Анализи

Предизвикателства пред управлението на ИТ в университетите

CIO Media

 

проф. д-р Божидар Божинов, Стопанска академия „Д.А. Ценов“, Свищов
„Предизвикателства пред управлението на информационните технологии в университетите“ е първото по рода си проучване на университетите от Централна и Източна Европа, насочено към изследване на проблемите пред управлението на ИТ във висшите училища. 
Подготвеният на базата на получените в периода  31 октомври – 30 ноември 2016 г. доклад акцентира върху състоянието на изследваната проблематика в балканските университети. Основните разрези в които са представени резултатите обхващат общ профил на ИТ мениджърите в университетите, стратегическо управление на ИТ в рамките на висшите училища, структура, отговорности и приоритети пред ИТ звеното, тенденции в използването на информационните и образователни технологии и услуги в университетите, както и финансовото управление на ИТ процесите.
С валидни анкетни карти в проучването са участвали 29 висши училища, разположени в държави от Балканския полуостров. Разпределението на валидни анкетни карти по държави е както следва: Албания – 5, Босна и Херцеговина – 2, България – 11, Косово – 2, Македония – 1, Румъния – 5, Хърватска – 1, и Черна гора – 2.
Преобладават учебните заведения с държавно или обществено финансиране (66% за анализираната извадка и 90% за България).
Ето някои от изводите, представени в доклада:
Профил на ИТ мениджърите на университети
В две трети случаите, ИТ мениджърите в университетите имат натрупан практически мениджърски опит в управлението на информационни процеси и технологии в практиката, като в 76% от случаите (91% за България) този опит е повече от 5 години. Що се отнася до заеманата позиция като ИТ мениджър на университета, то за повечето от тях (76% за Балканите и 70% за България) това е за първи път. 
Почти всички ИТ мениджъри притежават магистърска (48% - Балкани, 50% - България) и докторска степен (38% - Балкани, 40% - България), като тя е предимно в областта на инженерните науки (70% - Балкани, 73% - България) и бизнеса (23% - Бал-кани, 27% - България).

 
Що се отнася до преобладаващата част от ангажиментите им, те ги определят доминантно като технически (48% - Балкани, 55% - България), следвани от академични (31% - Балкани, 36% - България) и на последно място – административни (21% - Балкани, 9% - България).

 
Интерес представлява и оценката на ИТ мениджърския труд в образованието. Част от проблема с адекватното измерване бе свързан с намирането на адекватен измерител, чрез който да се елиминират различията в нивата на жизнения стандарт в отделните държави. Поради тази причина, в анкетата ИТ мениджърите бяха помолени да определят своето заплащане като процент от средното заплащане за ИТ сектора в съответната държава. Резултатите показаха, че заплащането на анкетираните лица е изключително ниско – над половината от тях посочиха че получават под 50% от средната заплата за ИТ сектора (62% - Балкани, 81% - България). 
Очевиден е риска от изтичане на високо квалифицирани ИТ мениджъри към корпоративния сектор, където техните управленски умения се оценяват с пъти по-високо заплащане.

 
Относно притежаваните ключови умения на ИТ мениджърите, изследването констатира една интересна тенденция. На въпросът: „Кои спо-ред вас са 5-те ключови умения за успешен CIO“, с най-висока тежест са оценени способността да комуникира (66% - Балкани, 55% - България), способността да възприема нови идеи (62% - Балкани, 64% - България), технически знания и компетенции (52% - Балкани, 45% - България), способност да мисли стратегически (52% - Балкани, 36% - България) и способност да работи под стрес (48% - Балкани, 55% - България).  
Същевременно обаче на въпросът „Според Вас, кои са Водещите 3 критерия за избора Ви за заемане на позицията мениджър на ИТ звено (CIO)“ на първо място анкетираните са посочили своите технически умения (90% - Балкани, 100% - България), следвани от мениджърски и лидерски умения (66% - Балкани, 73% - България), и интелигентност и способност да учиш (48% - Балкани, 45% - България).

 
Стратегическо управление на ИТ в рамките на университетите
За да се оцени възможността за ефективно управление на информационните технологии в университета от ИТ мениджъра е важно да се очертае неговото място и роля в цялостната управленска верига на университета, включително и по отношение на отговорностите му за вземане на стратегически решения за технологичното развитие на висшето училище. 
В този аспект проучването показва, че в преобладаващия случай анкетираните ИТ мениджъри са най-висшите управленци в изследваната област (62% - Балкани, 55% - България), но не са членове на висшия управленски екип на университета (52% - Балкани, 64% - България). Резултатите са близки до тези от проведеното през 2013 година изследване в САЩ, което констатира, че 46% от ИТ мениджърите в университета не са членове на висшия мениджмънт.
Независимо от това, повечето от анкетираните посочват, че нямат проблеми с достъпа до висшия мениджмънт (79% - Балкани, 64% - България, 63% - САЩ).

 
Що се отнася до йерархичната подчиненост и линията на докладване, в преобладаващата част анкетираните лица посочват, че се намират на нивото на средния мениджмънт и съгласуват своите действия с ресорния заместник ректор (36% - Балкани, 60% - България) или директно с Ректора на университета (29% - Балкани, 40% - България). Както се вижда, ИТ мениджърите в България имат значително по-голям достъп и пряко взаимодействие и отчетност с топ мениджмънта на висшето училище в сравнение с колегите си от балканските университети и тези в световен план като цяло.

 
По отношение на стратегическото управление и планиране на ИТ процесите, в повечето случаи университетите имат разработени и приети стратегически планове (мандатни програми) за развитие, част от които са свързани и с използването на ИТ (74% - Балкани, 63% - България), като същевременно и самия ИТ отдел има самостоятелно разработен стратегически план за развитие (48% - Балкани, 45% - България).

 
Относно определянето на ИТ приоритетите в стратегическите документи, и в частност на ИТ стратегията на висшето училище, водеща роля има топ мениджмънта в лицето на ректорското ръководство (62% - Балкани, 60% - България), а самата стратегия е в съответствие със стратегическите приоритети на университета. 
Интересно е да се отбележи, че преобладаващата част от анкетираните (59% - Балкани, 67% - България) посочват, че ако те участват във висшия мениджмънт биха променили стратегическите приоритети в областта на информационните технологии.

 
Интересно е да се отбележи, че по отношение на определяне на оперативните приоритети на ИТ звеното, въпреки значителния дял отговорили за наличие на централизация и при вземането на оперативните решения (37% - Балкани, 20% - България), относително висок е дела и на университетите в които ИТ мениджърите и техните екипи имат възложени отговорности и правомощия по оперативното управление на ИТ процесите (38% - Балкани, 40% - България). Данните показват, че ИТ мениджърите в България са значително по-овластени от колегите в балканските университети, както и са значително по-склонни да поемат еднолична отговорност при практическото осъществяване на ИТ политиката на университета.

 
По отношение на познаване и прилагане на концепцията за архитектура на предприятието и информационна архитектура в университетите, изследването констатира значително разминаване между изследваните университети като цяло и тези в България. Ако в една трета от изследваните балкански университети не познават или тепърва се запознават с тези концепции, то в България това важи само за 11%.
По отношение на практическото прилагане на концепцията 44% от балканските университети работят в областта на архитектурата на пред-приятието, а 35% - в областта на информационната архитектура. В България тези проценти са съответно 66% за архитектурата на предприятието и 55% за информационната архитектура.

 
Що се отнася до мястото и ролята на ИТ мениджъра в цялостния процес по стратегическо управление в университета, анкетираните посочват, че вземат участие във вземането на стратегически и управленски решения и извън тяхната конкретна специализация (59% - Балкани, 64% - България). Въпреки това като цяло оперативния аспект на управление преобладава в тяхната текуща дейност и те се определят основно като ИТ мениджъри с оперативни задачи (68% - Балкани, 60% - България), като сред тях преобладават управление на компютри и данни (41% - Балкани, 55% - България), решаване на технологични проблеми (28% - Балкани, 27% - България) и едва на последно място посочват ангажиментите им, свързани със стратегически задачи (31% - Балкани, 18% - България). 
Относно контрола и оценката върху дейността на ИТ мениджърите от висшия академичен мениджмънт, анкетираните посочват, че не винаги метриката по която биват оценявани е достатъчно ясна (60% - Балкани, 44% - България), като според тях академичното ръководство не винаги има ясна и точна информация за да извърши такава оценка (58% - Балкани, 55% - България), а много често липсват и достатъчно адекватни знания и компетенции в оценяващите (50% - Балкани, 55% - България), които могат да им позволят правилно да оценят всички аспекти от дейността на ИТ мениджърите. 

 
Структура и отговорности на ИТ звеното 
Резултатите от анкетата показват, че ИТ отдела включва малък бой специалисти, като в преобладаващия случай те са под 10 човека (75% - Балкани, 60% - България). У нас дела на по-големите ИТ екипи е значително по-голям от тези в балканските държави.
Очакванията за промени в числеността на екипа, са по-скоро свързани със неговото запазване (45% - Балкани, 30% - България) и минимално увеличение (48% - Балкани, 60% -България).
Сред ангажиментите на специализираното ИТ звено в университетите най-приоритетните направления са администриране и поддръжка на приложения (83%), поддържане на университетския уеб сайт (76%), управление на хардуерните конфигурации (69%), управление на складовите ИТ наличности (69%), мрежи и комуникации (66%) и дейности, свързани с поддръжка на крайните потребители и хелп деск (66%). 

 
Що се отнася до приоритетите в българските университети, проучването показа известни различия - водещите ИТ дейности са както следва: създаване (програмиране) на приложения (82%), управление на хардуерни конфигурации (82%), мрежи и комуникации (82%), следвани от поддържане на университетския уеб сайт (73%), управление на компютърен склад (73%), дейности по хелп деск (64%), администриране и поддръжка на съществуващи приложения (55%) и управление на системи за онлайн обучение (55%).
Сред водещите институционални ИТ приоритети на специализираното звено изпъкват дейностите, свързани с институционалната интеграция на информационните технологии в университетите (69%), оптимизиране на разходите за ИТ (62%), ъпгрейд или замяна на съществуващите софтуерни решения (62%) и компютърна техника (59%).

 
Относно бизнес приоритетите пред ИТ звеното, сред тях се открояват разработването на нови продукти и услуги (76%), вкл. чрез внедряване на образователни иновации (59%), както и осигуряване на непрекъснатостта на бизнес процесите (59%), повишаване на тяхната производителност (55%) и оптимизиране на разходите на университета (55%). Тези констатации показват, че топ мениджмънта на висшите училища осъзнава ролята и значението на информационните технологии, както по отношение на основната им бизнес дейност (образованието), така и по отношение на останалите бизнес процеси в организацията.

 
Тенденции в използването на информационните и образователни технологии и услуги в университетите
По отношение на текущото използване на информационните технологии в образователния процес, анкетираните посочват, че те се използват за подобряване процеса на усвояване на знания от студентите (54% - Балкани, 44% - България) или тепърва протича процес по преосмисляне на тяхното използване в образователния процес (31% - Балкани, 33% - България). Освен това, университетите в региона определено изразяват пред-почитания пред хибридната форма на обучение (87% - Балкани, 75% - България) пред изцяло неприсъственото онлайн обучение, а що се отнася до налагащите се МООС (Massive open online courses), те не са обект на разглеждане и внедряване в преобладаващата част от изследваните университети (50% - Балкани, 43% - България). 
Решенията, свързани с управлението на образователните иновации, включително и чрез използването на информационни технологии, е концентрирано основно в специализирано звено за онлайн обучение (42% - Балкани, 56% - България) и в много по-редки случаи се взема на по-високи управленски нива.

 
В чисто технологичен план, очакванията за настъпващи промени в дейността на университетите в краткосрочен план са свързани предимно с навлизането на мобилните технологии и социалните мрежи (59%), модернизация на бизнеса (41%), интернет на нещата (41%), управлението и съхраняването на данни (38%) и облачните услуги (38%). 

 
В този аспект на изследването, очакванията на българските ИТ мениджъри се различават, като те свързват своите професионални предизвикателства с области като мобилните технологии и социалните мрежи (73%), клауд компютинга (55%) и съхраняването и управлението на данни (55%), както и процесите по оптимизация на сървърната инфраструктура чрез нейната виртуализация (45%), и не на последно място, предизвикателствата по гарантиране на сигурността на информационните системи и данни (45%). 

 
Същевременно, анализът показва, че приоритетното целево ИТ финансиране в университетите е свързано с процесите по модернизация на бизнеса (31% - Балкани, 27% - България), анализи и бизнес разузнаване (31% - Балкани, 27% - България), информационна сигурност (28% - Балкани, 27% - България) и управление и съхраняване на данни (28% - Балкани, 18% - България).

 
По отношение на типа използвани технологии (комерсиален / опън сорс / хоум мейд) в университетите изследването констатира ясно изразено предпочитание към готовите комерсиални решения (39%) и собствените разработки (31%) по отношение на използваните базисни административни и бизнес приложения, и относителна равнопоставеност на технологиите по отношение на приложенията за управление на съдържание, вкл. и учебно и онлайн. В България, предпочитанията към използваните решения по отношение на базисните административни и бизнес приложения клонят към собствените разработки (44%) и външните комерсиални решения, вкл. и най-добрите на пазара (33%). Що се отнася до приложенията за управление на съдържание, то тук българските университети предпочитат да реализират системите си със собствени сили, както под формата на собствени разработки (33%), така и чрез адаптиране на опън сорс решения за своите нужди (33%).

 
Що се отнася до налагащите се през последните години облачни решения и технологии, изследването констатира известни различия на регионално и национално ниво. Ако като цяло балканските университети са внедрили (36%), работят (9%) или поне декларират че облачните технологии попадат в стратегическите им приоритети (18%), то в България преобладаващата част не разглежда (38%) или проучва (13%) приложимостта им в университетите, като едва 25% посочват че вече имат внедрени подобни решения.

 
Финансово управление на ИТ процесите
Преобладаващата част от анкетираните посочват, че е налице относително висока централизация на вземането на решения от финансов характер, като посочват че управляваното от тях звено няма собствен бюджет (59% - Балкани, 70% - България), а участието им в изготвянето (38% - Балкани, 18% - България) и приоритизацията на разходите (44% - Балка-ни, 44% - България) е минимално.


Предизвикателства пред управлението на ИТ в университетите

© CIO Media, Cio.bg

 
По отношение на достатъчността на предоставяния финансов ресурс, над половината ИТ мениджъри (52% - Балкани, 64% - България) считат, че предоставените им средства за развитие на информационните технологии и инфраструктура в рамките на университета са крайно недостатъчни. Анкетираните посочват, че спрямо предходната година, текущия им ИТ бюджет е запазил своя размер (48% - Балкани, 75% - България) или незначително се е увеличил (38% - Балкани, 8% - България).

 
Сред основните структурни позиции на ИТ бюджетите се открояват разходите за продукция, инфраструктура и заплати, следвани от придобиване на софтуер и текуща поддръжка на инфраструктурата и приложенията, като място намират и разходите, свързани с осигуряване на информационната сигурност на организацията.
Като цяло се констатира изключително слабо използване на класическите финансови показатели за оценка на инвестиционни проекти като нетна настояща стойност, вътрешна норма на възвръщаемост, възвръщаемост на инвестицията, период на откупуване, и икономическа добавена стойност. Това може да се дължи както на слабости в икономическата подготовка на ИТ мениджърите, които са предимно с инженерно образование, така и подценяване на бизнес оценяването от тяхна страна и от страна на академичния мениджмънт. 
В потвърждение на последната теза можем да посочим, че в преобла-даващия случай ключов финансов фактор за одобряване на ИТ разходи от топ мениджмънта на университета е най-ниската покупна цена (46% - Балкани, 57% - България), докато фактори като обща цена на притежание (33% - Балкани, 14% - България), ниски разходи за внедряване (13% - Бал-кани, 29% - България) и ниски експлоатационни разходи (8% - Балкани, 0% - България) оказват значително по-малко влияние.


Що се отнася до комплексът от фактори, които оказват значение за извършването на ИТ разходи (фиг. 30), водещи са финансовите, като със значително по-нисък приоритет са качествата на ИТ решението, възможността за интеграция със съществуващите системи и технологични решения и обучението на ползвателите му.
В преобладаващата част от университетите в региона (72%), ИТ мениджърите са натоварени с функции по одобряване на покупките на информационни продукти и технологии. Независимо от това, самата процедура по закупуване обикновено се извършва от специализирани звена извън ИТ отдела, като ролята на ИТ мениджъра в преобладаващия случай е свързана с изготвянето на техническата спецификация за покупката (43% - Балкани, 40% - България) и доста по-рядко с формиране на методика за оценка (18% - Балкани, 30% - България) и участие в комисията по процедурата (11% - Балкани, 20% - България). Изключително малък дял от анкетираните (4% - Балкани, 10% - България) посочват че имат пълна сво-бода и еднолични правомощия в този процес.

 
В заключение
Всички тези констатации изискват преосмисляне на подхода на управление на информационните технологии в университетите чрез засилване на бизнес и ИТ подравняване на целите на институцията. Възприемането на подобен подход значително би спомогнало за повишаване на ефективността на управление на ограничените финансови ресурси на университетите и би спомогнало за по-пълното постигане на техните образователни и бизнес цели.


С доклада “Управление на ИТ в университетите – сравнителен анализ” (в предварителна версия) можете да се запознаете тук:  IT_Governance_in_the_Universities_preliminary_results

X