Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

CIO PR Зона

Оптимизация на вътрешните процеси в банките – една разумна инвестиция

229 прочитания

Новите технологии налагат все повече изисквания за бързо и качествено обслужване във всички сфери. Банковият сектор не е изключение – тези институции бяха сред първите, които започнаха да внедряват съвременни системи, насочени към техните клиенти. Въпреки това наблюдаваме, че много от вътрешните им работни процеси остават непроменени и разчитат на морално остарели, разпокъсани системи за съхранение и управление на информация като e-mail, Excel, хартиени документи. Това води до редица проблеми – затруднен обмен на данни, забавени реакции, оперативен риск за сигурността и защитата на документите, риск от невъзможност да се посрещнат законовите изисквания (GDPR, например) и специфичните за сектора регулации.

Поради тези причини софтуерните системи за управление на информация и вътрешни процеси надскочиха чисто препоръчителния си характер и се превърнаха във фактор, определящ конкурентоспособността в сектора. Спецификите на банковата дейност налагат и условието да се намери такова решение, което да гарантира запазване на традиционните ценности за лична, висококачествена, сигурна услуга, като същевременно доставят основните ползи на новите технологии – бързина, ефективност и гъвкавост.

Такова възможно решение е системата за управление на бизнес информация и процеси DocuWare. Тя осигурява оптимизация на процесите по обработка на документи, като те се извършват изцяло в софтуера. Информацията е сигурно защитена и същевременно достъпна за оторизираните служители по всяко време и от всяка точка на света.

Управление и съхранение на информация

В същността си банковата дейност се осъществява в среда, която е изключително наситена с документи и тяхното събиране, обработка, съхранение и разпространение. DocuWare предлага решение, което да обедини разпокъсаната между различните отдели и служители информация и да способства за повишаване на нивото на комуникация във всички сфери – в самите екипи, между различните звена, между различни филиали и др., което да доведе до цялостно подобряване нивото на предлаганите услуги. Това е възможно, защото DocuWare лесно може да се превърне в централната система, където да се събира цялата информация – логично структурирана и сигурно съхранена.

Освен подобрената комуникация, системата предлага и възможности за управление на процеси, свързани с обработката на документи. При отсъствието на централизирана система за управление и съхранение на информация, когато един документ трябва да мине за одобрение през няколко различни отдела, това може да породи затруднения, загуба на време и ресурси. Всички замесени в процеса служители трябва да са на своите работни места, да имат време да се запознаят със съответния документ, след което да дадат своето одобрение или отказ. Чак тогава процесът може да продължи към следващия етап на изпълнение. Но ако даден колега е в болничен, отпуска или просто не е на мястото си – процесът може да блокира. Съответно обработката на един документ може да отнеме часове или дори дни. Благодарение на опциите за замяна, достъпността от всяка точка на света и по всяко време и електронните печати, процесът в DocuWare отнема минути. По този начин новите технологии оптимизират работата, доставят бързина, проследимост, ефективност и сигурност, без да се нарушават специфичните за сектора изисквания. А за поддържането на добрия имидж на всяка банка като надеждна институция е изключително важно да посреща тези изисквания, да гарантира правата на поверителност на своите клиенти и сигурността на всички документи.

Поверителност, сигурност и контрол

Благодарение на различните нива на достъп за оторизираните потребители на системата, DocuWare осигурява необходимия контрол върху разпространението на поверителна информация от всякакъв характер. По този начин електронният архив е перманентно защитен от посегателство, както и от различни бедствия. Допълнително, DocuWare предлага възможността да се оптимизира управлението и инвентаризацията на клиентските досиета с автоматизирани, прозрачни процеси на работа, които подобряват спазването на законовите изисквания. Всички документи и записи са незабавно достъпни както за вътрешен, така и за външен одит.

Процес по интеграция, спрямо нуждите на клиента

Внедряването на софтуерни решения предполага избор на подходяща стратегия за интеграция. Съществуват няколко възможности – от поетапна замяна на съществуващите процеси и инструменти до цялостна трансформация. Поради спецификите на банковия сектор, тенденциите клонят към избор на системи с кратък първоначален период на внедряване и възможност за лесно надграждане при необходимост.

Немечек България, оторизиран дистрибутор на DocuWare, предлага услуга за бизнес анализ на всички процеси, дефиниране на проблемни области и такива, които подлежат на подобрение. На базата на получената информация и направения анализ, специалистите ще подготвят документ с план за действие, където ще опишат какво е настоящето състояние на работните процеси и как могат да бъдат оптимизирани с DocuWare.

Банките по същество управляват чувствителни финансови документи, които могат да донесат сериозни финансови последици, ако такава информация не е правилно обработвана, съхранявана и защитавана. Следователно интеграцията на специализиран софтуер като DocuWare може да се превърне в „безценна“ инвестиция.

Немечек България
+359 2 4210 990
docuware@nemetschek.bg
www.edocument.bg

(05.12.2017)
За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов