Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Методология
бр. 10, 2014

5 условия за успеха на ERP внедряването

Компаниите, които са лидери в своите индустрии, обръщат значително внимание на поредица от мерки, които средните и изоставащи организации пропускат. Разликите подсказват къде е скрит ключът към успешния ERP проект

от , 28 октомври 2014 0 2674 прочитания,

Дали внедряването на ERP системата е успешно и в каква степен? Може ли на този въпрос да се отговори обективно? Анализаторите от Aberdeen Group са провели анализ на най-добрите практики в компании с лидерски позиции в различни индустрии и стигат до извода, че съществуват няколко достатъчно точни критерии, по които можем да преценим доколко успешно е реализиран даден ERP проект.

На практика в Aberdeen Group са анализирали агрегирани показатели на изследваните компании, за да определят към какъв клас се отнасят техните резултати – към най-добри, средни или изоставащи за дадена индустрия. Освен че организациите, отнасяни към един и същи клас имат сходни нива на ефективност, те се характеризират и със сходни резултати по параметри в 5 ключови категории:

  1. Процеси – подходи, които се прилагат при изпълнението на ежедневни операции;

    Прочетете още: Модернизацията на ERP – скъпо удоволствие

  2. Организация – основна дейност на предприятието и взаимодействие между заинтересованите от бизнеса лица;

  3. Управление на знанията – поставяне на данните в контекст и предоставяне на информацията на ключови заинтересовани лица;

  4. Технология – избор на подходящи инструменти и ефективно използване на тези инструменти;

  5. Управление на ефективността – т.е. способност на организацията да измерва своите резултати с цел подобряване на начина, по който тя осъществява дейността си.

Тези параметри директно съответстват на ефективността, постигана от компаниите, показват изследванията на анализаторите. Експертите на Aberdeen са анализирали, как най-добрите в своите индустрии компании прилагат в своя полза редица решения и стратегии в сферата на процесите, организацията, управлението на знанията, технологиите и мониторинга на ефективността, за да усъвършенстват процеса на внедряване на ERP. Ето кави са техните изводи.

Процеси

Успешният проект за внедряване на ERP изисква подготовка. Независимо от мащабите на организацията е важно да бъдат определени цели на проекта и да се разработи план за неговата реализация, осигуряващ довеждането на проекта до успешен план.

Този план може да се окаже полезен и за избора на подходяща ERP система. 85% от компаниите, които са лидери в своите индустрии разработват план за реализация на ERP проекта преди избора на системата, докато сред изоставащите това е валидно едва за 40% (таблица1).

Какви дейности допринасят за успеха на ERP внедряването

Таблица 1: Какви дейности допринасят за успеха на ERP внедряването

Организациите, които разработват своите ERP планове отрано, получават възможност детайлно да моделират резултатите от едни или други свои действия и да разработят подробна стратегия „преди да се хвърлят в битката”. Такава подготовка осигурява по-ефективно управление на проекта, дава възможност на организацията да съпостави своите бизнес процеси с „челния опит” и да съгласува тези процеси с избраната ERP.

71% от компаниите, които са лидери в своите индустрии стандартизират бизнес процесите си, така че те да бъдат съгласувани с внедряваната ERP система, докато сред останалите организации този показател е 52% (фиг. 1)

Планиране и реализация на ERP проектите

Фигура 1: Планиране и реализация на ERP проектите; Източник: Aberdeen Group, 2012

Заделяне на ресурси и въвеждане на подобрения

Фигура 2: Заделяне на ресурси и въвеждане на подобрения; Източник: Aberdeen Group, 2012

След като проектът е разработен, а процесите са съгласувани, настъпва време да започне процесът на внедряване на ERP. 59% от компаниите лидери използват стандартни схеми за поетапно внедряване. Растящите компании избират функционалността, която е най-важна за ръста на техния бизнес на дадения етап и внедряват първо нея. Такава стратегия им дава възможност да проследяват резултатите в хода на внедряването и при необходимост да коригират и настройват своя план за проекта.

Когато внедряването е към своя край, трябва да започне обучението на сътрудниците. Не е задължително всички служители да познават цялата достъпна функционалност на ERP системата – обучението трябва да бъде адаптирано по подходящ начин, към ролите на различните групи потребители, като информацията за тях бъде сведена до минимален обем. Така сътрудниците ще могат да се фокусират върху най-важното и ще започнат активно да използват ERP системата. 57% от водещите в своята индустрия организации съобразяват обучението с ролите на служителите, докато за останалите стойността на този показател 45%.

Организация

Организацията на проекта е особено важна, затова от ключово значение е някой да ръководи предприеманите действия и да редуцира неизбежно възникващите неразбирателства и противоречия. Този сътрудник отговаря за резултатите и за това, проектът да бъде завършен в съответствие с приетия за него план. 84% от водещите организации назначават мениджър на ERP проекта, докато едва 58% от изоставащите се придържат към тази добра практика (таблица 1).

В същото време, технология като ERP, която е в състояние да трансформира организацията, изисква привличането на множество роли, които тя засяга. Следователно, мениджърът на проекта трябва да привлича други сътрудници към изпълнението на задачите при ERP внедряването. За тази цел, 74% от най-успешните организации заделят специални ресурси за реализацията на ERP внедряването (например допълнително заплащане за ангажираните в проекта, преразпределяне на служебни ангажименти и т.н.).

Разбира се, ангажирането на сътрудниците е ключова част от процеса на ERP внедряването. За да бъде извлечена максимална полза от новата информационна система потребителите трябва да познават нейните възможности и да са наясно как да ги използват. Демонстрирането на предимствата на ERP системата е добър начин да бъде спечелена тяхната подкрепа.

По-нататък, ако в компанията постъпват нови сътрудници и те не знаят, как да работят ефективно с ERP системата, това ще попречи да бъдат възвърнати инвестициите в информационното решение. Ето защо, 63% от водещите компании (спрямо 27% от останалите) разработват процес за ефективно обучение на нови потребители на ERP системата (фиг. 2).

Известно е, че организациите могат да постигат устойчив ръст само с помощта на постоянно усъвършенстване. С течение на времето става очевидно, че изграденото ERP решение може да бъде подобрено. За да се осигури точна настройка на ERP системата и извличане на максимални предимства от нея, необходимо е да се предвидят вътрешни ресурси за управление на промени, преконфигуриране и потребителски настройки в изграденото решение. 69% от водещите компании изпълняват това изискване, спрямо 58% от останалите.

Управление на знанията

Вече споменахме, че наличието на динамичен план на проекта е необходимо условие за постигане на най-добри резултати. Мениджърите, които отговарят за вземането на решения, могат да реагират на нова информация и да настроят плана за проекта, така че той да отговаря най-добре на потребностите н а организацията. Създаването на стратегически план в случая би било грешка, защото действията, планирани преди началото на проекта, не биха могли да са съгласувани с реалните ситуации в хода на проекта. Не е изненадващо, че 81% от лидерите в своите индустрии (спрямо 60% от останалите компании) използват процес разделен на етапи, при който в плана се внасят уточнения, в продължение на целия процес (фиг. 3).

Промени в плана на проекта и ангажираност на служителите

Фигура 3: Промени в плана на проекта и ангажираност на служителите; Източник: Aberdeen Group, 2012


Улесняване внедряването и развитието на ERP системата

Фигура 4: Улесняване внедряването и развитието на ERP системата;  Източник: Aberdeen Group, 2012

Един от източниците на информация за коригиране на плановете, може да бъде обратната връзка от сътрудниците – те знаят най-добре, каква функционалност е необходима и как ERP системата ще повлияе на ежедневната им работа. 63% от водещите организации (спрямо 31% от останалите) използват данни от обратна връзка при обучението на сътрудници, за да коригират своя план за ERP проекта (фиг. 3).

След внедряването на ERP ключов елемент за постигане на най-добър ефкт от новия софтуер е способността на сътрудниците да използват решението на практика. От тази гледна точка, обучението е най-важният елемент. Но ако сътрудниците не усвояват преподадените уроци, а само си дават вид, че ги разбират, те няма да могат да използват ефективно ERP системата. Решението на проблемите от този тип е програма за сертификация на ERP потребителите – водещите компании прилагат този подход над 3 пъти по-често от останалите (25% спрямо 8%, виж. фиг. 3). Практиката сочи, че сътрудниците преминали програми за сертификация използват ефективно корпоративната ИС. Разбира се, понякога е необходимо знанията да се опресняват. Затова 69% от водещите в своите индустрии компании са подготвили и разпространили материали за обучение по тяхната ERP.

Технология

Има много начини, по които доставчикът може да улесни внедряването на ERP системата. За организациите, които са във фаза на активен ръст и с оглед на това имат нужда от предимствата на ERP ситема във възможно най-кратки срокове, доставчиците са разработили пакети за бързо внедряване, проектирани така, че процесът да бъде максимално ускорен (фиг. 4). Организациите, които са най-добри в своите индустрии използват пакетите за бързо внедряване 3 пъти по-често от останалите (58% спрямо 20%, както се вижда на фигура 4).

Освен използването на пакет за бързо внедряване, съществуват и други начини, по които ERP доставчиците опростяват процеса на внедряване. Така например 62% от водещите компании използват шаблони за внедряване, докато само 28% от изоставащите прилагат този подход (таблица 1). Използването на шаблони (templates) помага да се определи, кои от съществуващите данни ще са необходими, къде трябва да се въвеждат и как ERP системата ще бъде интегрирана с други приложения и бизнес процеси. Шаблоните са полезни както за организации, които внедряват ERP за първи път, така и за компании с ограничени ресурси в сферата на ИТ.

Следва да отбележим и това, че за организациите е важно да продължат сътрудничеството си с доставчика на софтуера и след завършване на внедряването. Възможно е да възникнат проблеми, с които ИТ отделът да не може да се справи със собствени сили. Освен това, доставчикът ще е необходим за да оказва помощ при оптимизацията на внедрената ERP. Проучването на Aberdeen показва, че над 40% от организациите ползват телефонна поддръжка от своя ERP доставчик, осигурявана в режим 24х7.

Управление на ефективността

За да оптимизира ERP системата и обхванатите от нея бизнес процеси, организацията трябва постоянно да проследява ефективността. Ако е взето решение внедряването на ERP да се осъществява на етапи или да се използва подходът на ключовите гранични точки (stage-gate), организацията може да се възползва от уроците, които е научила при измененията в плана на проекта. Показателно е, че 65% от водещите в своите индустрии компании са предвидили процес за ранно предупреждаване при промени в обхвата на ERP проекта, докато това е валидно само за 17% от изоставащите (таблица 1).

Наред с това е важно да се следи способността на сътрудниците да използват ефективно ERP системата - така при необходимост могат да се провеждат допълнителни обучения и да се предоставят подпомагащи материали. 45% от компаниите с лидерски позиции измерват уменията на сътрудниците си в областта на ERP, докато за останалите компании стойността на този показател е едва 11%.

Накрая, но не на последно място, за да бъде извлечена максимална полза от ERP системата, това, което се постига с нея трябва да бъде оценено. В рамките на такава оценка, организацията може да определи тази функционалност, която носи най-голяма полза и да намери начин, да повиши ползите от функционалности, които не се използват правилно или са неправилно настроени. 53% от водещите компании (спрямо 26% от изоставащите) измерват количествени показатели за бизнес ползи, постигнати в резултат от ERP внедряването (таблица 1).

В заключение

Неуспешните проекти за внедряване на ERP системи нанасят на организациите сериозни щети. Сред негативните последици най-често са: превишени разходи, софтуер, който не отговаря на бизнес потребностите и не се използва от служителите. Мерките, препоръчани от Aberdeen в 5-те най-важни области, засягащи реализацията на ERP проекта, са изведени от практиката на успешните компании и несъмнено биха помогнали компанията да извлече максимални ползи от своята ERP система. Разбира се, не е лесно всички тези мерки да бъдат приложени, особено в условията на ограничени ресурси, които са валидни за много български компании. В такава ситуация вниманието трябва да се фокусира, върху 3 фактора с най-важно значение за успеха на ERP внедряването, счита ИТ мениджър със значителен опит в този тип проекти, който в момента работи в средно голяма българска фирма от сферата на услугите. Неговият съвет е: “ (1) Осигурете пълна подкрепа за ERP проекта от страна на всички заинтересовани лица, включително висшето ръководство. (2) Стремете се настройките в системата да са минимални – когато е възможно променяйте своите бизнес процеси, така че да съответстват на ERP системата. (3) Привлечете отговорни изпълнители за внедряването, обучението и по-нататъшното развитие на ERP системата”.

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов