Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Актуални проекти
бр. 4, 2018

СТЕМО изпълни SAP проект в швейцарска фармацевтична компания

от , 25 април 2018 0 4861 прочитания,

Виргиния Стаматова

Българската компания СТЕМО внедри основни функционалности на SAP ERP върху HANA DB в базираната в Цуг, Швейцария, компания Xantis Pharma AG. Това е поредният проект зад граница на българския интегратор, който е платинен партньор на SAP.

Бизнес нуждите

"Искахме да направим оптимизация на нашите търговски потоци, като пренасочим цялата ни вътрешнофирмена търговия с продукти през швейцарското дружество" - така Николай Стоянов, изпълнителен директор финанси на Xantis Pharma AG, обяснява необходимостта от въвеждане на ERP решение. Преди решението за преструктуриране Xantis Pharma AG, Швейцария, е мениджмънт център и сервизна, а не търговска компания. Промяната налага нова финансова структура на организацията. Преминава се от просто счетоводство, водено от външна фирма, към свързаност с опериране и отчитане на търговски потоци. Xantis Pharma оперира на пазарите на 12 държави, които включват Русия, Украйна, бившите стани от ОНД (Казахстан, Киргизстан, Армения, Азербайджан, Молдова, Грузия, Беларус, Узбекистан), Чехия и Словакия.

СТЕМО изпълни SAP проект в швейцарска фармацевтична компания

Изборът на решение

"След дискусия с мениджмънта и собствениците на Xantis Pharma решихме, че предвид на нашите амбиции за ръст, както и нарастващата комплексност на фирмата и броя на произвежданите и продавани от нас продукти, трябва да внедрим единна ERP система. Преминахме през процес на разглеждане и селектиране на различни продукти, като се запознахме със софтуери, налични на швейцарския пазар, които напълно отговарят на местните счетоводни стандарти", спомня си Николай Стоянов. Тези продукти се оказват относително евтини и прости за внедряване, но не покриват изискванията на групата, тъй като не биха могли да се внедрят в останалите дружества, както и да осигурят надежден финансов контрол, репортинг и последваща консолидация. Разгледани са и две системи на друга голяма международна технологична компания. Показателят, с който SAP печели, са допълнителните услуги, които могат да се добавят в сферите на производството, консолидацията и контрола и които отговарят на амбициите на компанията за растеж и структуриране на бъдещите финансови потоци и нужди.

"Така решихме, че искаме да внедрим SAP , започвайки от нашата основна търговска компания, като това би ни позволило после да разширим системата към търговските дружества в Централна и Източна Европа и Русия, където е съсредоточено производството на компанията", категоричен е Стоянов.

Ходът на внедряването

След като е направен изборът на продукт, започва процесът по подбор на доставчик. Фармацевтичната компания се обръща първоначално и към интегратори от Швейцария, но се спира на българската СТЕМО. Освен добрата репутация на компанията като платинен партньор на SAP в България причина за избора е възможността да спази извънредно кратките срокове, обвързани с преструктурирането на Xantis Pharma, и оферираната цена, която се оказва много по-конкурентна от офертата, получена през швейцарския пазар.

"СТЕМО много бързо събраха екип", спомня си Николай Стоянов. Екипът се състои от специалисти по различните модули на SAP - за счетоводния модул има човек със специфични умения в програмирането и настройките, в продажбите и дистрибуцията - друг специалист, и в управлението на доставките - съвсем различен експерт. Предложеният екип от няколко души се ръководи от проектен мениджър, който има цялостен поглед върху системата.

"Проектът беше насочен към базовите функционалности на SAP ERP, като включваше модули "Финанси и активи" (SAP FI и AA), "Управление на продажбите и дистрибуцията" (SAP SD) и "Управление на снабдяването" (SAP MM). Собствениците бяха решили да се започне с най-лекия и същевременно ключов проект за компания - швейцарското дружество, където бяха засегнати по-горе споменатите дейности", пояснява Иван Ланзов, ръководител на проекта от страна на СТЕМО.

Xantis Pharma AG е малка фирма, която до момента не е имала дори вътрешен счетоводен софтуер, така че екипът, който участва от страна на компанията, няма поглед върху това какви функционалности са необходими, за да работи ERP системата по най-добрия начин. Във всеки етап от процеса по думите на Стоянов екипът от СТЕМО ги подпомага с добри идеи как и какво трябва да се внедри, подкрепено с примери от добри практики от SAP проекти в други компании, като по този начин се улеснява максимално работата.

Специфичните моменти 

Основното предизвикателство от гледна точка на интегратора беше изключително краткият срок за осъществяване на проекта. "Стандартно внедряването на подобна система отнема минимум 5-6 месеца. Но собствениците още в присейлс процеса заявиха, че на на третия месец трябва компанията да е в продуктивна среда и да се издават фактури към клиентите. Това беше ключовото предизвикателство и за двете страни, защото и участниците от страна на Xantis Pharma също бяха доста ангажирани като ресурс, а и проектът влезе в натоварения летен период", разказва Иван Ланзов, ръководител на проекта от страна на СТЕМО. Заради краткия срок за внедряване швейцарското дружество и СТЕМО се договарят, че няма как да има много промени по основния продукт. Като в хода на следващите проекти ще се добавят и допълнителни функционалности.

Текат срещи в три локации - централния офис в Швейцария, Прага, където е логистиката на компанията, както и офиса на интегратора в София. Друго предизвикателство е, че проектът се изпълнява зад граница, а Xantis Pharma няма операции в България.

Налага се интеграторът да намери подходящ консултант в Швейцария, за да се направи локализацията на счетоводния модул (SAP FI), поради специфичните нормативни уредби в България и Швейцария и различните счетоводни сметки, които трябва да бъдат програмирани в SAP. Създават се и многоезични форми за печат на фактури, които се изискват от швейцарското законодателство с оглед дейността на компанията на пазари извън ЕС.

"СТЕМО ни предложиха екип от петима души български специалисти плюс един швейцарец. Това сработи добре и по никакъв начин Xantis Pharma не изпитва липса на ресурс или умения по отношение на местните стандарти", категоричен е Николай Стоянов. По думите му локализацията на счетоводните функционалности се случва "зад кулисите", т.е. СТЕМО идва с готов модул, който отговаря на местното законодателство.

Налагат се и значителни промени в модула за продажбите и дистрибуцията. Xantis Pharma има специфичен модел на опериране - основните складове, откъдето купуват и в които държат стока, преди тя да бъде разпределена към крайните компании на пазарите, където работят, се намират в Прага. "Нетипичното при нас е, че стоката се купува от швейцарската компания, но отива директно в Чехия и оттам швейцарската компания я продава. Тази особеност изискваше сериозна доработка и нагаждане на системата към конкретните продукти и търговски модел", коментира Стоянов.

Николай Стоянов, изпълнителен директор финанси на Xantis Pharma AG

Изборът между инсталация и облак

"Отне ни известно време, тъй като сме малка фирма, да разберем предимствата и недостатъците на инсталацията на реални сървъри или ползването на решението в облак. В крайна сметка стигнахме до решението, че няма смисъл да закупуваме и поддържаме собствени сървъри, тъй като разполагаме само с ограничен базов вътрешен ИТ съпорт", разказва Николай Стоянов. Използване на облак при избраната от нас система също се оказа много по-неизгоден икономически вариант от крайното решение, което ни беше предложено от СТЕМО.

SAP ERP върху HANA DB, избраната версия от фармацевтичната компания, изисква специален хардуерен ресурс, за да работи. Системата минава в паметта на сървъра, което дава голямата бързина на транзакциите - всички търсения и справки се изпълняват мигновено. Така че стандартна сървърна конфигурация, която в миналото е използвана при по-старите версии на SAP, не може да се използва сега.

Компанията решава да използва нает ресурс, а СТЕМО консултира избора й и поема управлението на техническата част. "Имаме инфраструктурен договор за поддръжка, както и за активна поддръжка", пояснява Иван Ланзов. "Решихме, че най-добрият вариант е да минем на тяхна поддръжка - категоричен е Николай Стоянов - тъй като СТЕМО разполага с нужните за обслужването на системата специалисти. Отделно имаме и сервизен договор с тях, който предвижда поддръжка и доработка на SAP", допълва Стоянов. По думите му вариантът е удобен, защото през следващите 3-4 години планират внедряване на системата в останалите поделения. "Идеята е всяка година да добавяме по 1 или 2 дружества към системата, споделя още директорът на Xantis Pharma - вариант, в който напълно ще използваме капацитета и продуктивността на наетият от нас хардуерен ресурс, без да е необходимо да правим съществена нова инвестиция в инфраструктура."

Бъдещите планове

През 2018 предстоят още два проекта - в Чехия и Словакия, като първата локация е Прага, а очакваното начало е през май. "Причината да продължим в Чехия е свързана с това, че там е основният ни склад. Освен екип, който обслужва веригата на доставките, в Прага разполагаме и с финансов отдел, който в момента ползва системата в Швейцария", уточнява Стоянов. Обсъжда се и автоматизация на логистиката, която още е в процес на уточняване.

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов