Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини ИТ мениджмънт
бр. 6, 2017

Как да избегнем безкрайните съвещания

Добрите мениджъри провеждат ефективни и резултатни съвещания, но само най-изявените лидери създават среда, в която всеки член на екипа разбира разликата между полезна среща и напразна загуба на време

от , 20 юни 2017 0 572 прочитания,


Липсата на комуникация в много случаи е основна причина за провала на даден проект. Но и прекалените дискусии крият опасности – те могат буквално да “глътнат” времето, което е необходимо за реализация на обсъждания замисъл, а и на много други инициативи.

Съвещанията наистина могат да се окажат голямо изпитание. Според проучване, проведено от компанията Microsoft, те отнемат на един служител средно 5,6 часа всяка седмица, а при това 71% от участниците в такива срещи ги считат за чиста загуба на време.

Всъщност самите съвещания не са проблем. Проблемът е в това кой и как ги провежда. Следващите няколко правила помагат да се справим с безкрайните съвещания.

Започвайте навреме

Нали няма да ви мине и през ум да се явите на изпит 15 минути след определения час? Не бихте закъснели и за самолета - защото ако закъснеете, просто няма да пътувате. Няма да закъснеете и когато се явявате на интервю за работа. И все пак много хора са си взели изпитите, успели са да хванат самолета и да получат желаната работа, а заставят колегите си да ги чакат. Един компетентен мениджър не трябва да допуска това.

Поставяйте ясни цели

Съвещанията ще станат по-ефективни, ако всички участници в тях предварително са си отговорили на няколко основни въпроса. Защо присъствам на това съвещание? Кой се нуждае от моето присъствие? Кога ще приключи срещата? Как бихме могли да оценим нейната ефективност?

Поканете само тези, които могат да бъдат полезни

Когато през април 2011 г. Лари Пейдж отново пое ръководството на Google, след като на този пост в продължение на 10 години бе Ерик Шмид, се носеше слух, че първото нещо, което направил, било да изпрати имейл до всички в компанията, за да обясни как съвещанията и срещите да се провеждат по-ефективно – така, както те се провеждат в “гладен стартъп”, а не както в 30-хилядна компания. Едно от правилата на Лари Пейдж е, че на съвещание не трябва да присъстват повече от 10 души. Когато участниците са прекалено много, дискусията се отклонява от основната тема. Второ важно правило, което спазват в Google, е, че всеки участник трябва да допринася, иначе не би трябвало да присъства.

Подгответе се

Съставете план за въпросите, които трябва да бъдат обсъдени. Най-важните от тях позиционирайте най-напред.

Запознайте поканените на съвещанието с дневния ред или с друга уводна информация предварително. Осведомете ги къде ще се провежда съвещанието, колко време е необходимо, за да се стигне дотам, какви допълнителни документи, данни и т.н. биха били полезни.

Бъдете концентрирани

Като начало изключете звука на мобилния си телефон. Въведете практиката по време на обсъжданията да не се отговаря на обаждания (освен ако съвещанието не се провежда в момент на някаква необичайна ситуация, която би изисквала незабавна реакция). За нарушаването на това правило бихте могли да регламентирате "глоба", а събраните по този начин средства да се насочват за благотворителност. Ако съвещанията се провеждат без ненужни прекъсвания, те ще траят кратко и след приключването им ще можете да върнете обажданията.

Ако не се предвижда обсъждане на много въпроси и изразяване на мнение от много участници, по-добре е да дискутирате "на крак", а не седнали - това помага да се избегне излишното многословие.

Ангажирайте всички

Водете съвещанието така, че в обсъжданията да участват всички поканени. Вежливо прекъсвайте разговори, които участниците водят помежду си.

Използвайте визуална комуникация

Над 80% от информацията се възприема визуално. Според психолозите общуването между хората се осъществява предимно чрез езика на тялото, след това чрез интонацията и в най-малка степен чрез речта. Подавайте и разчитайте визуални сигнали. Използвайте изображения, за да представите мисълта си и да привлечете вниманието към своето послание, вместо многословно да обяснявате своите идеи.

Решавайте проблемите

Ако всичко е наред, защо провеждате съвещание? В идеалния случай съвещанията трябва да помагат за решаването на проблеми. Ако има ясна цел и е идентифициран проблемът, който трябва да бъде решен, съвещанието може да приключи или когато се намери решение, или когато стане ясно какво трябва да се прави, за да се намери решение.

Следвайте добри практики

Например в съответствие с методите, прилагани в Toyota, по възможност провеждайте съвещанието там, където е възникнал проблемът, който трябва да бъде решен. Това ще направи обсъждането по-нагледно, ще даде възможност в дискусията да бъдат въвлечени именно хората, които имат отношение по въпроса, и ще осигури директен достъп до фактите.

Завършвайте навреме

Обявете предварително времето за приключване на срещата и спазете този час. Съответно по време на съвещанието спазвайте дневния ред и времето, предвидено за обсъждане на отделните теми. Това е важно, за да изпълните успешно и другите си задачи.

Обобщавайте

В края на срещата направете резюме. Убедете се, че всички участници са съгласни с изводите. Разпределете задачите. Формулирайте ясно кой какво трябва да направи и в какъв срок. След това изпратете на участниците e-mail с основните изводи и задачи.

В заключение

Според един много успешен изпълнителен директор на голяма японска компания трите най-вредни практики при провеждането на съвещания са:

* Провежда се среща, но няма обсъждане.

* Обсъжда се, но не се вземат решения.

* Вземат се решения, но не се предприемат действия.

Избягвайте тези грешки и спазвайте изброените правила - така ще повишите значително ефективността на съвещанията във вашата компания. Не забравяйте, че добрите мениджъри провеждат ефективни и резултатни съвещания, а най-изявените лидери създават среда, в която всеки член на екипа разбира разликата между полезна среща и напразна загуба на време и ресурси. Те обучават своите екипи и дават възможност на всеки сътрудник да се научи да структурира и провежда ефективни срещи с последваща обратна връзка.

КОМЕНТАРИ ОТ  

КОМЕНТАРИ

Трябва да сте регистриран потребител, за да коментирате статията
"Как да избегнем безкрайните съвещания"



    

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов