Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Актуални проекти
бр. 5, 2016

Мобилно приложение внася динамика в дейността на ПОК Доверие АД

Новото информационно решение дава възможност на служителите на търговската структура на пенсионноосигурително дружество да работят навсякъде, където е налице 3G свързаност

от , 25 май 2016 0 1850 прочитания,

ПОК "Доверие" АД е първото пенсионноосигурително дружество в България, регистрирано през септември 1994 г. През годините компанията се развива динамично на пазара на осигурителните услуги в България, като днес офисите на компанията наброяват 62, а служителите й достигат 290 човека.

От самото начало на своята дейност ПОК "Доверие" развива ИТ стратегия, фокусирана към изграждането на адекватна инфраструктура, осигуряването на качествено обслужване на клиентите и въвеждането на нови информационни решения, които в максимална степен да отразяват динамиката на бизнеса. През годините в компанията са внедрени ERP сисемата Oracle E-Business Suite и модулът Treasury - инструментариум за управление на паричните потоци, който спомага за вземането на по-ефективни решения при инвестиране на средствата от фондовете. Изградена е CRM система, която улеснява работата на екипа по маркетинг и продажби и дава възможност да се следи неговата ефективност.

Сред най-новите успешно реализирани ИТ проекти в ПОК "Доверие" е внедряването на мобилно приложение за управлението на търговската структура на компанията. През април, мобилното решение, което към момента се използва от 100 служители в пенсионноосигурителното дружество, бе представено пред ИТ мениджъри и експерти по време на 18-ия финансов технологичен форум, организиран от ICT Media.

Мотиви за старта на проекта

През последните месеци в ПОК "Доверие" са назначени доста нови служители – предимно специалисти по продажбите, с което компанията цели да ускори разпространението на предлаганите от нея услуги.

“В пенсионното осигуряване клиентите не идват сами при нас. А в същото време потенциалът на клиентската база е огромен – на практика всеки работещ гражданин на страната би могъл да бъде наш клиент. Така че за да стигнем до нашите клиенти трябва да бъдем изключително активни. Същевременно, за да бъдем ефективни в тази дейност се нуждаем от средство, което (1) ни осигурява цялата информация, която нашите информационни системи съдържат и (2) дава възможност на мениджмънта да има информация за това какво правят служителите. Защото преди 10 години ПОК "Доверие" имаше 30 офиса в страната с по 1-2 служители във всеки от тях, а сега офисите са 62 и ще станат 65 до края на тази година, а служителите в тях ще достигнат близо 200. Това значително усложнява задачата за целенасоченото им управление. Внедрената CRM система позволява такова управление, но досега тя се намираше в офиса, докато служителите от търговския отдел прекарват 70% от работното си време извън офиса”, пояснява Кирил Георгиев, директор “Информационни технологии”, ПОК “Доверие”.

На този фон, в края на 2015 г. в ПОК "Доверие" е взето решение за въвеждане на мобилно приложение, което да даде възможност при увеличен брой служители, интензивното активизиране на дейността към което компанията се стреми, да бъде подкрепено от адекватно средство.

Изискванията

В самото начало на проекта са формулирани няколко задължителни изисквания към изгражданото мобилно решение.

>>Пълно интегриране със съществуващото CRM решение и със системата за администриране на пенсионни фондове - т.е. всичката информация, която е налична в основните системи на дружеството да бъде налична навсякъде.

>> Стабилност и дългосрочност на инвестицията. “Когато служителят снабден с таблет се намира в населено място отдалечено на 200-300 км. от ИТ дирекцията, решението трябва да работи стабилно, да позволява пълен контрол и да не се налага външна намеса, за да може служителят да върши своята работа. Затова всеки компонент на решението трябва да бъде добре обмислен и тестван”, поясни Кирил Георгиев.

>> Възможност за управление на всеки компонент от мобилното решение.

Както ИТ директорът на ПОК “Доверие” отбелязва, таблетите са устройства, които сравнително лесно биха могли да бъдат загубени и често до тях имат достъп много хора, включително деца и ентусиазирани да експериментират тинейджъри, така че е голяма вероятността създадената среда за използване на устройството за служебни задачи да бъде разрушена, независимо дали целенасочено или по невнимание. За предотвратяване на такива ситуации е необходимо да бъдат ограничени несвързаните със служебните задачи функционалности на таблетите и въвеждане на подходящ софтуер за тяхното управление.

>> Съответствие с най-високи стандарти на информационна сигурност. ПОК "Доверие" е сертифицирана по стандарта ISO 27001, което налага при старта на новия проект, рисковете за управление на информацията по отношение на наличност, цялостност и конфиденциалност да бъдат оценени и да бъде осигурено тяхното управление в съответствие с този стандарт.

Кирил Георгиев, директор “Информационни технологии”, ПОК “Доверие”

Реализация

Разработката на мобилното решение е възложена на фирма КомСофт, с която ПОК “Доверие” има дългогодишно и ползотворно партньорство. “Освен че познават нашия бизнес, колегите от КомСофт са реализирали подобно мобилно приложение за европейска компания със сходна дейност, като това решение се използва успешно от над 5000 потребители”, поясни мотивите за избора Кирил Георгиев.

Основни компоненти на решението са клиентско приложение за iOS 9.xx (in-house app), Web услуги на Oracle WebLogic, осигуряващи комуникация с базата данни и софтуерът за управление на мобилни устройства (MDM) Sophos Mobile Control. Крайните потребителски устройства са Apple iPad mini 2 32GB 3G/LTE.

Разработеното приложение включва:

>> Модул за обслужване на продажби, календар на активности, данни за всички работодатели и свързани с тях физически лица

>> Модул за обслужване на клиенти – проверка на членство, статус на заявления, анекси

>> Модул за обслужване на осигурителни посредници.

“След като стартирахме проекта в рамките на 4 месеца доставчикът разработи мобилното приложение, като същевременно ние изграждахме необходимата за решението инфраструктура”, отбеляза ИТ директорът на ПОК “Доверие”.

Основните компоненти

>> Крайните потребителски устройства. Представителите на пенсионноосигурителното дружество обосновават изборът на iPad mini 2 с две основни съображения. На първо място, компанията КомСофт, която реализира решението има изключително богат опит в създаването на приложения за тези устройства. Вторият аргумент в полза на този избор е, че самите устройства се разработват само от един производител, за разлика от устройствата под управление на Android, което осигурява по-голяма последователност в новите версии на операционната система, стабилност и дългосрочна поддръжка на устройствата.

“Едно устройство като iPad Mini 2 с каквото ние стартираме по съображения свързани с цената, не е най-новия модел, но поддържа последните версии на операционната система и със сигурност през следващите 3-4 години няма да има проблем от гледна точка на работата с актуални версии на операционната система, както и от гледна точка на работата на нашето приложение. Apple обръща сериозно внимание на осигуряването на последователност в новите версии и не допуска драматични разлики, които да налагат пълно пренаписване на приложенията”, отбелязва Кирил Георгиев.

"Една от важните бизнес цели, в подкрепа на която бе въведено мобилното решение е налагането на практика за целенасочено предварително планиране, което е много важно за ефективното управление на търговската дейност особено, когато става дума за голяма и разпределена структура"

>> Комуникацията на web услугите с устройството. За да бъдат подсигурени web услугите, в самото мобилно приложение е интегриран сертификат, който се терминира на Web application proxy и реално гарантира, че връзката между устройството и сървърите на ПОК “Доверие” протича по криптиран път. След това Web application proxy пренасочва заявките към сървъра за приложения WebLogic, който управлява web услугите и комуникира с базата данни.

“Накратко, изградихме стандартна трислойна инфраструктура, позволяваща голяма степен на гъвкавост. В бъдеще, ако се вземе такова решение, web услугите могат да бъдат интегрирани с друго мобилно приложение, разработено за платформа различна от тази на Apple – т.е. направеното досега не ни затваря вратите към други платформи”, коментира Георгиев.

>> Софтуерът за управление на мобилните устройства (MDM). ИТ специалистите в ПОК “Доверие” са отделили голямо внимание на избора на MDM софтуера поради важната му роля за цялата инфраструктура.

“На пазара вече се предлагат много MDM продукти. Почти всички големи ИТ доставчици предлагат такъв софтуер, включително IBM, VMware, Microsoft, SAP и др. Ние избрахме да използваме Sophos Mobile Control. Това приложение може би е по-малко познато на българския пазар, но от гледна точка на баланса между цена, функционалност и стабилност абсолютно покри нашите нужди, което установихме след тестове на Sophos Mobile Control и още няколко други продукта”, отбеляза Кирил Георгиев.

Внедреният MDM софтуер позволява да се ограничат всички излишни функционалности на таблетите използвани от служителите на ПОК “Доверие”. Например App Store се премахва, за да не може потребителят сам да инсталира външни приложения. Блокира се възможността да се изтриват приложения, които са инсталирани предварително от ИТ отдела. Потребителят не може да ползва системата на Apple за възпроизвеждане на музика и филми iTunes и не може да променя въведените системни ограничения. В момента, в който профилът на софтуера за управление бъде изтрит (Apple позволява потребителят да има тази възможност) всички данни които са получени от мобилното приложение и са в контейнера на MDM софтуера (файлове, профили за електронна поща или VPN и т.н.) се самоизтриват и устройството се превръща в нормален таблет без никакви конфигурации и данни.

Наред с това, MDM софтуерът осигурява редица други функционалности като отдалечено заключване, управление на пароли (ако потребителят забрави паролата си отдалечено може да установи нова парола), отдалечено инсталиране на нови версии на корпоративното мобилно приложение или на друг необходим софтуер т.н.

>> VPN. Важна част от инфраструктурата осигуряваща работата на мобилното приложение е и изградената VPN за достъп до вътрешен интранет портал, в който са достъпни, различни информационни ресурси, включително ticket система и базата данни с информация за фирми Лакорда, която търговските специалисти на ПОК "Доверие" ползват при подготовката си за срещи с потенциални клиенти.

Научени уроци

По време на реализацията на проекта става ясно, че в България и в цяла Източна Европа Apple не поддържа т.нар. Device Enrollment Program (DEP), която осигурява автоматизиране на разгръщането на мобилни решения и опростява значително настройката на устройствата. Това налага всяко устройство да премине през ръцете на системен администратор, който свързва устройството с MAC компютър и с помощта на софтуера Apple Configurator реализира необходимите настройки за ефективната работа на MDM софтуера, докато Enrollment програмата позволява само по ID на Apple устройствата, те да бъдат директно конфигурирани, веднага щом се свържат с Интернет, независимо дали става дума за таблет, телефон, лаптоп или MAC компютър.

“За съжаление Device Enrollment Program не е достъпна у нас. Надявам се, че скоро това ще се промени. В нашия случай става дума за конфигурирането на 100 устройства, така че неудобствата свързани с ръчното настройване се преживяват, но ако става дума за решение с 1000 устройства липсата на средство за автоматизирано конфигуриране би била съществен проблем”, казва Кирил Георгиев.

Друг извод, който представителите на ПОК “Доверие” споделят е, че след въвеждане на мобилното решение в началото на април е, част от служителите го използват и то доста активно, а други не. “Аз лично съм изненадан, тъй като устройствата са съвременни и с приятелски интуитивен интерфейс, а CRM системата е оптимизирана така че на таблета работи дори по-бързо отколкото на настолен компютър. Но за съжаление има някаква спирачка, която пречи на част от служителите да използват решението. За да преодолеем този проблем, се опитваме да подготвяме все по-подробни презентации и обучения и търсим различни форми за въздействие, така че да накараме всички да използват решението”, споделя ИТ директорът на компанията.

Резултати

Мобилното приложение в ПОК “Доверие” се използва отскоро и все още е рано да бъдат оценени бизнес ползите от неговото въвеждане. С помощта на мобилните устройства информацията за планирани и проведени срещи, както и за резултатите от тях лесно се отразява в CRM системата.

“Служителите, които използват решението са изключително доволни. Проследявайки активностите на потребителите в CRM системата установяваме че значителна част от тях (30-40%) видимо се пренасочиха и извършват дейностите по въвеждане и отчитане в CRM системата не от настолна система, а от таблета. Интересно е и това, че те извършват тези дейности в най-различни часове от деня (предимно в интервала 7:00-22:00), а не само в работно време. Това показва, че мобилното приложение им дава възможност да планират и отчитат своите дейности когато им е удобно. Всъщност една от важните бизнес цели, в подкрепа на която бе въведено мобилното решение е именно налагането на практика за целенасочено предварително планиране, което е много важно за ефективното управление на търговската дейност особено, когато става дума за голяма и разпределена структура. Защото ако един мениджър ръководи екип от 50-60 служители, в рамките на месеца той може да се срещне с всеки от тях, но ако екипът е от 100-150 сътрудници това става невъзможно. Осигурената от CRM системата информация за планирани и проведени срещи и резултатите от тях дава възможност на регионалните и търговски мениджъри да идентифицират ситуациите, които изискват внимание и да се фокусират върху тях”, коментира ИТ директорът на ПОК “Доверие” .

Според Кирил Георгиев, като цяло набелязаните при старта на проекта цели са постигнати, а като допълнителни придобивки потребителите разполагат с мобилна електронна поща, постоянен достъп до интранет предоставяща актуална информация, вътрешни документи и бланки, достъп до допълнителни ресурси на компанията.

“Подобен проект, разбира се е свързан с инвестиции, но реализацията му позволява на търговската структура да работи навсякъде, където има 3G свързаност (или дори и 2G). В допълнение, изградената вече инфраструктура позволява сериозно надграждане оттук нататък”, сподели Кирил Георгиев.

В перспектива

Като следващи стъпки за развитие на новото мобилно решение в ПОК “Доверие” планират разширяване на интеграцията със CRM и системите за администриране на фондове, интегриране на интерактивни презентации, калкулатори и стандартизирани начини за представяне на компанията, внедряване на безхартиени процеси за заявки на материали, заявки за плащане, командировъчни и др.

“Известно е, че стремежът към безхартиени процеси отдавна е налице, но успехите в това отношение не са големи. Все пак наличието на мобилно устройство у всеки служител ни задължава да работим активно за тази цел”, отбеляза в заключение Кирил Георгиев.

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов