Проектирането на бизнес процеси е най-простата и най-необходимата задача и повечето компании в една или друга степен я изпълняват. За дизайн на бизнес процеси се използват т.нар. BPA инструменти (Business

Process Analysis Tools), които дават възможност за разработка на модели на бизнес процеси, организационни структури, продукти, услуги, цели, показатели данни, документи, приложения и т.н. BPA инструментите дават възможност да се опише цялата архитектура на предприятието (Enterprise

Architecture), като за целта предоставят стотици различни нотации, използвани за описание на бизнес процеси и свързани с тях области.


На базата на създадения комплекс от модели се провеждат различни анализи: функционално стойностен анализ, имитационно моделиране, търсене на информационни и организационни пропуски, а също така се създават регламенти на процеси, длъжностни характеристики и технически задания за автоматизация. По принцип, инструментите от тази група реализират различни референтни модели, например eTOM, SCOR, ITIL и др.

За да се осигури достъп до създадените модели, регламенти и отчети за всички сътрудници в компанията, често се ползват портални решения. Понякога създаваните модели може да са стотици, което изисква BPA инструментите да са снабдени с възможности за групова работа и администриране на достъпа, както и средства за разработка на отчети и визуализация на показатели.

Предимствата от използването на BPA инструменти са особено осезаеми при ниско ниво на зрялост на процесите в компанията. Прилагането на такъв инструментариум дава преди всичко разбиране, формализация и първоначална оптимизация на съществуващите бизнес процеси, а наред с това осигурява по-нататъшното им регламентиране и подготовка за тяхната автоматизация.

BPA пазарът вече е достигнал етапа на своята зрялост. В своя доклад BPA Magic Quadrant за 2011 Gartner включва 13 международни доставчици на такива средства, включително: Software AG с нейната ARIS Platform, Casewise с Casewise Corporate Modeler Suite, IBM със системата Telelogic и др. BPA инструменти предлагат и български компании. Съществуват и безплатни инструменти за описание на бизнес процеси, които макар че са с ограничена функционалност, могат да се ползват в по-малки компании за описание на единични процеси. Сред безплатните средства доста популярни са ARIS Express и BizAgi Process Modeler.

През последните 5-7 години BPA инструментариумът си спечели доста голяма популярност в успешни компании по света, като в много от тях са създадени специални отдели за организационно развитие, отговарящи за регламентирането и оптимизацията на бизнеса. Именно тези отдели се занимават с описанието и оптимизацията на бизнес процесите, като в някои компании, техният ръководител е пряко подчинен на изпълнителния директор, а в други звеното функционира в рамките на ИТ подразделението.

Но разбира се, описанието на бизнес процесите е само първата стъпка към BPM. След като то бъде направено, особено важно е да се реализира правилно внедряване на усъвършенстваните процеси в компанията, чрез тяхната автоматизация и контрол, така че да се осигури пълнота на управленския цикъл. В някои случай е достатъчно бизнес процесът да бъде регламентиран и да се проведе съответно обучение на участниците в него, но за ключовите процеси в компанията най-добри резултати се постигат с използването на системи за управление на бизнес процесите (Business Process Management Suites, BPMS).

Автоматизация на бизнес процесите

Появата на BPMS е свързана с активното разпространение на процесния подход в управлението. Основните функции на този клас програмно осигуряване са моделиране, изпълнение и мониторинг на бизнес процесите. Въз основа на данните от мониторинга, организациите усъвършенстват своите бизнес процеси и по-този начин затварят цикъла на управление.

Все пак автоматизацията на бизнес процесите не е самоцел. Въвеждането на BPMS е обосновано, когато с него се решават задачи на бизнеса, а именно внедряване и контрол на целеви модел на бизнес процесите, осигуряване на цикъл на непрекъснато усъвършенстване на процесите и повишаване на дисциплината при тяхното изпълнение.

На практика с внедряването на BPMS се постига значително съкращаване на средното време за изпълнение на бизнес процеса благодарение на механизмите за нормиране на продължителността на отделните функции и автоматична ескалация към участници в процеса. Друг положителен ефект е повишаването на качеството на резултатите от процеса, което се постига благодарение на това, че се контролира правилната организация на всички изпълнявани операции. Но най-ценните отличителни черти на BPMS са възможността с нейна помощ да се автоматизира всеки бизнес процес, колкото и да е сложна неговата логика, а също така възможността за бързо въвеждане на промени в автоматизирания процес.


От гледна точка на управлението, най-необходими в BPMS са функциите за мониторинг на показателите за изпълнението на процесите, тъй като извежданите от тях резултати и анализирането им дават възможност да се управляват времето и разходите за процеса, както и да се балансират ресурсите. Съвременните развити BPMS решения позволяват напълно да се автоматизират процедурите за назначаване на изпълнители на задачи, като се отчита тяхното фактическо натоварване и коефициент на производителност. Впрочем, не всички мениджъри са готови да дадат толкова много пълномощия на информационната система.

Най-общо, повечето съвременни BPMS съдържат в един или друг вид следните модули:

>> Дизайнер на процеси, осигуряващ описанието на процесите и тяхното имитационно моделиране след това. За описанията могат да се ползват различни нотации или да се ползват модели, създадени с BPA инструменти.

>> Средства за разработка, с които се програмира реакцията на системата при различни действия на потребителя и се проектират структури от данни.

>> Сървър за изпълнение на заявки (workflow engine), на който се изпълняват описаните процеси. При това сървърът насочва задачи към потребителите и контролира състоянието на всеки екземпляр на процеса.

>> Портално решение, което осигурява работата на потребителските интерфейси и управлява реда на изпълнение на заявките.

>> Средства за мониторинг, позволяващи да се проследява състоянието на процесите и да се показва статуса на задачите в тях.

През 2010 г. в “магическият квадрант” на Gartner за BPMS фигурираха 27 международни ИТ доставчици, макар че несъмнено, много повече фирми по света предлагат системи с подобна функционалност. Интересното е, че през 2012 г. проучването на изследователската компания за системите за управление на бизнес процесите бе модифицирано и преименувано на “Магически квадрант за iBPMS” (т.е. за интелигентни BPMS), при което в квадранта останаха само 13 компании, сред които IBM, Appian, Pegasystems, Bosch Software Innovations, Oracle, Tibco Software, Software AG, OpenText и др.

Къде BPMS са най-необходими?

Практиката по света и у нас сочи, че BPMS се внедряват най-често в компании, които работят с голям брой клиенти, които са основно физически лица. Активни потребители на BPM решения са банките, застрахователните компании, търговските вериги, производителите на продукция по поръчка, както и телекомуникационните компании. Причината за това е, че другите видове информационните системи не осигуряват това ниво на гъвкавост и адаптация на вътрешните процеси, което е необходимо във връзка с честото обновяване на продуктовите линии във финансовата индустрия и в производството и във връзка с честата смяна на технологиите в областта на телекомуникациите.

Бързината при вземането на решение за предоставяне на кредит може да бъде ключова за работата на банката с клиентите, а с внедряването на BPMS компаниите успяват да намалят времето за вземане на решения. Застрахователните компании често пускат нови застрахователни продукти и използваните информационни системи трябва да бъдат адаптирани към тях. В BPM системите необходимите изменения могат да се реализират най-бързо – необходимо е само да се промени логиката на бизнес процеса и работните потоци тръгват по нови маршрути.

Ключови аспекти при избора на BPMS

Отчитайки казаното по-горе, важни фактори при избора на BPM система са приятелският и потребителски интерфейс и възможността логиката на бизнес процесите да се разработва лесно. Други важни критерии са възможността за интеграция на BPMS с други приложения, както и гъвкавостта на системата, не да нагласяваме бизнес процесите според възможностите и, а да ги реализираме точно в този вид, в който са необходими на бизнеса.

Но дори при ясни и точни изисквания към BPMS разумните компании следват подхода Proof of Concept , при който решението за избор на една или друга система се взема на базата на резултатите от пилотни проекти.

КОМЕНТАРИ ОТ  

КОМЕНТАРИ

Трябва да сте регистриран потребител, за да коментирате статията
"BPM – инструменти за въвеждане на ред в бизнеса"



    

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов