Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

CIO PR Зона

Как бяха елиминирани предизвикателствата при управлението на документи в ТМТ Елком ООД

123 прочитания


ТМТ Елком ООД е специализирана в проектирането и изпълнението на електрически инсталации и поставяне на подово отопление. Компанията развива своята дейност от 1991 година и към момента разполага с 13 обекта в цялата страна, чрез които осъществява търговия на едро и дребно с електроматериали, кабели, всички видове осветителни тела, ниско-волтажна и високо-волтажна апаратура и всичко необходимо за електрообзавеждането на една сграда.

Спецификата на дейността на ТМТ Елком ООД предопределя интензивно използване на хартиени документи. Всяка продажба, която компанията осъществява е съпътствана с фактура и приемо-предавателен протокол, така че на месец се генерират до 25 000 документа.

В тази ситуация за служителите на ТМТ Елком никак не е лесно да намерят конкретен документ, за да сверят физическия подпис на клиента, а често се налага това да бъде направено. Доскоро двама служители на компанията са били ангажирани изцяло само с организацията на съхранението и използването на хартиени документи, но въпреки това, получаването на искан документ е отнемало много време, като в някои случаи за това са били необходими няколко дни.

Потребностите

В описаната ситуация, конкретните задачи, които ТМТ Елком си постави за цел да реши бяха:

• Да осигури подходящо решение за бъдещата обработка на големия брой хартиени документи, подписвани от клиента.

• Да въведе средства улесняващи ежедневното търсене в хартиени документи за сверяване на подпис, както и тяхното сканиране и изпращане по електронна поща до клиента;

• Да редуцира нарастващите разходи за поддържането и управлението на документния архив.

Решението

Разрешаването на изброените предизвикателства е възложено на Коника Минолта Бизнес Солюшънс България ЕООД. Специалистите на водещия доставчик на управлявани услуги за документни потоци провеждат подробен анализ на документните бизнес процеси в ТМТ Елком ООД и на проблемите, които възникват във връзка с документооборота. Специално внимание е обърнато на това кои отдели и лица от компанията са въвлечени в процеса.

След този първоначален анализ, експертите стигат до извода, че за оптимизирането на документните процеси е особено важно да се осигури ефективно архивиране на основните документи, които се използват в ТМТ Елком – изходящи фактури и протоколи, създавани в ERP системата.

За целта в ERP системата е внедрен модул за генериране на баркод, който съдържа основните индекси – номер на документа, дата и ЕИК на купувача. Към съществуващите документни процеси са добавени и нови – архив на договори и текущи входящи фактури, както и създаване на архив на старите фактури със съответните индекси.

Резултати

След внедряването на решението в ТМТ Елком е въведен нов, доста по-ефективен начин на работа по архивиране на документите:

• Документите с баркод (фактури и протоколи) се сканират, баркода се разчита и се попълват съответните индексни полета. Фактурата се въвежда в системата, като основен документ, а протоколът се прикачва към нейната документна карта.

• Документите без баркод (входящи фактури, договори и стари изходящи фактури и протоколи), се сканират и се въвеждат в системата, където служителят ръчно индексира всички документи и ги архивира с натискането на един бутон.

Основните ползи от новото решение, които отчитат представителите на ТМТ Елком са: бърз и лесен преглед на документите и измерими икономии. Предимство е и възможността решението да бъде разширено с нови функционалности, когато възникнат нови потребности.

Коника Минолта Бизнес Солюшънс България ЕООД
София ул. Витошки камбани 9
0700 420 22
www.konicaminolta.bg
www.companyprocess.info



(16.05.2017)
За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов