Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

Новини ИТ мениджмънт

Как се ръководи виртуален екип – 5 съвета за успех (част 1)

Основните предизвикателства при управлението на виртуален екип са свързани с логистиката и комуникацията

от , 01 юни 2018 0 4414 прочитания,

Дните на работните места, разположени в единичен централизиран офис, вече са история. Днес работна ръка е разнородна и разпределена в разнообразни конфигурации - в множество малки офиси, в домашни условия и дори в различни страни и континенти. ИТ сферата е в челните редици на тази промяна и постоянно търси и приема нови комуникационни технологии, които я правят възможна. От началото на този процес обаче са минали едва няколко години и инструментите и техниките, които се използват за управление на този нов тип работна ръка и превръщане на служители, които не се срещат всеки ден на диспенсера за вода, в екип, в някои отношения са още на много ранен етап на развитие.

Част от предизвикателствата при управлението на виртуален екип са свързани с логистиката. Доставчикът на ИТ услуги PhoenixNAP Global IT Services, който има служители както в Северна Америка, така и в Европа, например неизбежно се сблъсква с проблеми при планирането заради разликата в часовите зони. "Тъй като по-голямата част от нашите служители са в планинските или централноевропейските зони, по-голямата част от срещите и дискусиите ни се провеждат в четиричасов прозорец, който е в началото на американския ден (от 7 до 11) и края на европейския ден (от 15 до 19 ч. или от 16 до 20 ч.), за да не се налага да правим събрания посред нощ”, коментира Иън МакКларти, президент и главен изпълнителен директор на компанията.

Прочетете още: Нов портал ще свързва български ИТ специалисти с германски компании

Съществува и въпросът за различните трудови правила, приложими за различните служители и офиси. "Поради различните закони в отделните държави, софтуерът за човешки ресурси и заплати на повечето доставчици се грижи изключително или за пазара в САЩ, или за този в ЕС. Това означава, че имаме най-малко четири различни системи за управление на човешките ресурси и финансите и никоя от тях не е съвместим с друга", обръща внимание МакКларти.

Подобни досадни пречки имат относително прости решения, като всичко се свежда до правилно планиране и наличието на подходящи инструменти. Но има и такива, които възникват, когато стане дума за това какво може да донесе отдалечената работа за културата на работното място. "Имахме ограничени случаи, в които се е появиха т.нар. вълци единаци, а това определено води до проблеми, ако не му бъде обърнато подходящо внимание", категоричен е Майк Хансен, главен вицепрезидент в компанията Sonatype, и добавя: "Имаше определен конфликт и ни се наложи да запознаем въпросните служители с изискванията за екипна работа. Просто не позволяваме на хората да работят в изолация, доколкото това влияе на способността ни да разработваме и доставяме продукти."

Хансен има своя ясна философия: "Отдалечената работа не означава да работиш сам, а в екип от разстояние.”

В следващите редове ще се запознаете със съветите на различни ръководители на виртуални екипи. Някои от тях управляват множество офиси в различни страни, други имат голям процент служители, работещи от къщи, но всички са се сблъсквали с предизвикателствата на тази тенденция и са разработили различни решения за справяне с тях.

1. Понякога трябва да разговаряте

В основата на сътрудничеството, както и в центъра на главните проблеми при управлението на виртуални екипи, е комуникацията. Въпреки че има повече инструменти за връзка между разпръснатите екипи от всякога, много от тях са базирани предимно на текст и не покриват възможностите за цялостна комуникация. "При комуникацията между отдалечените екипи липсва езикът на тялото, който е важен за точното определяне на това какво всъщност казват хората. При това положение всеки интерпретира смисъла на получените съобщения, като често вторичната трактовка е твърде различна от първоначалния смисъл, вложен от изпращача. В следствие на това екипът може да се разпадне, само защото няколко индивида се чувстват изолирани от групата. Това вреди на производителността. Ръководителите трябва да са сигурни, че неправилното тълкуване е сведено до минимум”, съветва Марти Пураник, изпълнителен директор на Atlantic.Net.

Патрик Палм, главен изпълнителен директор и съосновател на разработчика на приложения Favro, очертава един от начините, по който текстовата комуникация може да доведе до неразбирателство между хората в екипа. "Аз не пиша добре оформени изречения. Имам известен опит в армията и затова ми харесва да се изразявам в кратък военен стил. Някои хора могат да го тълкуват като по-суров, отколкото всъщност е. Понякога ми се е налагало да губя много време в обяснения какво искам да кажа в платформи като Slack например. Имало е и ситуации, в които си мисля, че всичко е добре, а то се оказва, че съвсем не е така, защото някой все пак не е разбрал правилно”, обяснява Палм и добавя, че е стигнал лесно до решениетоп на този проблем.

"Подходът, който наистина работи безотказно, е да се обадя по телефона и да се разберем, когато усетя, че нещо може да се обърка. Във Favro нямаме вътрешна електронна поща, само Slack за изпращане на съобщения и Favro за планиране и управление. Slack разполага с вградени функции за видео разговори, които са много лесни за ползване. Когато усетя, че нещо може да се обърка или че не някой не ме е разбрал правилно, просто натискам бутона за видео повикване", обяснява той.

Видео обаждането може да изглежда като технология, която не е особено популярна в корпоративния свят, но може да изиграе решаваща роля в подобни ситуации. “Невинаги се нуждаете от видео чат, но този комуникационен канал може да оптимизира сътрудничеството. Когато взаимоотношенията между хората са близки, те могат да разчитат смисъла по специфични устни знаци, като по този начин минимизират следствията от липсата на езика на тялото при разговор. Освен това, когато разговорът е между трима или повече души, хората често се отклоняват от него и се занимават със странични дейности. При наличието на видео това се случва значително по-рядко" казва Хансън от Sonatype.

Рон Шлехт, управляващ партньор в BTB Security, е съгласен с тази теза. "Виждайки лицето на някого, разговорите са по-реални. Напомнят в много по-голяма степен за разговор лице в лице. Регулярната комуникация лице в лице, макар и рядка, спомага за изграждането на чудесни взимоотношения”, казва той.

 2. Избягвайте претоварването с информация ... чрез документация

Не само емоционалните нюанси могат да предизвикат пукнатини в комуникацият между членовете на мобилни екипи”, обръща внимание Криш Раминени, съосновател и главен изпълнителен директор на Fireflies.ai. 30% от служителите на компанията работят в офис, а 70% от разстояние.

"Предизвикателството идва от там, че има много неофициални срещи и обмяна на информация, които са част от нормалното ежедневие в офиса. Много от мобилните екипи пропускат контекста на тези разговори и не са наясно защо е взето едно или друго решение. Бързо осъзнахме, че инженерите и разработчиците са на различни нива – едни са в крак с поледните решения, а други – обикновено тези от мобилните екипи – често се оказват изненадани от промени в методите за имплементация, направени в последния момент. Именно тези промени в последната минута, които няма как да бъдат сведени до знанието на всички, които работят дистанционно, предизвикаха и редица проблеми”, спомня си Раминени.

Slack е все по-популярен начин за мобилните екипи да поддържат връзка помежду си, но Раминени казва, че в някои отношения платформата не е много подходяща. "Когато Slack е непрекъснато включен, генерира твърде много сигнали, които разконцентрират служителите. В същото време, когато имате един канал с 20 участника, информацията много бързо бива измествана от по-нови съобщения", казва той.

Според него решението на тези проблеми се корени във воденето на постоянна документация. "Независимо дали работите дистанционно или в офиса, всичко трябва да бъде документирано - какви решения са взети и защо. Трябва да се води архив, който може да бъде преглеждан от всеки. Така, преди среща например, служителят може да влезе да прочете каквото му е нужно и да си свърши работата, вместо да прекарва 30 минути в питане на колегите си. Когато всички служители са наясно с нужната информация и има съгласие, екипът може да продължи напред, независимо дали става дума за софтуерна разработка или маркетингова инициатива. Процесът е един и същ", смята Раминени.

Документацията може да изглежда старомодна в съвременния свят на безкрайни потоци от новини, но Раминени смята, че тя е от решаващо значение за успеха на компанията му. "Документът е много по-лесен за проследяване, отколкото еднократното съобщение, което трябва да издирвате в Slack. Имали сме много случаи, в които някой казва: “ОК. Съгласен съм. Ще променим цялата архитектура на приложението”, а инженерите, които работят от разстояние, нямат представа за това, защото информацията е била затрупано от по-нови постове. В подобни случаи документирането на нещо в централен архив беше от ключово значение”, категоричен е той.

Очаквайте продължение!

КОМЕНТАРИ ОТ  

Полезни страници
    За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия | Декларация за поверителност | Политика за бисквитки |
    Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов