Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Технологии и концепции
бр. 10, 2017

Наръчник за ERP

от , 19 октомври 2017 0 319 прочитания,

Интегрираната система за управление на бизнеса или както още се нарича - планиране на фирмените ресурси (ERP или Enterprise resource planning) не отговаря вече на името си. Забравете планирането, а също и за ресурсите (един остаряващ термин), но запомнете „фирмен“. Това е същинската амбиция на ERP. Тя се опитва да интегрира всички отдели и функции в една компания в единна система, която да обслужва специфичните нужди на всеки един от тези отдели.

ERP системата включва в себе си софтуерни модули от различни отдели (финансов, човешки ресурси, управление на складове) в единна, интегрирана софтуерна програма, която използва единна база данни, за да могат различните отдели лесно да споделят информация и да си сътрудничат.

Не е лесна задача да се създаде програма, която да обслужва нуждите на всички отдели, всеки от които има собствена софтуерна система, оптимизирана за спецификата на неговата работа. Но интегрираният подход има огромна възвръщаемост, ако компаниите инсталират софтуера правилно.


Наръчник за ERP


Какво е ERP

ERP премахва старите самостоятелни компютърни системи на различните отдели и ги замества с единна програма, разделена на модули, които грубо наподобяват старите самостоятелни системи. Финанси, производство и складова база си получават пак собствен софтуер, само че сега те са свързани така, че служител от отдел Финанси да може да погледне в раздела на склада дали дадена поръчка е изпратена. Повечето ERP системи са достатъчно гъвкави, за да ви позволят инсталирането на отделни модули, без да се налага закупуването на целия пакет. Много компании, например, внедряват частта финанси или човешки ресурси и оставят останалата функционалност за по-натам.

Как ERP може да подобри ефективността на бизнеса

Основната идея на ERP е да подобри начина, по който компанията взима поръчките и ги обработва до фактуриране и реални приходи, или иначе казано да подобри „процеса на изпълнение на поръчката“. Затова ERP често е наричана бек-офис система. Тя не засяга процеса на продажба (въпреки че повечето ERP доставчици предлагат CRM софтуер или придобиват самостоятелни CRM доставчици, които да го правят). По-скоро ERP взема една поръчка и предлага софтуерна карта за автоматизиране на стъпките по пътя на нейното изпълнение. Когато продавачът вкара клиентската поръчка в ERP системата, той има всичката необходима информация да извърши поръчката (например, кредитният рейтинг на купувача и историята на неговите поръчки във финансовия модул, наличностите от складовия модул и транспортния график от логистичния модул). Съответно, всички отдели виждат тази информация и могат да я обновяват.

Това поне е мечтаната ERP система. Действителността е доста по-жестока.

5 причини за внедряване на ERP

  • Интегриране на финансова информация — Когато изпълнителният директор се опитва да осмисли цялостната дейност на компанията, може да се сблъска с различни версии на истината. Финансовият отдел борави със собствен набор от цифри за проходите, отдел продажби има друга версия, а различните бизнес единици могат да имат своя собствена интерпретация за приноса си в бюджета на компанията. ERP създава единна версия, която не може да се оспорва от никой, защото всички използват една и съща система.

  • Интегриране на информация за поръчките — ERP системите могат да се превърнат в мястото, където клиентската поръчка „живее“ от момента на получаването й от търговеца до натоварването й на камиона и изпращането на фактура от финансовия отдел. Когато тази информация е в единна софтуерна система вместо в разпръснати по отделите различни приложения, които не комуникират помежду си, компаниите могат лесно да проследяват поръчките и да координират производство, наличности и доставки на различни локации по едно и също време.

  • Стандартизиране и ускоряване на производството – Производствените компании, особено тези с апетит към сливания и поглъщания, често научават, че различните бизнес отдели правят едно и също, използвайки различни методи и компютърни системи. ERP предлага стандартизирани методи за автоматизация на някои от етапите в производствения процес. Стандартизирането на тези процеси и използването на единна интегрирана компютърна система пести време, увеличава производителността и намалява нуждата от човешки ресурс.

  • Намаляване на наличностите – ERP позволява на производствения процес да тече по-гладко и осигурява прозрачност на процеса по изпълнение на поръчките в рамките на компанията. Това може да доведе до намаляване на суровините, използвани за направата да даден продукт, както и на по-добро планиране на доставките с намаляване на складовите наличности на крайните продукти. За подобряване на процеса на доставки ви трябва софтуер за управление на веригата на доставки, но и ERP ще ви бъде от полза.

  • Стандартизиране на информацията за човешките ресурси – Особено при компаниите с множество бизнес отдели, отдел Човешки ресурси може да не разполага с единна опростена методология за проследяване на служителите. ERP може да се справи с това.

Продължителност на ERP проекта

На компаниите, които внедряват ERP системи, не им е лесно. Не се оставяйте ERP доставчиците да ви заблудят с думите, че това отнема от три до шест месеца. Тези кратки (да, шест месеца е кратко време) срокове крият зад себе си един или друг капан: компанията е била малка или внедряването е засегнало малка част от фирмата; или компанията е използвала само финансовата част от ERP системата (в който случай ERP не е нищо повече от скъпа счетоводна програма). За да използвате ERP правилно, трябва да промените начина, по който бизнесът ви оперира, както и начина на работа на вашите служители. А такава промяна не става бързо.

Важното е да не се фокусирате върху това колко време ще отнеме (истинското ERP преструктуриране отнема средно от една до три години), а върху това да разберете защо ви е необходимо и как ще подобри вашата дейност.

През последните години са налице промени, задвижени от интернет, които драстично могат да намалят времето, за което доставчиците предлагат ERP модулите. Това по-бързо внедряване (за седмици, а не години) е резултат от сравнително нова категория предлагане на ERP софтуер, наричано „услуги до поискване“ (on-demand) или „софтуер като услуга“ (software-as-a-service или SaaS). Обикновено on-demand и SaaS ERP приложения (като финансови или HR пакети) се хостват от трета страна, като клиентите имат достъп до тези приложения през мрежова връзка. Тъй като софтуерът няма нужда да бъде инсталиран по стандартния начин, времето за внедряване може драстично да се съкрати.

Какви са реалните разходи за ERP

Един от най-често цитираните проучвания за общите разходи за придобиването на ERP е направен от Meta Group през 2002-ра. То обхваща хардуер, софтуер, професионални услуги и разходи за персонал. Разходите включват първоначална инсталация и последвалия двугодишен период, когато възникват реалните разходи за поддържането, обновяването и оптимизацията на системата. Сред 63-те компании, участвали в проучването, в т.ч. малки, средни и големи фирми от най-различни отрасли, средната стойност на разходите е $15 милиона (с най-висока стойност $300 милиона и най-ниска $400,000). Въпреки че е трудно да се извлече някаква твърда цифра от проучването на толкова разнообразни компании, отрасли и ERP опит, Meta Group дава една статистика, която доказва, че ERP е скъпо начинание независимо от компанията, която го внедрява.

Резултатите от друго проучване на Aberdeen Group от 2007 г., направено сред повече от 1680 производствени компании с най-различи размери, показва връзката между големината на ERP внедряването и общите разходи. С разрастването на компанията борят потребители се увеличава, както и общите разходи за софтуер и услуги, се казва в доклада. Например, фирма с приходи под $50 милиона има средно $384,295 разходи за ERP. Компания с приход между $50 и $100 милиона ще похарчи средно над $1 милион; организациите с приход от $500 милиона до $1 милиард ще имат разходи от над $3 милиона. Компаниите с над $1 милиард приходи могат да очакват средно разходите за ERP да достигнат $6 милиона.

Възвръщаемост на ERP

Не очаквайте ERP да революционизира вашия бизнес. То се фокусира върху оптимизирането на начина, по който бизнесът ви действа отвътре, а не върху отношенията с клиенти, доставчици и партньори. Според цитирането изследване на Meta Group от 2002 г., на компаниите им отнема средно 8 месеца след първоначалния пуск на системата (от общо 31 месеца), за да започнат да се виждат ползите, но средните годишни спестявания от новата ERP система достигат $1.6 милиона.

Интересно е да се отбележи, че според другото проучването на Aberdeen Group, компаниите, които са следили отблизо възвръщаемостта още от самото начало на внедряването на ERP, жънат много повече ползи от другите. Компаниите, които проучването определя като „най-добре представящи се“, са показали способност да достигнат средно 93% по-голямо подобрение със своята ERP система в най-различни показатели като намаляване на разходите, оптимизиране на графика на дейности, намаляване на персонала и увеличаването на качеството.

Какви са скритите разходи на ERP

Въпреки че различните компании ще се сблъскат с различни скрити мини при определянето на бюджета, всички, внедрили ERP пакети, са съгласни, че на определени разходи не се обръща достатъчно внимание.

  • Обучение – Обучението е почти единодушно определено като най-подценяваното перо в бюджета. Разходите за обучение са високи, защото служителите трябва да научат изцяло нови процеси, а не просто нов програмен интерфейс. Което е по-лошо, външни трейнинг компании може да не успеят да ви помогнат. Те обясняват на хората как да използват софтуера, но не могат да им предадат спецификата на вашата дейност. Трябва да изготвите сами учебната програма, която да идентифицира и обясни различните бизнес процеси, които ERP системата ще засегне.

  • Интеграция и тестване – Тестването на връзките между ERP пакетите и друг корпоративен софтуер, който трябва да се разработи за конкретен случай, е друг често подценяван разход. Типичната производствена компания може да има допълнителни приложения както за големите отдели като електронна търговия и верига на доставки, така и за малки задачи като изчисляване на ДДС и създаване на бар кодове. Всички те трябва да се интегрират с ERP системата. Ако имате възможност да закупите тези допълнителни приложения от доставчика на ERP системата, е най-добре. Ако ще трябва да интегрирате външни приложения, се подгответе играта да загрубее.

  • Персонализиране – Допълнителните приложения са само една част от интеграционните разходи по ERP. Много по-скъпо излиза персонализирането на самия ERP софтуер. Това се случва, когато той не може да обработи някой от вашите бизнес процеси и решите да промените софтуера, за да прави, каквото искате. Това е игра с огъня. Персонализирането може да засегне всички модули на ERP системата, защото те са тясно свързани помежду си. Ъпгрейдът на ERP пакета, което и така не си е лесна задача, се превръща в кошмар, защото ще трябва да извършите персонализирането от начало с новата версия. Може да сработи, а може и не. Във всеки случай, доставчикът няма да е до вас да ви помогне. Ще трябва да наемете допълнителен персонал, който да ви свърши тази работа и да го задържите завинаги, за да я поддържа.

  • Прехвърляне на данни – Прехвърлянето на фирмена информация от старите програми в новата ERP система струва пари. Макар че малко ИТ директори ще го признаят, повечето данни в съществуващите системи не се използват особено. Компаниите често отричат, че това са излишни данни, докато не им се наложи физически да ги преместят на новата клиент/сървър структура, която популярните ERP пакети изискват. Затова тези компании най-често подценяват цената на преместването. Дори и чистите данни обаче могат да наложат някои основни промени, за да се модифицират процеси, наложени или вдъхновени от внедряването на ERP.

  • Анализ на данните – Често данните от ERP системата трябва д се комбинират с данни от външни системи за целите на анализа. Потребители, които имат по-голяма нужда от анализи, трябва да включат в ERP бюджета разход за склад за данни (data warehouse) и трябва да се подготвят да вложат немалко усилия, за да го подкарат да работи гладко.

  • Консултации безкрай – Когато потребителите не планират добре преминаването към самостоятелност, разходите за консултантски услуги стават огромни. За да избегнат това, компаниите трябва да идентифицират целите пред партньорите-консултанти, които трябва да се постигнат при обучението на персонала. Включете измерими показатели в договора, например, конкретен брой служители, които да преминат успешно даден тест.

  • Уволняването на най-добрите служители – общоприето е, че успехът на ERP проекта зависи от осигуряването на най-добрия персонал за бизнеса и за ИТ. Софтуерът е прекалено сложен и промените в бизнеса изключително сериозни, за да поверите този проект на случайни хора. Лошото е, че компанията трябва да е готова да уволни повечето от тези хора след приключването на проекта. Въпреки че ERP пазарът не е толкова динамичен, консултантските фирми и други компании, които са изгубили най-добрите си хора, ще ви откраднат специалистите срещу по-високи заплати и бонуси от предлаганите от вас. Обсъдете още в самото начало с човешки ресурси програма за задържането на ERP ветераните. Ако ги уволните, ще ви се наложи да наемете обратно тях или техни колеги като консултанти за два пъти по-голяма сума.

  • Екипът по внедряването не може да спира – Повечето компании смятат да се отнасят към внедряването на ERP като към всеки друг софтуерен проект. След инсталирането на софтуера, те си представят, че екипът ще се разпусне и всеки ще се върне към обичайната си работа. След ERP обаче нищо не е като преди. Екипът по внедряването е прекалено ценен. Тъй като познават системата отблизо, те познават процеса на продажба по-добре от отдел Продажби и производството по-добре от хората, пряко ангажирани в него. Освен това, компаниите не могат да разпуснат този екип, защото след инсталирането на софтуера има още толкова много работа за вършене.

  • Очакване на възвръщаемост – Един от най-подвеждащите схващания на управлението на традиционен софтуерен проект е, че компанията може да очаква възвръщаемост от приложението веднага след инсталирането му, а реализиралият го екип може да си почине и да получи потупване по рамото. Нищо от това не е приложимо при ERP. Повечето системи показват ползи доста след въвеждането им в експлоатация, докато компаниите се концертират върху подобряване на бизнес процесите, засегнати от системата. А екипът няма да бъде възнаградено, докато усилията му не покажат резултати.

  • Пост-ERP депресия – ERP системите често внасят хаос в компаниите, които ги инсталират. В изследване на Deloitte Consulting на 64 компании от Fortune 500, всяка четвърта признава, че след инсталирането на ERP са станал свидетели на спад в производителността. Реалният процент без съмнение е по-висок. Най-честата причина за това е, че всичко изглежда и работи различно от преди. Когато хората не могат да си вършат работата по познатия им начин и още не са усвоили новия, те изпадат в паника и бизнесът забуксува.





КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов