Анализи

Как да получим повече ползи от платформите за съвместна работа

CIO Media

съвместна работаПо данни от ново проучване на Forrester Research, две трети от компаниите не използват пълния потенциал на внедрените системи за съвместна работа. От анкетираните 934 мениджъри, 64% отбелязват не повече от 4 предимства, свързани с използването на такива решения, докато анализаторите от Forrester открояват поне 12 предимства от използването на технологии за съвместна работа.
Според проучването, за предприятията са най-явни предимствата от използване на  инструменти, свързани с командировки - признават ги 62% от анкетираните.  На второ място, участниците в проучването (58%) признават удобството, което платформите за сътрудничество осигуряват при корпоративните комуникации.
Анализаторите от Forrester отбелязват, че тези резултати се дължат на факта, че споменатите две области най-лесно могат да се проследят. “Например, лесно е да се анализират разходите за командировки на сътрудници преди и след внедряване на система за сътрудничество. Доста по-трудно е да бъдат оценени повишената активност в иновационната дейност или повишаването на производителността на сътрудниците от даден отдел. Затова, дори ако са налице такива ползи, те не винаги се озъзнават“, коментират от Forrester.

И така, какви предимства може да получи бизнесът от технологии за съвместна работа и дали внедряването им е обосновано за вашата компания? За да си отговорите на тези въпроси, експертите на Forrester препоръчват следните 4 стъпки:

1. Оценете, как сътрудниците вършат работата си сега
Преди да изберете и внедрите средства за съвместна работа, трябва да разберете с какви проблеми се сблъскват сътрудниците. Дали това за са проблеми свързани с комуникациите? Забавя ли се процесът на работа заради това, че сътрудниците не могат да намерят информация, която им е необходима? За да отговорите на тези въпроси, можете да проведете наблюдения, да попитате сътрудниците, да проведете анкета сред тях.

2. Очертайте ясно кръга от въпроси, които могат да бъдат решени с помощта на инструменти за съвместна работа.
След анкетиране на сътрудниците, анализирайте отговорите и сортирайте проблемите в 4 категории:
- такива, които могат да бъдат решени с технологични нововъведения
- такива, които изискват промяна на бизнес процеси
- проблеми от културен характер
- комбинирани проблеми.
Фокусирайте се върху тези проблеми, които могат да бъдат решени с помощта на технологиите, съветват от Forrester.

3. При избор на инструменти отчитайте особеностите на работната среда.
Много от участниците в проучването на Forrester посочват сред ползите от въвеждането на система за съвместна работа, намалени разходи за командировки, по-бързо вземане на решения, намаляване на времето за извеждане на нови продукти на пазара, по-добро управление на проекти. Според анализаторите, за да бъдат ползите осезаеми, компаниите трябва да си поставят като цел постигането на не повече от 4-5 цели.   
Например, ако са ви необходими инструменти, осигуряващи провеждането на кратки и чести разговори, можете да въведете система за обмен на моментални съобщения (Instant Messenger). Преди да вземете решение, поканете крайните потребители на дискусия. Те могат да помогнат за тестването на алтернативните инструменти, с цел да се провери дали те решават конкретните бизнес задачи.

4. Установете политики и процеси, с които да измерите доколко решението се възприема от потребителите.
Успехът на внедряването зависи от това доколко потребителите ще използват въведеното решение. Затова са необходими политики, насърчаващи потребителите. Например може да бъдат предвидени някакви стимули, за предоставянето на документи за общо ползване и т.н.

Източник: www.fiercecio.com



X