Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини ИТ мениджмънт
бр. 2, 2018

Да модернизираме или не - въпрос на сигурност, бизнес динамика... и бюджет

Новата система трябва да предлага допълнителна функционалност, иначе разходът не е оправдан.

от , 26 февруари 2018 0 1700 прочитания,

Мария Динкова

В някакъв момент на своето развитие всяка компания се сблъсква с необходимостта да модернизира една или повече от своите системи. Това обаче не е решение, което се взима лесно. Изпълнението му трябва да бъде добре обосновано, планирано и реализирано спрямо очакваните резултати. По пътя към крайната цел има и много капани, в които неопитните лесно могат да попаднат с една погрешна стъпка. Процесът на промяната без съмнение крие тайни, именно и затова помолихме двама ИТ мениджъри да разкажат какви са ключовите аспекти при започването и осъществяването на трансформацията от старите към новите ИТ системи.

Да модернизираме или не - въпрос на сигурност, бизнес динамика... и бюджет

Има ли необходимост от модернизиране на системите?

Преди да се стартира процес на модернизиране, всяка компания на първо място трябва да обмисли внимателно дали й е необходима подобна промяна. „Много важен е въпросът какви са причините за обновяването и откъде идва искането. Ако са свързани с бизнеса, т.е. системата не върши повече работа на компанията, решението за модернизацията се взима лесно, защото няма друг начин. По-трудно се взимат решения, когато системата работи и функционалността, която предоставя, удовлетворява компанията, но проблемите са в "задния двор" – в ИТ частта – свързаност, надеждност, възможности за развитие. Това са по-тежките проекти, в които се стартира модернизация, защото тогава по-трудно се оправдават разходите, които подобно мероприятие би имало“, смята Димо Станков, ИТ директор в „Софиямед“.

Според Николай Шекеров, директор „Информационни технологии“ в ДЗИ, напоследък доста от решенията за модернизиране се взимат заради съображения за сигурност, тъй като обикновено наследените системи са базирани на стари технологии или операционни системи, които не се поддържат от доставчика. „Системите, с които работят крайните потребители, всъщност са изложени на външен достъп, което създава предпоставки за пробив в сигурността на информацията. А на това особено се държи напоследък с оглед на GDPR регулацията“, уточнява Шекеров.

Един от големите недостатъци на легаси системите е, че те пречат на фирмите да се впишат в динамиката на пазара. От една страна, старият дизайн и архитектурат не позволяват на системите да бъдат интегрирани с други решения, тъй като традиционният подход при компаниите в миналото предполагаше вътрешно разработване на голяма част от нужния софтуер. Днешната тенденция е да се използва така нареченият out-of-the box софтуер, който е разработен извън организациите. Все повече нетехнологични фирми разчитат на подобни решения, за да гарантират продължителност на операциите. От друга страна, повечето системи са правени преди време, а оттогава бизнес процесите и моделът на работата са се развили. Широко навлизат системите, които дават възможност за самообслужване на крайния клиент, а наследените системите не позволяват подобно отваряне към потребителите чрез мрежата или чрез приложения.

Не бива да се забравя обаче, че има ситуации, при които модернизацията не е най-доброто решение. Важно е новата система да предлага някаква допълнителна функционалност, в противен случай необходимите финанси и ресурси няма да бъдат оправдани като разход. „Поддръжката на всяка система изисква ресурс – хора, които да разбират от нея. Някои остарели (Legacy) системи изискват доста екзотични познания и таланти, което прави процесите в компанията зависими от хора, чиято подмяна не е лесна. Така че, ако това не е фактор, ако наследената система не изисква уникални знания, ако няма риск напускането на определени хора да остави системата без поддръжка, тогава не пречи тя да остане и да обслужва част от основните функции в компанията“, пояснява Шекеров.

Анализът като част от процеса на модернизация

След като се вземе решение за модернизация на дадена система, компаниите трябва внимателно да анализират функционалностите на настоящото решение. Впоследствие те трябва да изготвят така наречения анализ на празнотите т.е. какво е необходимо, за да се извърши миграцията от легаси системата към по-нова. Не е задължително да се премине към следваща версия на старата система, може да се предпочете друга. Ако няма обаче по-съвременно решение, трябва на база на изискванията и стратегията си за развитие, компанията да избере най-добрата целева система и отново да направи съответния анализ на празнотите.

ИТ и бизнесът трябва да са сигурни, че всички функции, които в момента ползват, ще бъдат покрити и с новата система. Най-важен е обхватът“ на проекта, като компаниите трябва максимално да се придържат към него, посочва Станков. В тази връзка обаче е добре да има изготвен и резервен план за това как се действа, ако се наложи да се промени самият проект. Ключът за успеха е да се определи под каква форма, къде и колко време ще се пази дадена информация – от самото начало мениджърите трябва да са наясно какво се случва със старите данни, категоричен е специалистът.

На следващо място организациите трябва да установят цената за прехвърлянето на данните. Два са компонентите, според които се определя дали едно решение е икономически обосновано - функционалността на новата система и дали тя ще поддържа всички нужни данни. След постигане на консенсус относно разходите организацията трябва да реши как ще си набави нужните ресурси. Всичко това трябва да присъства в цялостния план на проекта.

Николай Шекеров, ИТ директор в ДЗИ

Планиране на модернизацията

Планирането е следващата задължителна стъпка, която компаниите предприемат. Те трябва да предвидят срока, бюджета и компромисите, които ще се наложи да направят по време на миграцията. Всъщност самият анализ на очакваните резултати от един подобен проект ще отнеме на дадената организация между два и три месеца. Специалистите препоръчват целият процес на миграцията да бъда разделен на отделни части, чието изпълнение да се следи, а служителите задължително да се съобразяват с предвидените етапи.

Всяка система е различна и се изисква специфично време за нейната модернизиране. „Ако говорим за ERP система, стандартното (време) е между шест месеца и една година. Ако говорим за по-малък клас системи, модернизацията може да протече и в рамките на два-три месеца“, посочва Станков. Същевременно, ако обновяването се извършва с оглед спазване на дадена регулация, която влиза в сила, обикновено проектът ще бъде реализиран по-бързо.

„Също така малко компании имат достатъчно големите екипи, които да могат си позволят изцяло с вътрешни усилия да направят модернизация на по-голяма система. Има много фирми, които предлагат такива услуги... И привличането на такъв консултант може значително да ускори процеса. За средно голяма компания в България да си поднови основна система с по-нова би отнело поне една година“, коментира Шекеров.

В днешния забързан свят обаче планирането на ъпгрейд неминуемо включва и прогнозиране кога ще трябва да се осъществи следващата актуализация на съответната система. Повечето производители дават информация за жизнения цикъл на продукта: до кога ще бъде поддържан и кога ще започне разработването на следващата версия. Взимайки това под внимание, компаниите могат да определят дали след 5 или 10 години отново ще трябва да сменят своята система, което на свой ред ще им помогне по-добре да планират ресурсите си в бъдеще.

Всъщност все по-бързо системите ще се превръщат в легаси. За да се справят с това предизвикателство, организациите масово започват да прилагат така наречените future-proofing, или адаптивни архитектури към бъдещите потребности. Нито една система не е вечна и затова се преминава към изграждането на подобни среди, които позволяват да се интегрират различни решения и с времето те да могат да бъдат подменяни. „Обикновено старият подход беше, че една компания има една основна система и се правят доработки по нея, вътре в нея или чрез някакви сателитни приложения. И това усложнява страшно много замяната й. Докато при новия подход се избира архитектура с независими компоненти, които да могат да бъдат подменяни един по един със сравнително по-малко усилия“, обяснява Шекеров.

Основните рискове и предизвикателства при модернизирането на старите системи

Независимо колко добре е планиран, управляван и осъществен един проект, рискове и предизвикателства винаги има. Всяко решение има слаби места и ако те не се познават, може да се допуснат грешки. „Рисковете при миграция към нова система са свързани предимно със загуба на функционалност или на данни, които ги е имало в старата система. При всяка миграция има риск от грешки в процеса и затова трябва много добре да се тества и да се проиграят всички случаи“, подчертава Шекеров. Той отбелязва, че още при изготвянето на анализа дали дадена миграция е икономически оправдана трябва да се оцени рискът от изтичане на клиентски данни, от неправилна обработка на информация, от забавяне в някой процес (например при приключване на финансов период), както и от влошаване обслужването на клиентите.

Двамата специалисти са единодушни, че основните предизвикателства при модернизацията на наследените системи са свързани с осигуряването на необходимите ресурси. Старите системи са създадени в момент, когато бизнесът е бил различен. Често поддържат продукти, които вече не се предлагат, или имат функционалности, с които новите системи не разполагат. В някои ситуации може да се окаже, че разработката на функция, позволяваща миграцията на данните от старата в новата система, е твърде скъпа. Станков допълва, че другото основно предизвикателство пред компаниите е интегрирането на съответната система: „Основният проблем е така да се направи новата имплементация, че всички връзки да продължат да работят по същия начин.“

При някои процеси на модернизация обаче се стига до нарушаване или прекъсване на работния процес, което обикновено е показател за проблем. За да предотвратят подобни трудности, някои компании предпочитат да пуснат новата и старата система да работят едновременно за даден период от време. Така се установява дали модерното решение функционира правилно. При други продукти това не е възможно и обикновено организациите спират едната и пускат другата система без застъпване. За да се намали рискът, предварително трябва да се разработи резервен план, в който се посочва как се действа в случай на усложнение при работата на новото решение.

Димо Станков, ИТ директор в „Софиямед“

Кой трябва да извърши модернизацията?

Въпросът кой ще извърши модернизацията също заема съществено място в процеса на подготовка. Компаниите, чийто основен бизнес не е в ИТ сферата, едва ли ще разполагат с достатъчно голям екип с всички нужни умения. При подобни ситуации е много по-добре да се привлече външен партньор, уточнява Шекеров. Трябва обаче да се има предвид, че това неминуемо ще утежни бюджета на съответния проект.

Външната компания може да поеме цялостното управление и организирането на целия проект –да следи за изпълнението на различните задачи; да напомня на служителите за техните предстоящи задължения; да докладва за напредъка; да осигурява документация; да предоставя знанията и уменията, които не са налични в момента в компанията и за които не си струва да се назначават служители на щат. Не може обаче да се очаква тя да взима решения за арбитраж при конфликти вътре в компанията. „Външната компания обикновено има възможността да работи с много клиенти, да направи много повече проучвания, да придобие много повече опит; те могат да дадат примери – може да са имали подобен проект с друга компания, на друг континент, от който да са извадили важни изводи“, смята Шекеров.

От друга страна, когато организацията има добре изградена ИТ структура, е по-логично проектът да бъде ръководен вътрешно. Според Станков това важи в особено голяма степен за случаите, когато съответната система „има бизнес логика“ и трябва да се провери как точно ще протичат новите процеси. Разбира се, при по-големите проекти винаги може да се стигне до необходимост от аутсорсване и наемане на външен консултант. Когато обаче става дума за някаква поддържаща система, каквато е например инсталирането на камери за видеонаблюдение, компаниите предпочитат да прехвърлят проекта на външни изпълнители.

Подготвяне служителите за модернизацията

Често при промяна в работата на компанията може да се стигне до съпротива от страна на служителите, което е една естествена реакция. Те обикновено са свикнали със задълженията си, познават ги и рядко са склонни лесно да приемат новите обстоятелства. „Съпротивата идва и от друга гледна точка – често, когато се мигрира към по-модерна система, това позволява по-голяма автоматизация и позволява оптимизиране на персонала. И служителите съвсем естествено не възприемат много позитивно факта, че могат да загубят работата си, защото вече няма нужда от ръчния труд, който са извършвали“, разкрива Шекеров.

За да се избегнат подобни усложнения, служителите на съответната организация трябва да бъдат включени в проекта от самото началото. От една страна, те трябва да бъдат обучени как се използва новият софтуер. От друга страна обаче, трябва ясно да им се покажат предимствата от внедряването на решението. „В крайна сметка, за да убедиш някого да направи нещо, трябва да му покажеш, че той ще има някаква полза – дали ще работи по-бързо, дали ще прави нещо с 5 клика вместо с 50... трябва да видят къде е преимуществото за тях. Ако това се направи в последния момент, може да се окаже, че (служителите) ще дадат важна обратна връзка, която (мениджърите) няма да са взели предвид“, изтъква Станков. Затова е важно много добре да се обясни на служителите в компанията какви са причините за модернизацията и какви резултати се очакват.

Опитът на българските компании

Българските компании са склонни да модернизират своите системи, но според двамата ИТ мениджъри инвестициите в нови системи в някои сектори са значително повече, отколкото в други. „Ако изключим ИТ компаниите от списъка, най-високотехнологичните са телекомите и финансовите организации. Така че те според мен са най-склонни да инвестират в подобни решения – в миграция, подмяна или интеграция на легаси система“, убеден е Шекеров.

Тези, които са в сферата на услугите и на финансите, са по-склонни по-често да правят модернизации. Докато фирми, които са по-традиционни, като металургия или производства, те в някои случаи за някои неща отлагат до последно, тъй като там бизнесът изисква капитал и ресурсите влизат в други неща, не точно в ИТ системите... Да, има разлика в секторите и пак зависи дали системата е поддържаща, или е основна за работата“, заключва Станков.

Като цяло обаче в глобален план повечето фирми предпочитат да отлагат модернизациите, тъй като те рядко предлагат максимална възвращаемост на направените инвестиции. И българските компании не са изключение от това правило. Често акционерите са склонни да отделят средства за продукт, който ще отвори нов пазар или ще даде нови производствени мощности, вместо за система, която само ще подобри сигурността и вероятно ще предотврати проблеми в бъдеще.

Независимо от сферата на дейност на дадена компания двамата специалисти са единодушни, че няма успешно модернизиране на ИТ системи без подробен план за изпълнение. Шекеров и Станков съветват организациите внимателно да планират наличността на всички ресурси още в началото на проекта, за да може той да бъде завършен докрай в поставените срокове. Също така задължително трябва да има разбиране и придържане към обхвата на проекта. В противен случай той може да надвиши бюджета или да бъде изоставен. На последно място, макар не и по важност, организациите трябва от самото начало да включат към проекта потребителите на системата, за да няма съпротива и саботиране на работата отвътре. Именно това са тайните към успеха при модернизирането на старите ИТ системи.

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов