Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Управлявани услуги
бр. 5, 2017

6 въпроса към вашия доставчик на управлявани печатни услуги

от , 23 май 2017 0 561 прочитания,


Избирайки Managed Print Service доставчик, компаниите трябва да отчитат няколко ключови съображения

Поддръжката на инфраструктурата за печат е рутинна услуга, но и източник на постоянни проблеми за ИТ отделите. За повечето компании, печатът не осигурява конкурентни предимства. По-правилно е тази сфера да се разглежда като обширно поле за оптимизация, като възможност да бъдат освободени ресурси за по-значими проекти. Това са основните аргументи в полза на тезата за целесъобразността от преминаване към модела (Managed Print Service, MPS) – т.е. предаване на аутсорсинг на всички процеси, свързани с печата.

Вече от години все повече компании се ориентират към такъв вариант на осигуряване на печатните услуги в своите офиси и практиката сочи, че използващите управлявани печатни услуги отчитат редица ползи. Но всяка организация, която се ориентира към въвеждане на MPS първо трябва да избере подходящ доставчик на такива услуги, а за целта е препоръчително да си отговори на следните въпроси:

1: Защо се ориентирате към управлявани печатни услуги? Каква е вашата дефиниция за успеха на такъв проект и как ще измервате резултатите?

Помислете дали вашата MPS стратегия е базирана на “отбранителен” подход, насочен към намаляване на разходите, или е породена от многостранни съображения, от типа на намаляване на отрицателни въздействия върху околната среда, интегриране на операциите на наскоро придобити бизнес подразделения, преминаване към гъвкав бизнес модел с клонова мрежа или подготовка за експанзия на нови пазари?

Бизнес съображенията, които са в основата на вашата стратегия трябва да определят вашата дефиниция за успешен преход към управлявани печатни услуги и метриките за измерване на резултатите. Изяснете доколко вашият доставчик е готов да приеме подобни метрики, базирани на представянето?

2: Смислени ли са моделите за плащане и споразумението за ниво на услугите (SLA) от гледна точка на вашия бизнес?

SLA може да осигури прозрачност и да гарантира постигането на бизнес целите, но само ако това споразумение е подготвено така, че да има смисъл за вашия бизнес. Отстраняване на повреда в принтер в рамките на един работен ден може да има смисъл в среда, в която е критично важно печатът да се изпълнява незабавно и в която няма резервни устройства. Но няма смисъл да плащате за такава експресна услуга ако може да се осигури резервен вариант за отпечатване при повреда в дадено устройство.

Повечето договори за управлявани печатни услуги са базирани на модела “цена на страница”. В тези случаи, задължение на потребителя е да предвиди обемите на печат и да преговаря в съответствие с тях. Възможно е да се уговори плащане по алтернативни модели, като “цена на база брой работни места” съпроводена с такси за поддръжка. Изяснете доколко вашият доставчик е готов да приспособи своя модел на ценообразуване към вашия бизнес.

3: Какво е специфично за вашия бизнес?

Няма еднакви компании и няма организации с идентични изисквания към печата и дигиталните изображения. Специфичните изисквания на компаниите в тези направления се определят от самата природа на техния бизнес. Ето какви са някои от най-важните съображения, влияещи на корпоративния профил по отношение на печата и на предизвикателствата, които ще срещтне вашият доставчик на управлявани печатни услуги:

Какъв обем от документи се отпечатва?

Какъв обем от документи е за вътрешни цели и какъв – за клиентите?

С каква честота и регулярност се отпечатват документите в компанията? Има ли ясно изразени тенденции за по-интензивен печат в определени периоди и т.н.?

Каква част от документите са поверителни или с ограничен достъп?

Необходимо ли е вашата организация да спазва някакви нормативни изисквания за съвместимост с процедури за защита на данните по отношение на печатни материали?

Разполага ли вашата организация с клонова мрежа, работят ли вашите служители от други офиси, от вкъщи, от офисите на клиенти и партньори?

В действителност, за повечето организации е изключително трудно да оценят обема на печат, генериран от техните служители, да не говорим за оценяване на общите разходи за консумативи, печатно оборудване и неговата поддръжка. Изяснете дали доставчикът на печатни услуги, който разглеждате като ваш бъдещ партньор предлага подробна процедура за одит и оценяване на вашите изисквания или прилага една и съща обща формула печат/разходи при всичките си клиенти.

4: Какъв е вашият профил по отношение на печата – 3% или 103%?

Мастилниците и тонерите са важен компонент, когато се оценяват разходите за печат, затова е от значение да се анализира какъв тип документи отпечатват вашите служители. Разликата от гледна точка на консумативи и цена може да бъде доста значителна. Например мастилото, необходимо за типично писмо или записка, отнечатани в черно и бяло покрива 3-5% от цялата страница, докато този показател може да достигне 100%, когато се отпечатва страница от PowerPoint или дори повче при цветен печат. Освен това, марката и модела на принтера също могат да повлияят сериозно на цената за отпечатване на страница.

Уверете се, че сте оценили вашия корпоративен профил за печат преди да преминете към даден модел за плащане – например “цена на страница”. Няма нужда да плащате за 100% изразходване на тонер, отнесено към даден тип принтер, ако повечето заявки за печат са писма и бележки, които се печатат на други, по-евтини платформи за печат.

5: Доколко договорът е гъвкав и мащабируем?

Дали договорените и отразени в SLA през миналата година условия ще бъдат адекватни и в бъдеще? Какви условия за непредвидени фактори са включени, за да приспособят договора с доставчика към развитието на вашия бизнес модел, сливания, придобивания, експанзия в чужбина, въвеждане на нови услуги и гъвкави модели на работа? За да бъде успешен вашият преход към управлявани печатни услуги, трябва да имате предвид тези съображения. Уважаваните MSP доставчици също ги отчитат.

6: Какви са възможностите за интеграция?

Преминавайки към управлявани печатни услуги една компания поиска от своя доставчик да осигури поддръжката на 4000 различни приложения, базирани на 5 операционни системи и работещи в отдалечени офиси. Повечето от тези приложения изискваха специфични драйвери за изпълнение на печат и дигитални изображения. Ситуацията се усложняваше допълнително от това, че организацията развиваше своята дейност в банковия сектор, където сигурността и съвместимостта са основни приоритети.

Всъщност подобни ситуации не са рядкост. Вашият доставчик на печатни услуги би трябвало да бъде в състояние да осигури всички аспекти на процеса на печат и създаване на дигитални изображения – от интеграция на приложенията в инфраструктурата за печат, до осигуряване на индивидуален достъп за потребителите.

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов