Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Анализи и тенденции
бр. 4, 2018

Магазини "Мания" избраха EnterpriseOne за бизнеса си в България и САЩ

от , 25 април 2018 0 4384 прочитания,

Магазини

Виргиния Стаматова

"Всеки разрастващ се бизнес, който с времето иска да постигне определен мащаб, трябва да организира информацията си." Така започваме разговора с Мария Савова, старши ERP консултант в "М холдинг", варненската компания, стояща зад търговската марка за дрехи втора употреба "Мания".

Бизнес потребностите
"Занимаваме се с този бизнес в продължение на повече от 20 години и постигнахме успех в областта на търговията на дребно и на едро в България и Гърция. Но също започнахме да развиваме и цялата верига, свързана с осигуряването на употребявани облекла, включваща събиране в САЩ и последваща преработка, която се извършва в България, а от 2017 и в САЩ. Тази толкова мащабна дейност изисква централизирано проследяване", допълва Мария Савова.

През годините бизнесът се управлява с локални системи: в Съединените щати компанията ползва един, в България - съвсем друг продукт. Постепенно, за да има общ поглед върху процесите в холдинга, мениджмънтът установява, че трябва да промени подхода, като избере едно решение, което да покрие спецификите на законодателството в двете страни и различните счетоводни стандарти.

"Това наложи преди година и половина - две да помислим за нов софтуер, който да бъде, първо, с възможности за проследяване на различните дейности и, второ, със способност за бърза адаптация, защото при нас всичко е много динамично", спомня си Мария Савова.

Специфични изисквания

Основното изискване на "М холдинг" е системата да отговаря на използваната методика за формиране на себестойност. За разлика от повечето производства, при които се събират няколко елемента и от тях се прави един продукт, при употребяваните облекла процесът е уникален. "Производството при нас е разпад - всичко е по-различно от стандартно замисленото в ERP системите. По тази причина за "М холдинг" беше много важно да открие правилното решение за проследяване себестойността на продукта", уточнява Савова. На второ място компанията поставя поддръжката, защото ERP системата е "един жив организъм, който непрекъснато трябва да се адаптира към новите нужди на пазара".

Екипът на дружеството разглежда различни продукти и техните класации и макар че част от бизнеса се развива в САЩ, изборът пада върху български софтуер. До момента холдингът не е работила с "ERP България". "От години използваме Navision като решение за отчитане на търговията на дребно в собствените магазини и развитата франчайз верига "Мания". Въпреки добрата работа през годините решението не можеше да отговори на нашите изисквания заради цената и функционалностите", обобщава Мария Савова.

Сред изискванията към новия продукт са оптимално съотношение цена - качество, но и бързото внедряване, тъй като екипът има и кратки срокове заради отварянето на производствена база в САЩ, която трябва да премине към внедрения софтуера. В нея постъпват част събраните над 10 000 тона облекла годишно чрез контейнерите за освобождаване от нежелани дрехи, собственост на "М холдинг" и разположени на територията на 11 американски щата. След като постъпи, стоката се сортира по различни критерии - качество, сезонност, или по артикули. "Има доста ръчен труд от страна на сортировачите, които работят на производствена линия, затова проследяването на качеството на сортиране е много важно за нас. Наричаме процеса на разпределяне съдържанието на контейнера "разпад". После дрехите минават допълнителна обработка като изпиране", разказва още Мария.

Магазини

Използваните модули от Enterprise One

Освен производствения модул, който беше в основата на търсенето ни поради необходимостта от специфично калкулиране на себестойността, за "М холдинг" приоритет са и логистичният и счетоводният модул, естествено свързани с първия. "Използваме и CRM функционалности - в момента ги надграждаме с мобилно приложение. ERP системата ни помага да проследяваме договорите с наемодателите на локациите в САЩ, където са разположени нашите контейнери. Имаме система за подновяване на споразуменията и автоматизирано разпечатване на чекове за осъществяване на плащанията в срок", допълва още Савова.

В хода на внедряването

Внедряването е реализирано от пловдивската консултантска фирма ITC Consult, интегратор и златен партньор на "ERP България". Процесът преминава през стандартните етапи - започва се с анализ на бизнес нуждите, който продължава около 2 месеца. През този период са проведени срещи, на които се дискутират различните бизнес казуси и се изчиства моделът на работа в компанията, като се взема предварително решение как ще се организира информацията в системата. Интеграторите се запознават с процесите в производствената база и с външните софтуери, които ще бъдат свързани към системата. "Благодарение на иновативната си програма Net Project "ERP България" работи с много подизпълнители, oт които клиентът според конкретните си нужди може да избере своя партньор, без да е обвързан с една фирма за всичко. Например в момента ни трябва някой, който да разработи по-добре изчислителна логика. Ако искаме допълнителни визуални елементи по интерфейса, можем да работим с друг подизпълнител, не с този, който разработва изчисленията", категорична е Мария Савова. "Ако в даден момент клиентът не е доволен или иска да надгради нещо, той има избор да работи с друга фирма, която познава системата и може да предложи подходящото решение. При това всеки партньор поема гаранцията, че след актуализациите на системата решението отново ще работи", допълва още Савова.

След изчистването на заданието започва един от най-предизвикателните етапи - настройката на системата. Тук вариантите са основно два: интеграторите да направят всички необходими промени или част от тях да бъдат извършени от вътрешните потребители.

Гъвкавостта на EnterpriseOne спестява доста разходи на "М холдинг", защото настройките и адаптациите са едно от най-скъпите пера в подобен процес, особено ако всяка от тях се прави чрез външно програмиране. Продуктът на "ERP България" е изграден от множество модули и тази архитектура позволява на екипа на "М холдинг" да го конфигурира, като добави или премахне различни елементи.

"Настройките протекоха в рамките на 2-3 месеца, след което стигнахме до най-тежкия етап от гледна точка на клиента - обучението на потребителите. На нас това ни отне месец - месец и половина", спомня си Мария Савова. Паралелно с обучението се адаптират процесите в компанията и се отстраняват пропуски, изготвят се потребителски инструкции за работа със системата. След това новата и старата система работят паралелно. "Много искахме да прескочим този етап, но това не е възможно", категорична е Савова.

Внедряването на EnterpriseOne в "М холдинг" отнема около 6-7 месеца. Кратките срокове се дължат на професионалната работа на консултантите, интуитивния продукт и добрата вътрешна организация. "Не е лесно", категорична е Мария, но сроковете са спазени и системата започва работа в началото на 2017 г., при това във всички дружества на холдинга, в които е било планирано да работи.

Предизвикателствата

Вероятно поради разлики в използваната терминология или такива в стандартните бизнес процеси и тези в "М холдинг" се получава разминаване, свързано с калкулирането на себестойността. Несъответствието е отстранено бързо чрез допълнително програмиране. "Обсъдихме къде очакванията ни се разминават и беше предложено адекватно решение, с което успяхме да стартираме в срок. Случват се подобни проблеми, но важното в партньорските отношения при внедряването е казусите да бъдат решавани, а не неглижирани, като се каже "ами това е - така работи", допълва още Савова. По думите й "ERP България" и ITC Consult са извънредно коректни партньори, които спазват обещаното независимо от обема на проекта.

Плановете

В момента, се работи върху разгръщането на CRM функционалностите, както и върху мобилните възможности, позволяващи да се достъпва системата от смартфона. Предстои въвеждане на модул за планиране на складовите наличности по артикули на базата на клиентски поръчки и производствения ни капацитет, за да сме наясно във времето с какво разполагаме - какво и в какви срокове можем да обещаем на клиентите. В бъдещ етап имаме обещание от "ERP България", че ще развиваме POS система за продажба на дребно в магазините, и се надяване заедно да реализираме подобен проект. За нас това е последният елемент от кръга - събирането на суровината, преработването, продажбата на едро и тази на дребно, която още не е обхваната от системата.

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия | Декларация за поверителност | Политика за бисквитки |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов