Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини Актуални проекти
бр. 5, 2018

Дигитализация на пълни обороти в Lagardere Travel Retail

от , 29 май 2018 0 1558 прочитания,

Мария Динкова

Kак чрез новите технологии да се сближат хората, данните и процесите, да се създаде по-голяма стойност за потребителите и да се запази конкурентното предимство на компанията? Отговорът на този въпрос се превръща в задължително условие за постигане на успех в съвременния дигитален свят.

Българското дружество Lagardere Travel Retail, част от международната френска група Lagardere, в момента изпълнява три проекта за оптимизиране на своите процеси. Промените стартират във връзка с миграцията към Office 365, която започва в края на лятото на миналата година. „Заедно с нашите партньори от "FTS България", които поддържат ERP системите ни, решихме да използваме допълнителните приложения към Microsoft Office 365, за да улесним всекидневната работа на колегите в компанията. В същото време искахме и да автоматизираме част от процесите, така че да има по-добра визия за това, което се случва в бизнеса“, разказва Христо Захов, ИТ мениджър в Lagardere Travel Retail.

Дигитализация на пълни обороти в Lagardere Travel Retail


BI за топ мениджмънта

Инструментите за бизнес решения са един от незаменимите помощници на всяка една компания, тъй като те улесняват взимането на бизнес решения по един по-ефективен начин въз основа на достоверни данни. До момента информацията за докладите в Lagardere Travel Retail е извличана от обикновени таблици в Excel. Те обаче не са интуитивни за работа и служителите, които нямат дълбоки познания в системата, трудно се ориентират в табличните данни.
Поради тази причина фирмата се насочва към платформата на Microsoft Power BI. Едно от предимствата й е, че информацията се представя не само в табличен, но и в графичен вид. По този начин много по-лесно и бързо се виждат тенденциите и представянето на всеки един от 120-те магазина, които ръководи компанията, изтъква Захов. Детайлните резултати при различните продуктови групи и артикули на свой ред позволяват предприемането на мерки и корекции за подобряване на работата.
Сега докладите за продажбите в отделните обекти на българското дружество се изготвят с Power BI, като ИТ отделът и "FTS България" работят за добавянето на нови опции. Очаква се скоро да бъде завършена интеграция на финансово-счетоводните данни, които ще бъдат полезни при проследяването на обработката на документите, на постигнатия оборот и на други изцяло счетоводни дейности.
„BI е платформата, чрез която се опитваме да постигнем по-добра визия на представянето на компанията, изграждайки модерни доклади, които да служат на оперативните и финансовите отдели. До края на миналата година имахме изградени два доклада в Power BI, които все още не се ползват напълно от колегите, но идеята е скоро да ги стартираме докрай и да бъдат използвани“, уточнява Захов.

Облачните технологии в полза на бизнеса
Вторият проект на компанията е свързан със създаването на специални приложения "Въпросници" (Checklists). Регионалните мениджъри имат задължение на определен период да извършват проверки на всеки от магазините, за да следят дали се спазват стандартите на компанията. Досега контролните списъци са попълвани на хартия. В тях регионалните мениджъри отговарят на предефинирани въпроси дали стоката е позиционирана правилно спрямо зададените планограми; дали документацията е изрядна; дали са спазени всички изисквания на Българската агенция по безопасност по храните и други. След това въпросниците се сканират и изпращат до централния офис, като всички данни от тях се въвеждат ръчно в таблици в Excel, за да се обработи информацията и да се изготви анализ.
„Ние си поставихме за цел посредством Risk Assessment Program (RAP) на Office 365 да направим приложение, в което да вкараме тези контролни списъци в електронен вариант. Сега можем свободно да създаваме неограничен брой списъци с предефинирани въпроси и цялата тази информация се запазва в бази данни, така че много лесно можем да проследим как се представя даден магазин или група магазини, които са отговорност на определен регионален мениджър“, коментира Захов.
Новото приложение не само улеснява събирането на данните, но и опростява работата на самите служители. Те вече не трябва да губят време да разпечатват дълги контролни списъци на хартия и да носят със себе си големи папки. Цялата информация се попълва на таблет, като могат да се преглеждат предишните резултати и да се провери дали нужните корекции са били нанесени. Другото важно предимство е възможността за добавяне на снимки. Когато има някакъв проблем, например при излагането на стока, регионалният мениджър може директно към въпроса да приложи и изображение. След като контролният списък е завършен, той може да се конвертира в PDF файл – с визуализирани всички въпроси, отговори и подписа на служителя – и се изпраща по имейла до конкретния обект и до централния офис.
През Office 365 направихме споделени директории, които са достъпни за регионалните мениджъри. Така те имат лесен достъп до много споделени данни – например снимките от предишни посещения, планограмите за всеки обект. Във всеки един момент отвсякъде могат да видят как трябва да бъде изложена стоката, какви са разписаните процедури. До голяма степен облачните услуги и SharePoint улесниха колегите“, споделя ИТ мениджърът. Той допълва, че в момента се разработват и други функции, за които досега е трябвало да се използва компютър или лаптоп. От компанията се надяват съвсем скоро, когато приключи проектът, техните регионални мениджъри да могат да изпълняват своите задачи само с помощта на таблет.

Автоматизация на поръчките
Третият проект на Lagardere Travel Retail е свързан с автоматизиране на процесите по поръчка на стоките. Миналата година компанията започва внедряването на Electronic data interchange (EDI) за поръчка на стоки и за получаване на електронна фактура, издадена от доставчика. Голяма част от оборота обаче идва от продажбата на тютюневи изделия, обработката и контролът на които минават по специална процедура за чувствителни стоки. Допълнителните проверки са нужни, за да се минимизират случаите на презапасяване или на липса на подобни стоки. В тази връзка чрез PowerApps компанията създава приложение, улесняващо процеса на пренос на информацията между обекта и централния офис, а в момента работи и по възможността за автоматично изпращане на поръчката и към доставчика. Приложението е уеб базирано и е достъпно през всеки един компютър или устройство, което има връзка с интернет.
„До края на миналата година този процес се извършваше посредством таблици в Excel. Всеки обект имаше специален формат в Excel, в който се попълваха количествата, които трябва да бъдат поръчани към доставчика. Този файл се изпращаше към централния офис, придружен с копие от поръчката. Там имаме служител, отговорен за проверката и контрола на поръчките специално за тютюневи изделия. Той събираше всички файлове в Excel и проверяваше дали данните в тях съвпадат. При нужда от корекции информацията се връщаше в обекта. Магазинът нанасяше корекции, след което файлът отново се връщаше в централния офис и данните пак се проверяваха. Най-накрая тази поръчка трябва да замине към доставчика, който в повечето случаи има някакви изисквания за формата, под която да се случи поръчката. Като цяло имаше доста специфики“, обяснява Захов.

Христо Захов, ИТ мениджър в Lagardere Travel Retail

При новия начин на работа в централния офис на компанията се създава облачна база данни, която се захранва с информация за нужните артикули и се изчисляват различни параметри. Това включва следене на среднодневни продажби, на текущата наличност в магазините, на базата на продажбите за предходни периоди, както и на промените в търсенето на отделните стоки. На база на тази информация чрез алгоритъм се изчислява какво трябва да бъде количеството на следващата доставка и в приложението тези данни се визуализират.
Всеки един магазин може да разглежда различните продуктови групи, да филтрира до ниво доставчик и да провери стоката с предложените количества за техния обект. Приложението позволява да се нанасят корекции върху количествата на всеки артикул, като може да се завиши или намали предложението на системата. След като всички стойности бъдат проверени, само с натискането на един бутон поръчката се потвърждава и автоматично се изпраща информативен към централния офис, че конкретният обект е одобрил поръчката за даден доставчик.
Освен работата на самите магазини приложението улеснява и задачите на служителите в централния офис. През него те вече могат да извлекат данните за всички артикули и обекти в Excel. „След като бъдат прегледани данните в централен офис посредством този шаблон, чрез алгоритъм се потвърждават количествата отново към приложението PowerApps. И там вече се използва Microsoft Flow, който генерира файл за импорт към системата, в която работи обектът. Така поръчката става чакаща за изпълнение автоматично с количествата и артикулите, които са одобрени от централен офис“, посочва ИТ мениджърът. Към доставчиците, които имат интеграция с EDI, поръчките ще бъдат изпращани с тази система. Към онези, които не работят с нея, информацията ще се конвертира в PDF файл и ще бъде изпращана по електронната поща.
„Всяка година имаме среща с партньорите, които работят по обектите. Тази година тя се проведе в началото на март месец. Тогава беше представено приложението, като беше показано как се работи с него, какви са стъпките, какъв е целият процес, как ще се замени старият начин на работа, какви са ползите от промените. Ние се опитахме максимално да представим системите на хората, преди да ги пуснем, за да имат представа какво ги очаква“, споделя Захов.
Той допълва, че чрез инструментите на Office 365 се пропускат около четири стъпки, които преди са се извършвали ръчно от служителите. Това пести изключително много време и им позволява да се концентрират върху дейности, които носят добавена стойност на бизнеса. Засега автоматизацията на поръчките е в тестов период, като с приложението работят около 20% от обектите на Lagardere в страната. Целта на тази фази е при засичане на отклонения в алгоритмите те да бъдат подобрени, така че предложените количества от системата да бъдат максимално близки до това, което човек би поръчал. Следващата стъпка ще бъде пускането на приложението за всички магазини, което се очаква да се случи до края на месец май. А след това поетапно към цигарите и тютюневите изделия ще бъдат включени и други групи стоки.

Дигитализация на пълни обороти в Lagardere Travel Retail

Предизвикателства по пътя към целта
Не съществува проект без предизвикателства. В Lagardere Travel Retail също не са имунизирани срещу проблеми. Захов признава, че едно от най-големите затруднения е било свързано с извличането на данни към приложението за оптимизиране на поръчките. „Базата, която съхранява историята за тези поръчки, е в облака, а пък оперативните данни, от които ние трябва да изчислим различните параметри – като среднодневни продажби, наличност в обекта и алгоритъма за предвиждане на необходимото количество – са в инсталациите на офисите на компанията. Имаше известни затруднения в това да гарантираме, че данните ще текат постоянно“, споделя ИТ мениджърът.
Важно значение за справянето с предизвикателствата е изиграло и включването на самите служители в проектите. Например при разработването на приложението за електронно попълване на контролните списъци активно са участвали регионалните мениджъри. Те са давали непрекъснато препоръки за това какви функции ще оптимизират и улеснят тяхната работа в най-голяма степен. При проекта за автоматизация на поръчките всекидневно ИТ отделът и служителите в централен офис поддържат непрекъсната връзка с обектите, за да се гарантира, че нужните стоки ще бъдат поръчани успешно. Освен това тези предварителни тестове помагат и за отстраняването на проблемните места във функционирането на новите приложения.
Работата по проектите за дигитализация все още не е приключила, но промените вече носят ползи на компанията. Захов разкрива, че неговият екип вече има и нови предложения за реорганизация на работата  „Имаме идеи за оптимизиране на процесите по инвентаризация на обектите, идеи с разработването на допълнителни доклади в Power BI, които да улеснят бизнеса и различните отдели. Като цяло облачните услуги ни дават много – увеличават производителността на служителите и оптимизират процесите.“

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов