“ози сайт използва бисквитки (cookies). јко желаете можете да научите повече тук. –азбрах

Ќовини »“ мениджмънт
бр. 5, 2013

‘инансовото измерване на »“ Ц трудна, но възможнa миси€

 акво е отражението на информационните технологии върху финансовите показатели на вашата компани€? ƒа се отговори на този въпрос не е лесно, но и не е невъзможно. —ъщо така, не е невъзможно разходите да бъдат намалени

от , 22 май 2013 1 5863 прочитани€,

ѕредставете си, че тъкмо сте завършили внедр€ването на ERP- система. ћожете ли да кажете, с колко хил€ди лева ще са по-високи печалбите ви през 2013г. и каква част от т€х ще се дължи на новите информационни технологии? Ќ€кои »“ мениджъри направо за€в€ват, че такава постановка на въпроса е нелепа, други се впускат в подробни об€снени€, за това какво може и какво не може да се оцени. ¬ същото време, за изпълнителните и финансови директори, неопределените обещани€ за увеличаване на производителността и съкращаване на разходите не са убедителни аргументи. ѕри посто€нно нарастващите разходи за »“ те тр€бва да са сигурни и във възвращаемостта на вложените средства, и че усили€та си струват.

ѕри оценката на »“ може да се ползват много параметри,– мегабайти, обекти, време на престой и т.н. Ќо тези вътрешни характеристики на информационните системи, не съответстват директно на бизнес показатели и нищо не значат за управителите и за финансовите директори на фирмата.

ќценката на »“ инвестициите е важна именно защото т€ определ€ причинно следствени връзки между технологиите и финансовите показатели. —поред ƒейвид Ќортън, един от двамата създатели на “Ѕалансираната система за оцен€ване” (Balanced Scorecard), между разходите за технологии и финансовите резултати има връзка, макар и не от първи пор€дък. »“ инвестициите имат третостепенно значение за резултатите, твърди експертът.

Ќапример, технологиите улесн€ват междинни операции, свързани с обслужването на клиентите, което на свой ред увеличава доверието на клиентите, а в следствие на това растат продажбите, т.е. финансовите резултати. Ѕлагодарение на методите за оценка на ефективността всички споменати междинни етапи стават видими – могат да се опишат количествено, да се измер€т и прослед€т.

ћетодите

–азработени са множество специални методологии за оцен€ването на нематериалните преимущества, които дават информационните технологии. —ред т€х са:

>> ѕриложна информационна икономика - AIE (Applied information economics). ѕо тази методика се начисл€ват точки за да се измер€т нематериални активи – например, удовлетвореност на потребителите или съответствие със стратегическите цели. —лед това, за анализ се прилага различен инструментариум от теори€та на статистиката, управление на портфейли и др.

>> Ѕалансирани показатели (Balanced Scorecard): ¬ъпреки че пон€кога квалифицират методологи€та като “отживелица от 80-те години”, нейните разнообразни варианти (за оценка на кадрите, »“, компетентността на ръководителите и др.) все още са първото, за което бизнесмените се сещат, когато стане дума за преценки.

»де€та на Balanced Scorecard е традиционните показатели на финансовите отчети да се обедин€т с оперативни параметри и да се оцен€т нематериалните активи – например степен на удовлетвореност на сътрудниците, ефективност на използване на приложени€та и т.н. ¬ метода всички параметри се разглеждат от 4 гледни точки – финансова, степен на удовлетвореност на клиентските изисквани€, вътрешни процеси, обучение. ћениджърите тр€бва да съпостав€т вс€ко от тези направлени€ с общата стратеги€ за развитие на бизнеса.

>> »звестни са още методи като ќбщ икономически ефект (Total Economic Impact, TEI), Ѕърза икономическа обосновка (Rapid Economic Justification, REJ), ”правление на портфейлите и т.н. (Portfolio Management).

>> —ъс славата на ефективен подход за определ€не на съотношението цена/качество се утвърди методологи€та за изчисление на “оталната цена на притежанието (Total Cost of Ownership, TCO).

TCO е модел за анализ на преките и непреки разходи свързани с притежаването и използването на хардуер и софтуер. ѕри управлението на корпоративните »—, TCO се оцен€ва по различни методологии, но целта винаги е при внедр€ването на информационни технологии да се снижат разходите и да се повиши ефективността.

“— TCO компаниите получават опорна точка, за да прецен€т дали печел€т или губ€т от внедр€ването на дадена технологи€, защото вс€ко решение е различно. ≈дно е да се поддържат офис приложени€ под Windows, а съвсем друго – брокерска система под Unix. » в двата случа€ обаче има добри и лоши решени€. TCO е комплексната оценка. –азходите са в числител€. ¬ знаменател€, може да бъде реализираната услуга, удовлетворението на клиента, нивото на качество или производителността”, казва създател€т на концепци€та Ѕил  ъруин, вице президент на Gartner Group.

TCO – отправна точка за намал€ване на разходите

«а »“ мениджърите е важно да зна€т, че общата цена на притежание се увеличава, ако бъдат отчетени:

>> ѕоведението на крайните потребители. Ќай-съществената част от стойността на едно PC (например) е свързана със загубите на работно време в случаи, когато потребителите имат нужда от намесата на администратора. ѕримери за такива ситуации са изтриване на системни файлове по невнимание, инсталаци€ на допълнителни (често несвързани с бизнеса) програми, които влизат в конфликт с инсталираните по-рано приложени€, непроизводителни действи€ на крайни€ потребител и т.н.

>> Ќестандартни компютърни конфигурации. ѕовечето организации използват различни модели от различни производители, които са конфигурирани предварително без да се отчита спецификата в дейността на потребител€. ¬ н€какъв момент, възниква необходимост от добав€не или обнов€ване на драйвери и приложени€ и тогава р€зко нарастват и времевите и финансовите загуби.

>> Ќеправилни »“ инвестиции. √решката на повечето фирми е, че разпредел€т »“ бюджета, без да оцен€ват възможните рискове. Ќапример, една успешна вирусна атака може да нанесе щети, за възстанов€ването на които да се пропиле€т гол€ма част от средствата, предвидени за ново оборудване и софтуер.

>> –искове свързани с »“ производителите и доставчиците. ѕри изчислението на TCO този фактор има различно тегло в зависимост от динамиката на развитие на »“ пазара. Ќедостатъчната зрелост на пазара (следствие от ко€то могат да бъдат маркетингови войни, дъмпинг и т.н.) обикновено води до ориентаци€ на потребителите към краткосрочни инвестиционни програми. “ова на свой ред довежда до съкращаване на “второстепенни” разходи (например за сервизно обслужване), до икономии при предпродажбената обработка (евтини компютри асемблирани некачествени компоненти) и т.н.

>> Ќе€сни изисквани€ към проектираната система. ¬ ситуаци€та, при ко€то “възложител€т не знае какво иска, а изпълнител€т не знае какво (не)може” е възможно да се получи грандиозна цена на притежанието. Ќещо повече, организаци€та може да си остане само с цената, без притежанието.

>> —лаба защита на информационната система. Ћошото проектиране на информационната система в този аспект може да доведе до загуба на много време, средства и ресурси. —ред най-често срещаните грешки са: неправилна организаци€ на електрозахранването, липса на мерки за секретност, пропуски в системите за контрол на целостта на данните и за защита от несанкциониран достъп.  ъм тази група могат да се добав€т рисковете от кражба на информаци€ и на техника.

7 начина да намалим разходите за »“

¬сичко споменато до тук дава поне 7 идеи за това как можем да оптимизираме разходите за информационни технологии в компани€та:

1. ƒефинирайте приоритетите

 ои от елементите на TCO са с най-високи стойности във ваши€ »“ бюджет?  ои от т€х най-лесно могат да бъдат намалени? ќпитът показва, че това не са софтуера и хардуера. —редствата, харчени за т€х не превишават 30% от общите »“ разходи (по данни на Interpose). Ќай-много се харчи за заплати на персонала и за управление на компютърни€ парк. ќбаче преди да уволните половината »“ специалисти и да разпродадете техниката за да намалите бро€ на автоматизираните работни места, добре преценете какво сте получили в зам€на на направените разходи.



2. –азбийте различните категории разходи на съставните им части.

Ќе е изключено анализът да покаже, че повече от една трета от работното време на сертифицирани€ системен администратор със заплата 1500 лева, се губи в помощ на крайни€ потребител ’, на който фирмата плаща 350 лева.  акво да се направи в този случай? ясно е, че тр€бва да се из€сни кой от по-малко квалифицираните служители, може да играе рол€та на справочна служба. ѕестете времето на висококвалифицираните сътрудници.

3. јнкетирайте администраторите и потребителите.

“ова е добър метод за оценка на състо€нието на фирмената »“ инфраструктура. јко проучването ви покаже например, че когато потребителите имат проблем, времето за реакци€ е над 15 мин., а в над 30% от случаите се иска възстанов€ване на случайно изтрити файлове, мерките са €сни. Ќеобходимо е обучение за потребителите и ограничаване на правата за достъп до важните данни.


4. ќпределете категориите потребители.

ќсновна грешка е изборът на техника, схеми за обслужване и права на достъп да се прави като се има предвид н€какъв “среден” потребител, какъвто всъщност не съществува. «а да се снижат разходите тр€бва да се определ€т реалните категории потребители и да се осигури това, което им е необходимо. Ќапример:

- —лужители, изпълн€ващи критични за организаци€та задачи и работещи с жизнено важни данни. ¬ тази категори€ са мениджърите от най-високо ниво, финансовите отдели, »“ администраторите. «а т€х тр€бва да се осигури оборудване и услуги от най-високо ниво. ÷ената на техни€ престой е най-висока.

- ћобилни служители. ќбикновено те работ€т със скъпа техника. »зисквани€ за оборудване и услуги – максимални.

- —лужители, ангажирани с обработка на информаци€та. ÷ената на техни€ престой силно варира, но в повечето случаи е висока.

- ќператори, въвеждащи информаци€та. Ќай-малко критичната група потребители от гледна точка време на престой.

«а да се избегнат излишни разходи препоръките за процентното съотношение на различните категории потребители са:

- бро€т на служителите с висока стойност на престо€ не тр€бва да бъде над 25%;

- критично важните данни на локалните твърди дискове не тр€бва да надвишават 10% от общи€ обем на обработваемата от потребител€ информаци€.

5. Ќамалете времето за престой

—поред Interpose цената на престой достига до 16% от общата стойност на притежанието, докато нормално не тр€бва да надвишава 4%. јко загубеното време заради проблеми свързани с работата на техниката и приложени€та се намали дори само с 10-20%, »“ бюджета реализира съществени икономии.

6. –едуцирайте цената на управлението.

“ова може да се постигне с използване на специализиран софтуер, повишаване квалификаци€та на персонала и др.

7. ћинимизирайте разходите за съхран€ване на информаци€та.

ѕроучване на Main Control показва, че създаването на 1MB информаци€ струва $1, а за годишното и съхранение и управление се харчат $8. «а създаване на резервни копи€, архивиране и управление на данните отива 20% от работното време на »“ мениджърите. «а снижаване на разходите се препоръчва автоматизиране на всички процедури по архивиране и възстанов€ване на информаци€та – иначе похарчените средства са до 40% повече и рискът от грешки е по-гол€м. Ќепременно тр€бва да има план за действие в случай на срив, хакерска атака, вирусна зараза. — тези мерки цената за съхранението на 1MB информаци€ се свежда до $3, вместо споменатите $8.

 ќћ≈Ќ“ј–» ќ“  

ѕолезни страници
    «а нас | јудитори€ | –еклама |  онтакти | ќбщи услови€ |
    ƒействителни собственици на насто€щото издание са »во √еоргиев ѕрокопиев и “еодор »ванов «ахов