Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Актуални проекти
бр. 11, 2017

ББР цифровизира документооборота си с DocuWare

от , 23 ноември 2017 0 280 прочитания,

ББР цифровизира документооборота си с DocuWare


Цифровизацията на документооборота в Българската банка за развитие (ББР) с помощта на DocuWare е част от мащабна стратегия за обновяване на инфраструктурата, коментира Стефан Кралев, началник на Управление "Информационни технологии" в институцията.

Тя включва изцяло виртуална сървърна инфраструктура под VM Ware, на която в момента работи банката. "Изградена беше единна система за архивиране и бекъп на всички бази с данни и файлови структури, сървъри и въз основа на това впоследствие се изгради резервен център, с който банката не разполагаше", пояснява Кралев. Проектът е реализиран съвместно с Mtel и Stone Computes, като мобилният оператор предоставя услугата колокиране. В резултат банката разполага с резервен център, наличен 24/7, данните се репликират и рискът е значително намален.

Всички нововъведения през 2017 г. са продиктувани от преместването на ББР в нова сграда, което е свързано и с изграждане на нови комуникации, стъпили на Cisco. В сградата е изградено и ново сървърно помещение, което отговаря на всички изисквания (непрекъсваемост на ел. захранване, осигуряване на генератори, пожароизвестяване и пожарогасене). Така в края на годината завършва и процесът по смяна на системата за документооборот.

Бизнес нужди

До внедряването на DocuWare банката е разполагала с няколко разпокъсани системи за управление на документи. "Входящата и изходящата поща в банката се обработваха в две системи. Имаше и още една - за електронните досиета. Нашата идея беше всичко да се събере на едно място, да има единна картотека на входящите документи, а като част от работния процес да има възможност за създаване на задачи по различните документи, които да се придвижват и да се одобряват", пояснява Стефан Кралев.

Според Весела Младенова, главен експерт в Управление "Информационни технологии", едно от основните предимства е електронното движение и оторизация на документите. "Голяма част от процесите в банката се прехвърлиха в дигитална среда. Когато един хартиен документ трябва да получи одобрение от няколко звена, процесът отнемаше половин ден, докато сега движението става в рамките на 15-20 минути. Решението подобри проследимостта и историята на всеки документ. Голяма част от колегите, които свикнаха да работят със системата, сами дават предложения да се добавят още процеси."



Специфични моменти

“Немечек България”, оторизиран дистрибутор на DocuWare, изготвят бизнес анализа на всички процеси в банката, коментират от ББР. За всеки процес е подготвена документация с блок-схеми и е предвидена възможност той да мине в електронна среда.

Макар за някои документи по закон да се изисква мокър подпис, съгласуването може да мине през системата. Към момента в нея са въведени над 10 регистъра само за банката. DocuWare се ползва и от две дъщерни дружества на банката, работещи по собствени правила и процедури – Микрофинансиращата институция ДЖОБС и Националният гаранционен фонд (НГФ), допълва Кралев.

Предимства на решението

Кралев счита, че системата е достатъчно гъвкава и лесно се поддържа, позволява въвеждане на параметри за нови задачи или промяна на вече съществуващите. Това е особено важно, защото понякога в кредитните институции се правят вътрешни промени на одобрението на даден процес или достъпа до него. DocuWare позволява безпроблемното пренасочване на документите. Системата улеснява търсенето, тъй като е гъвкава по отношение на метаданните и поддържането им. Могат да се определят важните метаданни, как да се съхраняват, да се търсят, сортират и да се генерират справки. Ако потребителите искат да търсят дадени документи по специални критерии, не е необходимо да се намесва разработчикът. Всеки потребител има свой изглед на работното поле и може да го настрои, като не е ангажиран с общия изглед на системата. Това улеснява служителите, които ползват един и същ регистър, но по различен начин.

Перспективи

И други дейности на банката предстои да влязат в DocuWare, като в момента те са на етап одобрение и съгласуване. Сред тях са инспекторските нареждания, кредитните досиета, документите с юридически характер. В кратък срок ще минават електронно и нарежданията от "Операции клиентско обслужване", вътрешните документи (които се движат само между отделите и не напускат институцията).



КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов