Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

CIO PR Зона

Решение на Konica Minolta оптимизира документните процеси във Филкаб АД

677 прочитания

За реализацията на проекта и постигнатите ползи разговаряме с Лъчезар Метанов, ръководител “Информационни технологии” в компанията

Лъчезар Метанов

Г-н Метанов, каква дейност развива Филкаб АД?

Филкаб АД е създадена през 1999 г. Фирмата е водещ доставчик на кабелни изделия, осветителна техника, електроапаратура и средства за автоматизация. Представени сме в седем български града и имаме дъщерни компании в Турция, Румъния, Македония и Сърбия.

Какви потребности в предприятието мотивираха старта на проекта, осъществен със съдействието на Konica Minolta?

Проектът, който реализирахме с колегите от Konica Minolta, бе в две направления. Първото касае оптимизирането на печатната среда и внедряването на софтуер за управление на печата. А второто е свързано с оптимизирането на документни процеси в компанията. По този начин обхванахме целия жизнен цикъл на част от документацията ни. Главната причина да предприемем тези стъпки е, от една страна, да повишим ефективността на цялата ни печатна инфраструктура и свързаните процеси, а от друга – да се справим с големия вътрешен документооборот, който генерирахме всекидневно и се налагаше да ангажираме служител, който да разпределя и окомплектова документите. Трудно намирахме архивираните си документи и ни бе нужен електронен регистър на фактурите и протоколите, които издаваме. Липсваше ни проследимост при искането за разход, както и бърза и ясна процедура по одобряването му. Освен това срещахме затруднение при управлението на договори, протоколи, както и процеси, касаещи служителите на компанията, като отпуски, командировъчни и др.

Как бе осъществен проектът?

На първия етап от процеса заедно с консултантите на Konica Minolta направихме цялостен анализ както на печатната инфраструктура, така и на вътрешните ни процеси, набелязахме предизвикателствата, които съществуват, и начертахме посоките, които да подобрим. Това бе много ценно за нас, тъй като обсъдихме кое е най-доброто решение за нашите нужди и най-добрият начин да го имплементираме и интегрираме, така че промяната да премине плавно и работните ни процеси да не бъдат нарушени.

На следващ етап подменихме изцяло копирната техника с машини от Konica Minolta и внедрихме софтуера за управление на документните процеси. В детайли създадохме QR код на всяка наша фактура и протокол, който копирните машини разчитат, а внедреният софтуер DokoniCase разчита вида на документа и го прикачва в съответния регистър. След което автоматично обвързва качените фактури със съответните протоколи за тях. Също така създадохме процес за одобрение на командировъчни и отпуски, както и досиета на клиенти.

Какви са резултатите от реализацията на проекта?

Вследствие на интеграцията на цялостното решение на Konica Minolta към днешна дата ползите за нас са спестяване на човекочасове и ресурси за обработването на нужната документация, модернизиране на копирната техника, възможността за лесно хронологично проследяване на нужната информация в електронен вариант. Освен това бързото одобрение на разходи спрямо йерархичната структура на фирмата, структуриран документен архив с ясни правила за приложените файлове и не на последно място – измеримите икономии, които постигнахме.



Konica Minolta1766 гр. София,
ул. Витошки камбани 9, 4 етаж
Тел. 0700 420 22
ops@konicaminolta.bg; info@konicaminolta.bg
www.konicaminolta.bg; www.companyprocess.info

(14.12.2016)
За нас | Аудитория | Реклама | Контакти | Общи условия |
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов