Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Актуални проекти
бр. 4, 2018

Трудният избор между адаптирания и универсалния софтуер – опитът на SEG

от , 25 април 2018 0 4095 прочитания,

Мария Динкова

Бизнесът с отдаване на техника под наем и организиране на събития е специфичен, което налага използването различни софтуерни продукти за управление на отделните процеси в компаниите. Вариантите са няколко - приспособяване на вече завършено решение с основни функционалности закупуване на специализирана система или поръчка на софтуер по мярка.

На подобен кръстопът се е намирала и една от българските компании в този бранш - Special Events Group (SEG). В търсене на идеалния продукт те преминават през две готови решения и опиват дори да си поръчат бутикова система. В крайна сметка се спират на Flex Rental - централизирано решение, комбиниращо управление на клиенти (CRM), система за складови наличности и такава за управление на всички процеси във фирмата. Дали обаче с този избор се слага край на предизвикателствата? Или все пак се оказва, че по който и път да се тръгне, винаги има какво да изненада фирмите?

Трудният избор между адаптирания и универсалния софтуер – опитът на SEG

 

Дългият път на проба-грешка
За компания с размерите на SEG провеждането на 15-20 конференции или други събития на ден е нещо обичайно. Без съмнение обработката на голям брой запитвания и логистиката на подобно количество техника не е лесна задача, ако всички процеси се извършват ръчно. Често натоварването на служителите е огромно, а работните процеси протичат доста бавно. Именно затова внедряването на едно цялостно решение е необходимост при разрастването на компаниите в сектора.
Много време мина, докато намерим подходящата система, споделя инж. Николай Качамаков, главен технически директор в SEG. Ние сме тествали четири системи, но до момента Flex Rental е най-добрата. Тествали сме EasyJob – немска програма, която също като Flex Rental е писана за фирми от нашия бранш, занимаващи се със събития и отдаване на оборудване под наем. Изпробвахме и една канадско-индийска, Oracle базирана – R2 Business Management Software. Проверихме възможностите да си поръчаме софтуер, копирайки различни функционалности.”
Според експерта разработването на индивидуално решение, макар и често предпочитано, е доста трудна и отнемаща време задача. Самото внедряване на софтуера може да продължи между година и две години и половина, а заедно с написването целия процес е много вероятно да се проточи до пет години. „Всяко подобно решение е двустранно и опира до възможностите и очакванията на разработчици и потребители. По време на активния сезон за нашия бизнес не може да има конструктивна критика или обратна връзка от наша страна“, категоричен е Качамаков. Поради тази причина той смята, че за една неголяма компания като SEG, с екип около 150 - 200 души, по-добрият избор е готовото решение.
Аз съм голям привърженик на EasyJob, защото това е система, която е написана от най-голямата фирма в нашия бранш в Европа, т.е. те са им основният потребител и генерират огромна обратна връзка. Чисто финансово обаче инвестицията в EasyJob, сравнена с Flex Rental, беше 10 пъти по-голяма“, спомня си специалистът. За интегрирането на немската система е необходимо изцяло да се купи решение и впоследствие да се обнови. Началната инвестиция само за лиценз, без хостинг за сървъра, излиза между 12 хил. и 15 хил. евро. А тази сума е равна на абонамента за няколко години работа с Flex Rental. Другият основен недостатък на Easy Job е, че тя работи само с операционни системи на Microsoft. Тъй като в компанията се използват и други платформи, въвеждането й би довело до допълнителни разходи и усилия за интегриране. На последно място, макар и не по важност, везните се накланят към Flex Rental и поради по-подходящите функционалности, които позволява американският софтуер.

Цялостна автоматизация в действие
Процесът за организация и провеждане на едно събитие е дълъг, а Flex Rental предлага възможност за цялостна автоматизация. Това включва всички етапи на работа от постъпването на входящо запитване и регистрирането му от проектния мениджър, през координацията му в отдели и разпределянето на човешките и материалните ресурси (т.е. кой техник къде отива и коя кола до къде пътува) до финалното издаване на документите на изход от склада. „Въвеждането му ще улесни в пъти работата на служителите, защото с увеличаване броя на събитията логистиката на материални ресурси става много трудна. С тази система всичко се автоматизира“, обяснява Качамаков.
Чрез нея може да се следи каква част от техниката е запазена за определени дати, както и тази, която е свободна и може да се предлага на клиентите. Това е възможно благодарение на опцията за въвеждане на различни статуси - оферирано, чакащо потвърждение, потвърдено или неналично (когато всичко е продадено). „Много хубава функция на системата е, че паралелно с въвеждането на складовите наличности може да се въведат и алтернативи. Когато дадена техника не е налична, програмата автоматично предлага алтернативи от складове на партньори, както и цената, на която се отдават. Хубавото е, че ако в нашия склад е заприходено на 100, а от фирма партньор го взимаме на 120, системата автоматично ще посочи, че трябва да го продадем за повече от 120, за да не сме на загуба, което улеснява“, посочва главният технически директор.
От инженерна гледна точка софтуерът помага да се следи състоянието на съответната техника – включително дали се нуждае от превантивна профилактика, или е в изрядно състояние. Обикновено за всеки ресурс се задава определен брой часове или дни работа, след чието изтичане автоматично излиза съобщение, че съответното устройство трябва да излезе от отчет или да му се направи профилактика. В допълнение системата помага за регистрирането на повредената техника и навременно й изпращане за ремонт. Проверките се извършват при влизането и напускането на техниката от склада чрез сканиране с баркод четец. При входящо сканиране на проблем системата автоматично изкарва устройството от активната складова наличност.
Освен това Flex Rental улеснява документооборота, като при създаването на офертите вече няма да е необходимо цялата информация за клиента да се въвежда на ръка от търговския отдел. Складовите разписи, пакинг листовете за окомплектовката на дадено превозно средство и протоколите за издаване или приемане на техника също ще се изкарват автоматично. Софтуерът позволява да се следи и човешкият ресурс на SEG, като се правят справки за броя изработени часове по даден проект, както и за кадровия ресурс и квалификациите на всеки от служителите.
Отделно самата система като база данни може да генерира в печатен вид доклади по сериен номер или по дата на закупуване, бизнес анализ, доколко са се изплатили отделните съоръжения (т.е. дадена техника е купена за 100 лв., отдали сме я под наем Х пъти за У лева, което показва дали техниката се изплаща)“, пояснява Качамаков. Теоретично могат да се създадат всякакви видове доклади на база на полетата, въведени във Flex Rental, тъй като използва SQL програмен език.
Трябва да се отбележи, че системата е онлайн базирана. От една страна, това е значително предимство, защото я прави достъпна отвсякъде. А в момента се разработва и html интерфейс, който ще позволи в нея да се влиза и през мобилни устройства, но компанията губи контрола си върху хардуера. Това на свой ред крие риск, тъй като при проблем цялата си база данни може да бъде загубена.

Инвестиция в кадри и още нещо
Често всяко софтуерно решение налага купуването не само на лиценз или абонамент, но и заделяне на средства за други инвестиции. Това важи в особено голяма степен за по-сложните системи, които изискват специфично обучение на служителите. А Flex Rental е именно такава. Тя разполага с добре направена база данни с видеоклипове и форум с точни инструкции, а всяка седмица се организира поне един уеб семинар за разглеждане на частни случи и функционалности. Ако персоналът се запознае с цялата информация, в по-голямата си част би се научил как да работи с новата система. Но от SEG планират при стартирането й да поканят представител на Flex Rental, който да проведе двудневен семинар и да запознае служителите с тънкостите на софтуера.
„Със системата работят проектните мениджъри – това е нашият търговски отдел – те приемат входящата информация от клиентите, анализират, препращат за проекти, връщат генерирана от системата оферта. Те трябва да знаят как да въведат ново запитване до дадения клиент и да го обработят. Втората група, която трябва да работи със системата, са шефовете на отдели. Те разпределят материалния ресурс. След това идват мениджърите по логистиката, които следят дали някъде няма дублиране. Третата група са складовите отговорници, които трябва да се грижат за въвеждането на новата техника, а полетата са много – има описание; опция да се качат снимки на устройството, които след това да се появят; документация, която би била полезна. Четвъртата група са хората, които само гледат - дизайнерите. Те трябва да влязат и да знаят как да видят календара на заетост, т.е. да имат някаква бегла информация. Вече самите техници или масовият потребител от 80 - 100 души нямат толкова работа със системата. Те получават автоматично на имейла си графика за седмицата“, уточнява Качамаков.
Освен за обучение на служителите инвестиция трябва да се направи и за закупуването на допълнителна техника. Става дума за вече споменатите баркод четци, както и баркод принтери за печатане на баркодове за идентификация на оборудването. От Flex Rental са съставили списък с одобрени марки, сред които са Motorola и Zep. „Баркод четци задължително трябва да има на всяка входно-изходна зона в склада. Ако приемем, че в новия склад ще има пет изходни зони - (са необходими) пет комплекта баркод четци. Инвестицията не е голяма, тъй като един баркод четец е около 100 евро“, отбелязва главният технически директор.

Николай Качамаков, главен технически директор на SEG

Другата страна на монетата
Функционалността и големите възможности, които предлага Flex Rental, не могат да се отрекат. Монетата обаче има и друга страна. При стартирането на проекта преди около две години системата не е поддържала кирилица, но от декември миналата година тази опция вече е налична. Има още един недостатък – липсва поддръжка на двуезична и триезична работа, т.е. един и същ документ не може да се издаде на повече от един език. Макар и да работят основно на българския пазар, SEG имат и чуждестранни клиенти, при които това би представлявало проблем.
„Според разработчиците въпросът се разглежда, тъй като ние не сме единствен частен случай. Това е проблем и за компании във Франция и Германия. Разработчиците твърдят, че се работи по въпроса и очакват да го решат края на 2018. Силно се надяваме това да се случи, защото до момента сме вложили две години абонамент и много труд да си вкараме всяко едно устройство в системата като база с уникални кодове“, коментира Качамаков.
По отношение на сигурността системата също има и някои минуси. Принтерите и картовите четци, които работят с нея, трябва да бъдат в отворена мрежа, за да може директно да се осъществява връзката между тях. „Нямам никъде локално копие. Ако имам лаптоп, за да работи с принтерите, той не е локален клиент. Всички принтери и всички картови четци се оторизират директно в облака, което е нож с две остриета“, признава експертът. Според него едно изграждането на „тунел“ като VPN за облака на Flex Rental би разрешило този проблем. Засега обаче остава задача за местните администратори да намерят начин как да ограничат достъпа до IP адреса на съответния принтер или друго устройство.
Като цяло към момента въпросът за защитата на системата е решен с HTТPS връзка към облака. А при генерирането на потребители може да се изготви политика за паролите. Рисковете засягат предимно данните на компанията, тъй като самите служители не използват лична информация на клиентите. „Хубавото в тази база данни е, че не се работи толкова с лични данни. В САЩ има опция да се свърже със счетоводна система. При нас системата няма изход счетоводството. Не бихме качили в нея поверителни документи“, пояснява главният технически директор.
Друго предизвикателство при работата с Flex Rental е невъзможността за доработки. „Трудно се правят къстъмизации в тази система. И то поради факта, че може би не сме им все още ясно изразен таргет. Те са фокусирани върху американския пазар, европейските клиенти сме 10 - 15“, констатира Качамаков. Той допълва, че е възможна разработка на функционалностите за генериране на специфични доклади и документи с логото на SEG. Но засега не може да става дума за промяна на логиката на работа на самата система и разпределянето на операциите.

Почти на финалната права
До момента SEG са въвели във Flex Rental около 80 - 85% от цялата налична техника със серийни номера, покупна стойност и уникалните кодове от техния каталог. Освен това са вписани както повечето клиенти, с които компанията работи, така и всички вътрешни потребители. Предстои да се разгледа системата за управление на човешки ресурси, тъй като в САЩ поради законодателни съображения работата протича по по-различен начин. В България не съществува забрана един служител да участва в два проекта в един и същ ден. Тази нормативна особеност налага промени и доработки на софтуера.
Предстои финалното й въвеждане в експлоатация, което може би ще стане стане през лятото. Много зависи какво ще обявят като срокове за пускане на системата. Ако кажат, че в края на година ще пуснат двуезична и триезична версия, ще въведем всичко останало на английски“, посочва Качамаков. А след това всяко едно устройство ще трябва да бъде вписано отново на немски и български език.
Въпреки забавянето на проекта от SEG остават оптимисти. Главният технически директор подчертава, че направената инвестиция ще се изплати много бързо, щом системата влезе в употреба: „Според мен за един активен сезон на работа, т.е. есен - лято, системата ще намали натовареността на хората. Логистиката на 15 - 20 събития дневно не е лесна. Ще улесни хората и анализите за възвръщаемостта на инвестицията. За един сезон, максимум два цената би се възвърнала.“
Проектът все още не е на финалната права, а неговото цялостно завършване зависи от външни за компанията фактори. Това едва ли са условията, при които една организация би искала да функционира. Но именно такава е реалността в бранша, който се нуждае от доста специфични софтуерни решения, трудно изпълними за незапознатите със същността на работата. Кое е по-добрият и по-бързият вариант – къстъмизирана или универсална система? Истината е, че няма еднозначен отговор. За всяка фирма той може да е различен и зависи най-вече от предпочитанията, финансовите показатели и готовността за поемане на риск.

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов