Анализи

3 грешки на ИТ, струващи милиони на компанията - част II

CIO Media


Преди време ви запознахме с първата грешка, която ИТ компаниите най-често правят, а също така дадохме няколко съвета как да бъде коригирана тя. Продължаваме цикъла от материали с грешка номер 2 - по-задълбочен поглед в недрата на ИТ компаниите и техните инструменти за работа. 

Грешка #2: Използване на грешните инструменти

Ползваните инструменти бързо се превръщат в гръбнака на всяка успешна модерна бизнес стратегия. Обединени с правилния екип, страхотните бизнес инструменти ще помогнат на вашата компания да достигне пълния си потенциал. Обаче, разчитането на грешните инструменти ще направи невъзможно подобряването на вътрешната производителност и увеличаването на възвръщаемостта на инвестициите. Ако вашите инструменти не осигурят нужното ви, това е цената която ще платите.

ИТ отделите са заети и вашият екип е дърпан в различни посоки. Няма съмнение, че вашият екип работи усилено. Но работят ли те умно?

Цената на това, че не разполагате с правилните инструменти, може значително да забави екипа ви.

Помислете за пестенето на време от автоматизацията за вършени на ръка бизнес процеси.

Вашият екип може да губи стотици часове в извършвани на ръка бизнес процеси и правейки скъпи грешки, които иначе не биха се случили, ако можете да автоматизирате някои от тези процеси. Тук идва истинската цена. Ще е срамно ако имате страхотен отбор и страхотна стратегия, но вашият отдел пропуска цели или не вижда евентуалната възвращаемост, защото не разполагате с правилните инструменти.

Не е чудно, че при 54% от организациите проектите им не си спазват определения краен срок, превишават бюджета и се налагат непредвидени корекции. Именно ситуации като тези, застрашават вашата и на вашия отдел репутация.

Скорошно проучване установи, че използването на грешни инструменти в организацията води до изтичане на ИТ ресурси, разсейване на ИТ персонал от стратегически проекти и вреди на марката или репутацията на компанията. (Fadilpasic, 2016) Тези проблеми скоро няма да изчезнат. Компанията за анализи IDC изчислява, че на всеки 18 месеца обема информация в света се удвоява (Woollacott, 2009). Имате ли в наличност инструментите да се справите с това пренасищане с информация във вашето предприятие? Или екипът ви ще бъде погълнат целия от осигуряване на потребителски профили и прехвърляне на увеличаващия се обем данни, нужни на предприятието ви за да си оперира?

Това са важни въпроси, които трябва да си зададете, за да определите дали промяната е наред.

Решението: Оценете нуждите си от трансфер на данни и разберете как да облекчите живота си

Със сигурност изглежда странно, че вие или екипът ви няма да разполагате с правилните инструменти, но тъй като организацията ви расте, начинът, по който вършите работата си може и да не върши работа вече. За да може вашият отдел да се справи с новите изисквания, зададени му от увеличаването на данните, задачите и новите бизнес изисквания, трябва да използвате правилните инструменти за правилните дейности.

Ето 4 съвета, които ви помагат да разберете кои инструменти са ви нужни за вашия отдел.

1: Провеждайте одит на задачите в дейността на вашия екип

Знаете, че вашият екип е зает, но най-много време прекарват в правейки какво? Ако те работят по стратегически проекти, вие сте в добра форма. Ако те работят върху безсмислени задачи, като попълване на специални заявки за прехвърляне на файлове и преглед на дейности, може да ви помогне да разберете какво ги бави. Помолете ги да поддържат електронна таблица с дейността им, което е добро начало.

2: Automate Manual Tasks

Вашият отдел отделя ли време за едни и същи задачи отново и отново? Може би имате групи от файлове, които идват по едно и също време всяка седмица? Вашият отдел "Човешки ресурси" изпраща ли данни за заплати или отчети по едно и също време всяка седмица? Или пък вашият маркетингов отдел редовно получава отчети за анализи?

Автоматизирането на тези задачите може да премахне елемента на човешка грешка и да облекчи работата на вашия отдел.

Трябва ли да създадете скрипт за тази задача? Определено можете, обаче, кой ще поддържа тази персонализация? Ето как след два-пет години на установен модел на работа вашият отдел достига до проблеми, с резултат на това, че никой не е поддържал процеса с течение на времето. Софтуерът MFT с надеждни възможности за автоматизация може да ви помогне да създадете безпроблемни работни потоци на бизнес процесите.

3: Увеличете видимостта на прехвърлянията

Друга жалба, която често чуваме е, че ако прехвърляне на файл е неуспешно, те имат малка или никаква видимост по отношение на това, кой трансфер е неуспешен, къде или защо.

Всъщност те може да не знаят, че въобще има проблем, докато клиент или бизнес партньора не го информира. В този момент може да е твърде късно и вашата организация може да е нарушила подписаното SLA.

Доброто решение за управление на прехвърляне на файлове ще има налични разширени инструменти за видимост и записване, за да ви помогнем да проследите проблемите когато се появят и да ги коригирате.

4: Разпределяне на пълномощията

Един от най-често срещаните проблеми на ИТ отделите са честите прекъсвания от бизнес потребители. Те може да имат файл за прехвърляне, което трябва да бъде направено, или прехвърляне на сметка, която трябва да бъде осигурена за доставчик, бизнес партньор или клиент. Тези искания се появяват често, без предупреждение и са спешни. Постоянното усещане за спешност може бързо да въвлече някои от членовете на екипа ви в усещане, че само си губи времето.

Ако вашият администратор не е на разположение в момента, бизнес потребителите могат да бъдат поставени в условия да търсят свои собствени решения, което е една от причините, поради които „сенчестия ИТ“ са вирее в корпоративни среди.

Един от начините за облекчаване на този проблем е да се дадат на крайните потребители инструментите и правомощията сами да извършват тези задачи. Макар все още да е важно ИТ да поддържа централизиран контрол и видимост над тези задачи, солидният и детайлен контрол на достъпа може да даде на вашия ИТ екип правомощието да делегира някои отговорности на потребителите, които ценят самостоятелността и възможностите за самообслужване, които подобно решение би осигурило.


X