Анализи

10 потвърдени предимства на ERP системите

CIO Media

Надя Кръстева

В началото на 2005 г., проучване на нашата редакция, проведено в хода на подготовката на едва втория пореден брой на списание CIO констатира, че 52% от компаниите у нас са внедрили интегрирани системи за управление на бизнеса от клас ERP. Сравнявайки тези данни с резултатите от други подобни проучвания, публикувани в изданията Computerworld и “Счетоводство & компютри” в периода 1999-2004 г. установихме, че за първи път организациите разполагащи със сравнително развита информационна среда са повече повече от половината, така че в известен смисъл може да се каже, че 2005 г. отбеляза началото на нов етап в проникването на бизнес софтуера в българските организации.

През 10-те години от тогава досега, търсенето на приложения за управление на бизнеса от различен клас бе мотивирано от различни фактори, зависещи от спецификата на отделните компании и променящата се бизнес реалност, но ERP системите постоянно бяха обект на стабилен интерес. Според най-актуалното проучване на сп. CIO, проведено през април, през последната година най-много от анкетираните компании (43%) са реализирали проекти свързани с въвеждане и обновяване на ERP системи (виж. CIO 4/2015).

Очевидно, въпреки че успешното изпълнение на ERP проект е свързано с много усилия и средства и че организациите, които реализират такива инициативи, все още се делят на печеливши и губещи, изградените информационни решения носят ползи, заради които инвестициите в тях си струват. Тук ще се спрем на 10 предимства постигани в внедряването на ERP система, потвърдени в практиката на български организации. 

#1: Ред и дисциплина в компаниите

През 2005 г., с една от най-големите инсталации на ERP система от висок клас в България разполагаше Националната електрическа компания ЕАД (НЕК ЕАД). След първоначалното внедряване на SAP R/3 през 2000 г., ERP проектът в НЕК бе преминал през следващи фази на развитие –  така че към 2005 г., 53 филиали и предприятия на НЕК ЕАД работеха централизирано в реално време с над 9 модула на SAP/R3, като системата вече се ползваше от над 700 служители на компанията.

В интервю за осмия пореден брой на списание CIO тогавашният ИТ директор на НЕК, Галина Вангелова, обобщи своя 5-годишен опит в развитието на ERP системата на организацията с думите: “Интегрираните информационни системи носят ред, дисциплина и печалби за компаниите”.

Този извод беше потвърден в практиката на редица други български организации през годините.

В началото на 2005 г. ”Софарма Трейдинг” стартира внедряването на системата ATLAS ERP, създадена и адаптирана за специфичните нужди на компанията от екипа на AS Systems. Към 2007 г. информационното решение осигуряваше на компанията централизирани номенклатури за клиенти, доставчици и производители, поддръжка на информация за различни промоции и търговски условия и оптимизация на цялата процедура от доставката до реализацията на артикулите. “Отразяването на всяка доставка в системата е свързано с акумулирането на огромно количество данни за партиди, цени, срокове на годност. Ето защо е важно да се гарантира отчетността на операциите, свързани с оборота на артикули и да се следи стриктно дали артикулите имат съответното разрешително за продажба и отговарят на нормативно дефинираните изисквания”, поясни в CIO 1/2007 Милен Михайлов, директор ”Информационни технологии” в ”Софарма Трейдинг” АД.

През 2010 г. със съдействието на Тим Вижън България в Алкомет АД е внедрена ERP системата MS Dynamics NAV. През 2011г. решението се ползва успешно от 72 конкурентни потребителя, като поради непрекъсваемостта на производството се работи в режим 24х7. Към стандартната функционалност на Microsoft Dynamics NAV са реализирани допълнителни разработки за проследяване на продукцията и управление на качеството, както и за изчисляване на пълна производствена себестойност. Интересна част от проекта е и създаването на специализирана разработка за хеджиране.

Консултантите съветват:

Рамона ЧервенковаКакво ERP системата не може да направи?
Най-важното нещо, което ERP системата не може да направи е да управлява бизнеса вместо мениджърите! ERP системата не може и да разреши слабостите в бизнес модела или управлението на компанията, както и проблемите, свързани с персонала. Тя не може да постигне ефективност, ако процесите по принцип са неефективни или да наложи приемането на промяната в организацията. ERP системата не може да замени и необходимостта верните хора да са на подходящите за тях длъжности.
Рамона Червенкова

“Алкомет работи главно на европейския пазар и 92% от продукцията на компанията е за износ. Този пазар е силно конкурентен и взискателен към качество и стандарти. За да оперираме успешно на този пазар ни е нужна система която ясно и прецизно може да управлява всичките процеси в компанията - от процеса на доставка, през управление на оптимални складови наличности, производствена себестойност и ефективност при продажби. Преди внедряването на ERP системата имахме много различни бази данни, файлове - нямахме единна информация. Това водеше до грешни и дублирани данни и много затруднен анализ. С въвеждането на ERP системата тези проблеми са елиминирани, а това е от съществено значение за ефективността на работата в компания, като нашата, работеща по модела B2B с изцяло поръчково производство, с асортимент от над 20 хил.артикула и годишни продажби над 50 хил. тона”, обобщи в CIO 6/2011 Георги Апостолов, който тогава бе ръководител “Информационно обслужване” в Алкомет.

#2: Централизирането на данните и управлението

Сред най-осезаемите ползи от внедряването на ERP e възможността всички обекти на дадена компания да ползват единна информационна среда. Работейки централизирано и в реално време служители с различна специализация могат да следят различни показатели за бизнеса, движения на складови наличности парични потоци и т.н.

В Бултекс 99 ЕООД отчетоха тези предимства още през 2007 г.,  веднага след като със съдействието на Давид Холдинг внедриха системата 1С: Търговия. “От използването на системата вече има осезаеми резултати. Трудоемката и отнемаща много време работа при обединяване на месечните данните на всеки склад, работещ преди внедряването на ERP системата като самостоятелна единица, отпада. Изготвянето на отчетите и справките сега става много бързо, при това възможността за допускане на некоректни данни е сведена до минимум. Тъй като се работи в единна среда, служителите са взаимнозаменяеми”, коментира ИТ мениджърът на Бултекс 99 Георги Петров в CIO 11/2007.

Предимствата на централизацията отчита и добре познатата на българския пазар компания от консервната промишленост Дерони. През 2013 г. фирмата обнови напълно информационната си система, като е въведе най-новата версия на софтуера на Дейта плюс - Търговец WinPro. С новото решение данните за всички търговски дружества на Дерони са централизирани в единна база. Така информацията в своя най-пълен вид е достъпна за всички служители на компанията в логистичните центрове в София, Пловдив, Варна и Бургас, в административния център в Хасково, както и за мобилните служители. “С въвеждането на Търговец WinPro разполагаме с централизирани данни за всички търговски дружества, а това дава осигурява средства за проследяване на заявките в реално време, за управление на ценовата политика и за управление на търговците. Всичко това дава нови възможности за развитие на дейността. Достъпът до информация в реално време позволява по-бърза работа. Можем да изпълняваме повече заявки с по-голяма точност. Имаме възможност по-лесно и бързо да анализираме информация за целите на решения, свързани с маркетинга”, обобщи Николай Колев, управител на центровете на Дерони в София и Пловдив.

Уроци от практиката

Юлия ШивергеваЮлия Шивергева, ИТ програмен мениджър, Приста Ойл Груп
При проекти за внедряване на бизнес софтуер най-важното е да се запази критичният баланс между използването на стандартната функционалност на закупената система и изкушенията от ‘локални’ доработки. Практиката показва, че колкото повече се ‘локализира’ една система, толкова по-неспособна става тя за обновяване и администриране.

#3: Подобряване на отчетността

По традиция, ERP системите са позиционирани най-стабилно по отношение на финансовата и счетоводна отчетност. Факт е, че предимствата в тази сфера се признават масово от потребителите. Например ИТ мениджърът на Мания Тийм АД Генислав Настев сподели в CIO 10/2013: “ERP системата допринесе най-много за усъвършенстването на нашите бизнес процеси и справки. Безспорно MS Dynamics NAV подобри отчетността в нашата компания, като осигури финансово отражение на всеки един процес, а освен това чрез тази система имаме много по-гъвкава възможност за управление на промоции, оферти, клиенти и справки”.

В Мания Тийм АД ядро на информационната среда в е ERP системата Microsoft Dynamics NAV, която е внедрена със съдействието на Intelligent Systems България. Това решение се използва за управление на точките на продажби (POS), склад и доставки, маркетинг и финанси, а потребителите на ERP системата са над 100.

#4: Надеждна контролна среда

Един аспект от внедряването на ERP система, който през годините във все по-голяма степен привличаше вниманието на бизнес ръководителите бе възможността при реализацията на решението да бъдат въведени системни контроли, които да бъдат неразделна част от процесите в организацията. Безспорно това предимство заслужава внимание тъй като контролите на практика са механизми за постигане на съответствие с регулаторните норми, за намаляване на разходите и оптимизиране на процесите.

Ползи от осигуряваната от ERP системата надеждната контролна среда отчитат редица български компании. Сред първите, които привлякоха внимание към темата бе Пикадили. След като със съдействието на Varna Business Services  през 2006 г. търговската верига въведе системата SAP for Retail, през 2007 г. нейни представители коментираха на страниците на CIO:  "Постигнахме високо ниво на контрол на процесите, свързани със снабдяването, ценообразуването и продажбите в търговските обекти в няколко града. Получихме възможност да извличаме максимална аналитичност, включваща информация за продажби, анализ на рентабилността, поведение на клиенти и програми за лоялност”.

Друг пример е КонтурГлобал Марица Изток 3. През 2011 г. със съдействието на Аtos България в компанията са внедрени модулите на SAP за управление на счетоводна дейност, дълготрайни активи, контролинг, снабдяване и управление на наличности и управление на инвестиционни проекти. На практика изграденото SAP решение е част от корпоративната ERP система на компанията-майка - системата е настроена в съответствие със специфични за България изисквания, но всъщност е разположена на корпоративни сървъри и потребителите от КонтурГлобал Марица Изток 3 я ползват като облачно решение. “С помощта на системата спазваме корпоративните процеси за одобрение на фактури, управление на поръчки и т.н. SAP базираната система налага повече контрол върху някои процеси, в сравнение с решението, което ползвахме преди, което дава възможност да се минимизират грешките”, отбеляза в CIO 10/2012 Десислав Шекерлетов, директор “Глобални приложения” в КонтурГлобал Марица Изток 3.

Уроци от практиката

Иван ТакевИван Такев, CIO, Гопет Транс
Експертизата и специализацията на съответния доставчик или внедрител в областта на конкретния бизнес е критично важна. Опитен внедрител или доставчик с фокус върху бранша би бил в състояние да вникне в дълбочина в процесите и проблемите в компанията, за разлика от такъв с по-широк обхват на дейността. Наред с това, наличието на правилната потребителска общност, която да внася иновации в съществуващия продукт, е не по-малко важен индикатор за добър продукт. Независимо от сложността и спецификата на процесите в дадената компания, е възможно да останете изненадани от решенията, които би предложил продукт, активно развиван с помощта на прилежащата му потребителска общност.


Успешно използва своята ERP система за целите на вътрешния контрол и Магнум-Д. Компанията развива дейност в сферата на вноса и търговията с климатична, бяла и черна техника и използва ERP системата S-Office на фирма Степ Софт. Според търговският директор Александър Трайков, решението осигурява повишен контрол на стоковия поток и материалната отговорност. “При внедряването на S-Office бе заложено изричното изискване в реално време да могат да се проследяват всички наличности, включително стоки на път, както и да има ясна структура с двустранна заверка при приемо-предаване на стоките. Изграденото решение осигурява тези възможности”, каза Трайков в CIO 4/2014.

Компанията производител на утвърдената търговска марка ''Мебели Виденов”, също постига по-добър контрол на бизнеса си с помощта на своята ERP система. От началото на 2011 г. "Виденов Груп ООД" използва системата BORA Business Solution. “Особено важно за нас е да следим моментно състояние на наличности по складове и по себестойност, продажбите и разходите по обекти за всеки ден. Системата ни предоставя тези възможности. Едно важно предимство от нейното внедряване е, че всички поръчки се регистрират и отчитат централизирано. Това е голямо улеснение за нас”, коментира в CIO 3/2011 заместник управителят на фирмата Добри Виденов.

В контекста на възможностите за контрол предоставяни от ERP системите, особено интересен пример е месопреработвателната компания „Тандем-В” ООД. Нейната информационна система CSB-System на практика контролира качеството на популярните колбаси с марка “Тандем”.

“Предприятието разполага със специална лаборатория за физикохимичен анализ FoodScan TM Lab, която анализира качествените показатели на продукта. От всяка партида продукция се взема проба и се извършва контрол по отношение на хранителната стойност – белтъчини, мазнини, колаген, сол и водно съдържание. Получените резултати се отразяват автоматично в ERP системата CSB-System. В нея са заложени определени количествени и качествени показатели и ако даден продукт не отговаря на тях, автоматично се блокира пускането му в продажба. Така на практика контролът на качеството се осъществява автоматично”, сподели в CIO 4/2013 Антонио Захариев, който тогава бе ИТ мениджър в Тандем-В.

#5: Оптимизация на бизнес процесите

“Във всяка фирма текат много и различни процеси. Те не възникват едновременно, нито пък се развиват по начина, по който са възникнали. От гледна точка на управлението всеки бизнес може да бъде оприличен на пъзел от бизнес процеси, който трябва да бъде оптимално подреждан и преподреждан от ръководния екип”, коментира консултантът Пенко Диков в сп. CIO през 2009 г.

Практиката сочи, че ERP системите са в състояние успешно да подреждат споменатия пъзел – през годините много компании споделиха положителен опит в това отношение на страниците на сп. CIO.

В началото на 2008 г., базираната в Пловдив компания Милара Интернешнъл си постави за цел внедряването на информационно решение, което да позволи плавно разгръщане на всички подсистеми във фирмата успоредно с мащабите и темповете на нейното развитие, както и с промените, свързани с икономическата действителност. Избраната система бе Бизнес процесор на фирма dWare. “Съществено предимство на Бизнес Процесор е, че ни дава възможност да интегрираме управлението на бизнес процесите към системата, в момента на тяхното възникване или в момента, в който решим да ги включим”, отбелязаха представители на Милара в CIO 3/2009.

Приносът на ERP системата за оптимизиране на бизнес процесите отчитат и в Приста Ойл. През 2014 година компанията внедри системата Microsoft Dynamics Axapta. Една от основните ползи от реализацията на ERP проекта е преразглеждането на текущите процеси в компанията и откриването на възможности за оптимизация. Важен резултат е също така възможността компанията да се възползва от добрите процесни практики, заложени в ERP системата, и въвеждането им в компанията”, коментира Юлия Шивергева, ИТ програмен мениджър, Приста Ойл Груп в CIO 4/2015.

Мнение в същия смисъл споделят и представителите на Биомашиностроене АД Компанията произвежда технологично оборудване за хранително-вкусовата и фармацевтичната промишленост. От началото на 2014 г. тя използва системата Infor Syteline ERP, внедрена със съдействието на Фронтстеп България. “Оценяваме реализирането на този проект като превратен етап в развитието на компанията. Сега след като имаме внедрена ERP система виждаме много неща, които преди не сме имали възможност да видим и които ни карат да се замислим какъв неоползотворен резерв е скрит в компанията - в неефективност, в материали без движение, незавършено производство, технологичен отпадък, във време за отстраняване на несъответствия”, коментира в CIO 10/2014 Гергана Филипова, директор “Бизнес развитие” на Биомашиностроене АД.

Уроци от практиката

Георги АпостоловГеорги Апостолов, ИТ мениджър, DS Smith - дивизия Plastics (Рапак ЕАД)
За да избере правилно информационно решение дадена компания трябва да си отговори първо какво иска да постигне като краен резултат. Ясно трябва да се дефинират глобалните цели, защото иначе е възможно да се избере решение което не може да ги покрие или е ненужно скъпо.


#6: Повишаване на производителността на предприятията

Димитър Хубенов, управител на доставчика на индустриални и автомобилни уплътнители “Хубата Сийлс” ООД отчита много подобрения в компанията, които са резултат от внедряването на ABAS ERP. Сред тях е повишаване на продуктивността и възможност за изпълняване на повече поръчки със същия брой служители, което пък от своя страна увеличава ефективността и приходите на фирмата. За два месеца след внедряването “Хубата Сийлс” ООД успява да намали с около 5% нивото на складовите наличности. “Чрез планиране на необходимите стоки, системата предлага поръчването на дадено количество продукти в определен момент и нивото на склада намалява. С по-малко стока има повече обръщаемост на продуктите”, отбеляза Хубенов в CIO 10/2011.

#7: Подобряване на работата на служителите

Практиката потвърждава, че положителните работни навици, които ERP системата създава в служителите и мениджмънта допринасят за по-рационална организация на времето на служителите, повишават тяхната производителност и качеството на работата им. Положителен опит в това отношение споделят представителите на Елмарк Холдинг. Със съдействието на ФТС през 2008 г. компанията внедрява ERP системата Microsoft Dynamics NAV, както и прилежащия й CRM модул. “Беше необходимо време служителите да свикнат с новите приложения. Но след като системата достигна определена степен на развитие, работата се подобри осезателно”, обобщи в CIO 10/2011 Кремена Недева, административен директор на компанията. Според нея, основното предимство, осигурявано от ERP системата са автоматизираните процеси. “Всяка информация, за покупки, поръчки и т.н. се насочва автоматизирано от системата, там където е необходимо да бъде отчетена и взета под внимание. В резултат от автоматизацията на процесите е подобрена и работата на служителите”, изтъкна Недева.

Потенциалът на ERP решенията за подобряване на работата на служителите отчитат и организации от публичния сектор. Отличен пример в това отношение е Община Стара Загора, която през 2010 г. със съдействието на Давид Холдинг внедри универсалната платформа за предоставяне публични услуги 1С: еАдминистрация, базирана на ERP платформата 1C:Enterprise 8.2. Проектът имаше положителен ефект в различни направления от работата на общинската администрация и не случайно бе отличен с първа награда в конкурса на Computerworld "ИТ проект на годината ‘2010". Една от най-съществените ползи от реализацията му обаче е, изграждането на процеси по предоставянето на административни услуги – създадени са модели на процесите с техните фази, документи, отговорници и срокове, като така се създадени условия за тяхното ефективно наблюдение и проследяване и недопускане на закъснения.

„Системата позволява получаване на достоверна информация за натоварването на служителите и помага да вземем управленски решения за промени в структурата или за управление на времето в различните звена на администрацията“, посочва Николина Горова, секретар в общината.

#8: Проследимост  на операциите

Година и половина след внедряването на системата BORA Business Solutions в Европатур Премиум ООД отчитат значими ползи и резултати от проекта. “Счетоводството се превърна от ‘хамалско’ в управленско. Отчитането на сделките става бързо, не се пропускат документи и се следи цялата ситуация на бизнеса с няколко клика на мишката по всяко време”, коментира управителят на фирмата Чудомир Моневски в CIO 4/2015.

Подобни предимства осигурява и ERP системата в Теси ООД, където от пролетта на 2014 г. се използва SAP ERP. “Системата като цяло предоставя инструментариум за осигуряване на оперативен и управленски контрол на всички нива, предоставя също така възможност за пълна партидна проследимост на материалните запаси и не на последно място - значително подобрява управлението на качеството”, коментира Бюлент Юсмен, ИТ мениджър на компанията в CIO 10/2014.

#9: Прецизно планиране

Всъщност исторически, развитието на ERP системите започва от идеята за планиране и това е записано в тяхното наименование (Enterprise Resource Planning). През последните 20 години софтуерът за бизнесът обхвана много по-широк кръг от приоритети, включително управление на знанията (KM), на връзките с клиентите (CRM) и др. Способността на ERP системите да съдействат за прецизното планиране обаче си остава все така търсена и високо оценявана по потребителите.

С цел да постигне по-високо ниво на прецизност при прогнозите си за закупуване на основни материали и при изготвянето на производствения си план, през 2010 г., SKF България възлага на компанията разработчик на тяхната ERP система (AS Systems) допълнително развитие на модула за планиране. Разширената функционалност на ERP системата оптимизира дейността на компанията в няколко важни направления. Според  ИТ мениджърът Владимир Сарафов са постигнати: по-прецизен производствен план и по-прецизни прогнози към доставчиците на основен материал, елиминирани са процеси осъществявани ръчно и неизбежно свързаните с тях потенциални човешки грешки. “Усъвършенстваният модул за планиране дава възможност отговорите на клиентските заявки да се подготвят в по-кратки срокове и същевременно да бъдат намалени случаите на неизпълнение на поет ангажимент (т.нар. "Broken promises")”, отбеляза Сарафов в CIO 3/2010.

Още една компания, която демонстрира уменията си да извлече максимума от потенциалните възможности на ERP в сферата на планирането е водещият производител на велосипеди Макском България. С внедряването на Infor ERP SyteLine и модула Data Collection през 2012 г. предприятието се справя с две големи бизнес предизвикателства – планирането на необходимите компоненти и дългото време за подготовка на материалите за производство. С помощта на ERP системата времето за събиране на компоненти по клиентски поръчки е съкратено 4 пъти. “В SyteLine има функция, която дава възможност да се види за какъв срок е изпълнима дадена поръчка. Още преди приемане на поръчка може да се изведе детайлен план за нейното производство”, поясни Гюнай Алиосман, мениджър планов отдел в Макском България в CIO 10/2012.

Уроци от практиката

Стефан ГлавчевСтефан Главчев, ИТ мениджър, Девин АД
Предизвикателствата в повечето ИТ проекти идват от това, доколко отдадени на работата са служителите в компанията. Отношенията с ИТ доставчиците не са сложни – те са на договорна основа, но успешната реализация на информационни решения изисква определени задачи да бъдат решени вътре в компанията – такава задача например е почистването на данните, с които трябва да работят изградените системи.

#10: Взаимовръзка между хората

Последното от десетте предимства, на които спираме вниманието ви е откроено от Иван Аков – основател и управител на компанията Солид 55. Фирмата е фокусирана върху битовата и офис сигурност, чрез производство на блиндирани врати от висок клас. Г-н Аков е инжинер по Технология на металите, работил e като конструктор и ръководител на секция в електронната индустрия преди 1990г., а през годините, както на страниците на сп. CIO, така и в изказванията си на технологични конференции нееднократно е демонстрирал дълбоко разбиране на важните въпроси за корпоративната информационна среда.

“Един съвременен софтуер прави компанията гъвкава пред клиента и спомага много по-добре да се изпълнят неговите изисквания. Важно условие за успеха на бизнеса е да се създаде взаимовръзка между хората, защото в една организация колективното съзнание е важно и софтуерът може значително да улесни този процес като изгради взаимовръзката между хората, тъй като в него много лесно могат да се заложат нужните политики. Това води до дисциплиниране на организацията, до по-ефективното изпълнение на бизнес процесите и по-добро организиране на работния процес”, коментира Иван Аков, в  CIO 11/2008.


X