Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Коментари
бр. 4, 2017

Написахте ли си домашното?

от , 21 април 2017 0 700 прочитания,

Успешното внедряване на каквато и да е система за управление на бизнеса изисква сериозна предварителна подготовка

Рамона Червенкова, CGEIT, CRISC

Често казват, че да се внедри приложен продукт или система, подпомагащи управлението на бизнеса или операциите в определени области на дейност, е трудно, скъпо и едва ли не безкрайно начинание. Казват също, че това предизвиква много неудобства, неясноти и проблеми, а в резултат нерядко се стига до неудовлетвореност или дори до разочарование. В такъв случай вината като правило се търси в качествата на продукта, уменията на консултантите по внедряването или в липсата на подготвени служители, които да работят с внедрения софтуер.

Всичко това може и да се окаже вярно, но преди да се търси вина и всъщност далеч преди да се мисли за използването на приложен продукт или система, първо трябва „да си напишем домашното“, което означава да се извърши сериозна подготовка като се отговори на редица съществени въпроси. Тези въпроси са свързани от една страна с приложимостта на самата инициатива по въвеждане на приложен софтуер за нуждите на бизнеса и от друга, с конкретните изисквания към неговите характеристики и начина на внедряването и използването му. Ето някои от по-важните от тях.

Какви са целите

Идентифицирането на необходимост от използване на приложен софтуер е нелека и понякога нееднозначна задача. Такава необходимост трябва да бъде породена от обективни фактори и да бъде подкрепена от солидна обосновка за да бъде определена като действителна. В никакъв случай обосновката не бива да почива само върху възхвалите на търговеца на някой приложен продукт/или система или просто на дочуто чуждо мнение за такъв софтуер.

Стартирането на всяка инициатива за използване на приложен софтуер за нуждите на бизнеса трябва да се предхожда от сериозен анализ и оценка на слабостите в изпълнението на един или повече бизнес процеси, в начина на изпълнение или в информационната обезпеченост за една или повече дейности от дадения бизнес. Ако бъдат открити такива слабости или пропуски, те могат да бъдат от различно естество - неефективност, преразход на ресурси, неподходяща отчетност и т.н. В резултат на тях бизнесът може да търпи едни или други преки/непреки загуби, които трябва да бъдат оценени финансово по време на анализа.

Когато резултатите от анализа и оценката показват, че тези слабости са значителни и могат да бъдат отстранени или ограничени като се осигури по-добра подкрепа на изпълнението на бизнес процесите (оперативни, управленски, контролни) чрез използването на приложен софтуер, стартирането на инициативата може да има смисъл.

Друга основателна причина да се прибегне до използването на приложен софтуер е наличието на потенциал чрез него да бъдат създавани нови възможности за развитие на бизнеса, особено при индустрии, които са силно зависими от използването на ИТ. Такива възможности може да са свързани с предлагане на нови продукти/услуги за клиенти, увеличаване на обема/обхвата на бизнеса, повишаване на ефективността чрез автоматизиране на процесите, намаляване на използваните ресурси, подобряване на отчетността и управлението, или със създаване на други предпоставки, които дават конкурентни предимства на бизнеса.

Не на последно място са и причините, породени от промените в регулацията на самия бизнес или в други законови изисквания в страната, желанието да се внедри стандарт за качество, желанието да се постигне съответствие с установени добри бизнес практики, или пък необходимостта от извършване на организационни промени, породени от преструктуриране, разрастване, сливане, придобиване и т.н.

Каквито и да са установените причини, при всички случаи на тяхна база още в самото начало е нужно да бъдат дефинирани конкретните цели на инициативата както и очаквания размер на ползите за бизнеса при тяхното постигане. Това означава да бъдат определени и приоретизирани потенциалните ползи от внедряването на приложен софтуер такива като подобряване на планирането на дейността, повишаване на оперативната ефективност, намаляване на използваните ресурси (материални и човешки), подобряване на информационната обезпеченост на управлението и контрола, осигуряване на съответствие с изисквания и регулации и т.н. За целта е необходимо основните дефинирани ползи да бъдат финансово измерими, а ако има и неизмерими, те да бъдат достатъчно прецизно формулирани, така че да бъде възможно ефектът от тях да бъде също финансово претеглен. Така очакваните ползи могат да бъдат измерени обективно и значимостта на целите да бъде доказана еднозначно.

Какъв е обхвата

Определянето на целите е тясно свързано и с определяне на обхвата на инициативата. За да се вземе решение каква част от дейността да бъде подкрепена чрез използване на приложен софтуер, трябва да се оцени не само съотношението на очакваните финансови ползи към очакваните разходи за ресурсите, които ще бъдат вложени за всяка отделна област на дейност или бизнес процес, които са свързани с вече определените цели, но и общия очакван ефект от тази инициатива за развитието на бизнеса като цяло. От една страна тук трябва да бъдат разгледани очакваните преки финансови инвестиции за закупуване, внедряване и използване на ИТ средства, инвестициите за обучение и необходимото време за участие на служителите в инициативата, ресурсите необходими за извършване на промени в организацията и бизнес процесите и др. От друга страна трябва да бъдат оценени очакваните ползи от повишена ефективност по области на дейност и общо за подобряване на конкурентоспособността на бизнеса. На базата на тези оценки трябва да се определи кои да бъдат конкретните области от дейност и/или бизнес процеси, които е икономически и/или регулаторно обосновано да бъдат засегнати от инициативата, както и начина, по който те ще бъдат включвани в процеса на нейната реализация (паралелно или в определена последователност).

При извършването на всички тези подготвителни действия е необходимо да бъдат отчетени спецификата на бизнеса/дейността/процеса, използваната схема на организация, приетата бизнес стратегия, състоянието на готовност на бизнес процесите за моделиране в приложния софтуер, дефинираните бизнес правила, наличието/липсата на необходими ресурси (инфраструктура, ИТ, подготвени служители, които ще имат възможност да участват при избора и внедряването на продукта/системата, възможност за осигуряване на бюджет и пр.), както и очакваните промени във всички тях в средносрочен план.

Не на последно място, трябва да се проучат и изискванията на добрите практики в засегнатите от инициативата области на бизнеса и на съществуващите за тях стандарти.

Какви са ограниченията

Преди да завърши оценката за приложимост на самата инициатива за използване на приложен софтуер за нуждите на бизнеса и да започне оценката на изискванията към продукта/системата, трябва да бъдат оценени още ограниченията, произтичащи от нуждите за съвместимост както и от действащите регулации на бизнеса. Тези ограничения могат да имат бизнес или друг (общ) характер.

Проверката за функционална съвместимост на бъдещия продукт/система с другите, вече използвани, продукти/системи на този етап се отнася до съвместимостта им с целите и изискванията на бизнеса. Това означава, че не трябва да се допуска да има препокриване/липси или противоречие във функциите на продуктите/системите използвани при изпълнението на бизнес процесите и/или при прилагането на приетите бизнес правила след въвеждането на новия софтуер.

Същевременно с въвеждането на нужния приложен софтуер не бива да се нарушават вътрешни или външни регулации, внедрени стандарти или възприети добри практики, което изисква още на този етап да бъде определено влиянието на всички приложими такива върху избора и начина на използване на бъдещия приложен продукт/система.

Ограниченията от общ характер при избора и внедряването на приложен продукт или система трябва също да бъдат идентифицирани в самото начало на инициативата за да се предотвратят евентуални изненади при нейното изпълнение по-късно. Възможните такива трябва да се търсят в различни направления като:

  • Териториално разпределение и направления на бизнеса

  • Ниво на бизнес подготовката на бъдещите потребители на софтуера

  • Технологична съвместимост с текущо използваните ИТ и изисквания за интеграция

  • Планирано въвеждане на иновации в използваните ИТ

  • Изисквания за информационна сигурност

  • Изисквания за администриране и поддръжка

  • Изисквания към ИТ подготовката на потребители и администратори

  • Изисквания към начините за финансиране на внедряването, използването и развитието

  • Действащи вътрешни стратегии, политики и правила в ИТ и др.

Как трябва да работи системата

Това е един от системно подценяваните въпроси, когато се избира и внедрява приложен продукт. Липсата на ясни критерии за това как очакваме да работи и какво очакваме да получим от използването на приложния софтуер е най-честата причина за разочарования и недоволства впоследствие. Тук не става дума за очаквания „по принцип“, породени от рекламни послания, разкази, които сме чули от потребители или това, което си представяме, че ще бъде резултата от инициативата, а за точни и конкретни разбирания за това как по същество работи един приложен софтуер, какво може и какво не може да прави и до колко искаме да използваме или не заложените при проектирането му бизнес практики.

При това, проблемът не се свежда просто до това „Ако не сме наясно какво конкретно искаме да получим, как ще разберем дали сме го получили?“, а се свежда до това „Какво и как искаме да използваме за да осигурим реални ползи за бизнеса си?“.

Критериите за приложимост на един софтуер, който ще бъде използван от хората на бизнеса, трябва да се формулират в най-голяма степен (поне 90%) именно от тези хора. Останалите общи критерии са в компетенциите на специалистите по информационна сигурност и информационни технологии.

Бизнес критериите трябва да включват детайлно определени необходими функции на приложния софтуер по отношение на бизнес процесите, свързани с операции, отчетност, управление и контрол, както и всички изисквания към потребителския интерфейс и работните езици, генерираните документи и съответствието на функциите с действащите регулации. За да могат да бъдат формулирани такива критерии е необходимо да са налични ясно дефинирани:

  • Бизнес процеси – засегнатите от инициативата и свързаните с тях (оперативни, управленски, контролни) на ниво бизнес действия

  • Бизнес правила – финансови, бюджетни, контролни, за планиране, за разработване на продукти/услуги, за доставки, за продажби, за управление на запасите и човешките ресурси и др.

  • Документи - от вътрешния и външния поток на документооборот (електронни, хартиени), в т.ч. финансови, логистични, управленски, контролни и други, както и оперативни и управленски справки и отчети

  • Правила за управление – бизнес структура, нива, права и отговорности

  • Правила за отчетност - оперативна, управленска

  • Правила за контрол – вътрешни контроли, нива на риска, сигурност

  • Организационна структура и длъжностни нива

Липсата на пълнота в тези общи за бизнеса дефиниции може да бъде запълнена на този етап чрез тяхното създаване преди стартиране на инициативата или в най-лошия случай, да бъде компенсирана, от тяхното прогнозиране чрез описание на общите насоки и визията за създаването им. Ако такива дефиниции напълно или в по-голямата си част липсват, стартирането на инициатива за използване на приложен софтуер най-вероятно ще се окаже преждевременно и няма да донесе очакваните ползи в очакваните срокове.

Не по-малко важен е и въпросът да има създадена ясно определена визия за това каква е нагласата за извършване на промени в начина на работа или в организацията на бизнеса след внедряването на софтуера, тъй като въвеждането на промени в бизнес процесите така или иначе е неизбежно дори и само заради факта на неговото използване. Тук от особено съществено значение е да бъде взето решението дали с използването на приложния софтуер ще се усъвършенстват прилаганите към момента бизнес практики или ще се пази статуквото.

Ако бизнесът вече се ръководи от внедрените най-добри практики, трябва да се търси приложен софтуер, който позволява тяхното прилагане. В повечето случаи, обаче, използването на добри практики не е безспорен факт и изискванията при подбора на софтуер е добре да бъдат насочени към намиране на такъв, който да подпомага внедряването им паралелно с внедряването на самия софтуер.

Промените в организацията на бизнеса може също да са необходими ако паралелно с внедряване на приложния софтуер ще бъде извършено преструктуриране на бизнес процесите ли ако дадения софтуер може да подобри сигурността и контрола на достъпа до информация.

Очакванията за нуждата от извършване на всички тези промени трябва да са ясни още на етапа на подготовката. Изискванията към софтуера, свързани с тези и всички други планирани бъдещи административни или бизнес промени следва да се оценят предварително и да бъдат отразени в бизнес критериите.

Общите критерии трябва да се формулират на базата на оценка на изискванията за използвани ресурси, за администриране, за поддръжка и развитие, за сигурност на информацията, както и на специфичните особености на бизнеса. Подготовката тук трябва да включва преглед на процесите по управление на ИТ, правилата за информационна сигурност, възможностите за възстановяване при криза, наличните информационни масиви, наличната ИТ среда (помещения, ИТ средства и комуникации), визията за развитие на информационните технологии, нивото на подготовка на ИТ специалистите.

Важните решения, които трябва да се вземат след този преглед и да бъдат включени в критериите са свързани с това:

  • Какъв да е типа на софтуера - клиент-сървър, web-базиран и пр.

  • Къде да се изпълнява и лицензира софтуера - локално, в облак, SaaS, групови/поименни пълни/частични лицензи и т.н.

  • Как ще се администрира, поддържа и развива софтуера – от клиента, от доставчика, от други

  • Какви са функционалните изисквания за администриране на софтуера и информацията

  • Какви са изискванията за сигурност на информацията – достъп, достоверност, цялост, поверителност, възстановяване и др.

  • Какви са изискванията за работоспособност - бързодействие, безотказност, ефективност и т.н.

  • Какви са технологичните изисквания за хардуер и мрежи

  • Какви са изискванията за изграждане на интерфейси с други приложни/технологични продукти

В допълнение на база на взетите решения за изисквания към софтуера следва да се оцени и каква е необходимостта от придобиване на нови технологични средства, извършване на промени в ИТ средата и повишаване квалификацията и/или назначаване на нови служители в ИТ.

Кой ще го използва

Подготовката за използване на приложен софтуер не може да бъде завършена напълно ако не е ясно кой и по какъв начин ще участва при внедряването му, а след това ще го използва и администрира. Това означава, че е необходимо като минимум ясно да се определи:

  • Какви групи ръководители и служители ще бъдат засегнати от инициативата по време на процеса по нейното изпълнение и след нейното завършване

  • Какви групи от потребителите как ще използват софтуера: за работа (само четене, само въвеждане на данни или и двете) или за администриране.

На този етап трябва да бъде определен и ръководителя на проекта по избор/разработка и внедряване на приложния софтуер и отговорниците по качество на изпълнение и по информационна сигурност за проекта и за внедрения софтуер.

В заключение

От всичко казано до тук става ясно, че изпълнението на подготвителната фаза преди стартиране на инициатива за внедряване на приложен софтуер за нуждите на бизнеса изисква много време и усилия и сама по себе си трябва да бъде адекватно обезпечена с ресурси (финансови, човешки и др.). Добре е тази фаза също да има определен ръководител и действията по нея да се ползват от разбирането и подкрепата на ръководството не по-малко отколкото тези в самия процес на реализация след това.

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов