Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини ИТ мениджмънт
бр. 11, 2016

40-30-20-10: Правилната формула за управление на времето

С натрупването на задачи и отговорности рано или късно идва момент, когато човек не успява да свърши всичко. Тогава на помощ на ръководителя идват 2 важни умения – за управление на времето и за делегиране на задачи и пълномощия.

от , 28 ноември 2016 0 2741 прочитания,

Сред непосредствените задачи на ИТ ръководителя са не само управлението на ИТ, автоматизацията на бизнес процесите и информиране на бизнес ръководителите по въпроси, свързани с технологиите. Днес ИТ директорът често изпълнява функции на мениджър по човешките ресурси, на оперативен директор, на директор по сигурността и дори на финансист.


Всички тези дейности поглъщат много време и за управлението на ИТ мениджъра разполага с не повече от 50% от работния си ден. Затова хората на ръководни позиции се шегуват, че ако един специалист работи ефективно по 8 часа на ден, той ще стане мениджър и тогава ще може да работи по 12 часа. Всъщност има истина в това, че с натрупването на задачи и отговорности рано или късно идва момент, когато човек не успява да свърши всичко. Тогава на помощ на ръководителя идват 2 важни умения – за управление на времето и за делегиране на задачи и пълномощия.

Всички съвети по винаги актуалната тема за управление на времето се свеждат до това, че трябва да се фокусираме върху най-важното и да не губим време за отвличащи фактори. Проблемът обаче е в това, че е много трудно ясно да се разграничи важното от това, което не е важно. Обикновено имаме списък със задачи, които са важни, но в различна степен. Трябва да се научим правилно да определяме приоритетите им. В статия за Forbes консултантът Джордж Брад предлага правило, което помага времето да се планира разумно.

И така, правилото е 40-30-20-10, което означава, че:

– 40% от вашето време трябва да посветите на най-приоритетната си задача;

– 30% на задачата, която е на второ място по значимост;

– 20% на задачата, която е на трето място по значимост;

.– 10% на всички останали задачи.

По този начин постигате следното:

1) Съсредоточавате се върху своите 3 най-важни задачи.

2) Разпределяте времето си между тях в съответствие със значимостта им.

3) Отделяте малко време (но съвсем малко) на всичко останало.

3-те най-важни задачи

Преди години консултантът Джордж Брад бил назначен за мениджър на екип от 5 души. През първата седмица от работата си на тази позиция той помолил всеки от сътрудниците в неговия екип да формулира своите 3 главни приоритета за следващата седмица. Всеки от колегите на Брад му представил списък с 10-12 задачи.

Джордж Брад се опитал да изключи от списъците някоя задача, но нямал успех. Все пак той успял да убеди колегите си да откроят 3-те задачи, които трябва да бъдат начело в списъка.

През следващата седмица Брад попитал сътрудниците си как са се справили със своите 3 приоритетни задачи. Всички били изпълнили по една или две от приоритетните си задачи. Никой не бил успял да завърши работата си и по трите. И всички обяснявали, че е трябвало да работят и по другите ангажименти в своя списък.

Джордж Брад обаче не се интересувал от това. Той държал да знае в каква степен сътрудниците от екипа са решили 3-те най-приоритетни за тях задачи.

След няколко седмици сътрудниците започнали да идват на срещите, носейки списъци само с 3 точки – те осъзнали, че Брад така или иначе няма да обсъжда останалите въпроси. В резултат вместо 5-имата служители да планират общо около 50 задачи и да успяват да завършат работата по не повече от 10 от тях в рамките на седмица, те започнали да изпълняват успешно по 15 значими задачи на седмица.

Изводът: Фокусирането носи реални резултати.

Как да подредим 3-те главни приоритета?

Правилото 40-30-20-10 гласи, че на най-важната задача трябва да посветим двойно повече време, отколкото на третата по важност. Както се казва, “всички са създадени равни, но някои са по-равни от останалите”. В общия случай най-приоритетната ви задача е тази, която осигурява най-важния резултат в сравнение с всичко друго, което правите. Най-приоритетната ви задача неслучайно е начело в списъка на това, което трябва да свършите. Важно е обаче тя да се превърне от теоретически важна в практически значима, затова инвестирайте в нея своето време.


Всичко останало

Сметката е проста – ако 90% от вашето време бъде изразходвано за 3-те най-важни задачи, за всичко останало ще останат само 10%. Тук са важни два момента.

Първо, това все пак са 10% от времето ви. Не е реално да работите само по три главни задачи. Винаги се появяват някакви относително неважни личности (например вашият шеф и някой крупен клиент), които искат да обърнете внимание на неща, които са важни за тях. Разбира се, трябва да се съобразите с това. В идеалния случай това, което е важно за тях, е вписано и във вашия списък с приоритети, но и да не е така, пак трябва да отделите някакво време, за да реагирате на техните искания. Ако не, тези не толкова важни искания ще отнемат от времето ви за много важни неща – например за сън.

На второ място, става дума само за 10% от времето ви. Ако работите по 10 часа на ден, значи за задачи с номера от 4 до 40 във вашия списък следва да отделяте не повече от 1 час. Ще се справите, ако успеете правилно да делегирате всякакви административни и други отвличащи вниманието задачи, така че непременно овладейте изкуството на делегирането.

Истинският лидер делегира всичко, което може да бъде делегирано, обгражда се с хора, по-добри от него, като им дава доверие и власт да вземат решения, да успеят и да се провалят, да бъдат отговорни както за добрите, така и за лошите резултати.

Както гласи една известна крилата фраза: “Най-великият лидер не е задължително този, който прави най-великите неща. Той е този, който кара хората да правят най-великите неща.”



Източник: “The 40-30-20-10 Rule Of Time Management”, George Bradt, Forbes, November 2015

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов