Анализи

Успешната видеосреща – какво да правим и какво да не правим

Майя Бойчева-Манолчева

Пандемията COVID-19 промени начина, по който работим и комуникираме. Физическите срещи останаха в миналото (макар и временно) и се наложи бързо да ги преструктурираме във видеосрещи - нещо, което международните компании от доста време прилагат, макар и не с интензитета, който наблюдаваме през последните месеци.

Много често участниците във виртуалните срещи нямат усещането за истинска среща. Но това не е така. Това е среща, аналогична на тази, която бихте направили "на живо", и изисква същата подготовка и етикет, които се прилагат и при физическите срещи. "Виртуалната среща може дори да бъде по-ефективна и хората по-бързо да дадат своите идеи и да се стигне до общо решение или съдържание", категоричен е Петър Иванов, бизнес консултант и автор на бестселъра "Екипи без граници. Една история за силата на виртуалните екипи и как те променят света ни". Но трябва да се вземат предвид няколко "малки камъчета", които биха могли да обърнат каруцата и да превърнат всяка среща в неуспех.

Какво да направите, за да гарантирате, че срещата ще постигне своята цел?

Преди видеосрещата
Проверете интернет връзката, разучете решението, което ще използвате, и направете инсталациите, които са нужни. Ако за пръв път организирате или участвате във видеосреща с това приложение, е добре предварително да го тествате. Така ще си спестите 15-минутното закъснение, което не ви мърда, ако трябва тепърва да се занимавате с инсталации, да се регистрирате и да четете съвети как и какво да направите.

Ако по време на срещата ще използвате видео, трябва да съобразите и някои чисто визуални особености, като например дали светлината в стаята е достатъчна и откъде идва. Когато тя идва отстрани, вашият образ ще се вижда най-добре. Опитайте се да не смесвате дневна светлина с изкуствена. Също така добре е да изберете къде ще седите и къде ще се намира камерата (лаптопът). Много близкият план или изглед в профил, отдолу или отгоре ще има неприятен ефект върху събеседниците.

Не забравяйте да се подготвите за разговора. И тук се има предвид както външният вид - да се облечете подходящо за срещата, така и да се подготвите спрямо нейната цел и съдържание. "Трябва винаги предварително да има цел и програма на срещата и да е ясно какъв е нейният дневния ред. Това важи дори с по-голяма сила за виртуалните срещи", смята Петър Иванов.

Най-общо видовете срещи могат да се разделят на четири - ъпдейт среща, брейнсторминг среща, среща за вземане на решения и среща за дизайн на продукт.

Целта на ъпдейт срещата е да се види докъде сме стигнали, кой, как и колко от работата си е свършил. "Има нужда от такива срещи, но напоследък се прекалява и хората се оплакват. Много често информацията "докъде сме стигнали" може предварително да се изпрати на всички или да се качи в споделено пространство, а по време на срещата да се обсъдят проблемите "какво ми пречи" и "какво може да ми помогне", коментира Петър Иванов.

При брейнсторминг срещите целта е да се съберат възможно повече идеи. "Тук една споделена бяла дъска помага много на хората да допринасят със своите идеи, да се гласува и да се види кои идеи събират най-много резонанс. Но трябва да е ясно - ако срещата е тип "брейнсторминг", хората идват с такава нагласа, т.е. задължително трябва да има тема", категоричен е експертът.

Когато срещата е за вземане на решения, предварително трябва да е ясно по кой въпрос ще се взема решение и кои са различните опции, между които ще се прави избор, а по време на самата среща - да се коментира и дискутира.

Най-високо ниво на взаимодействие се изисква при срещите тип "дизайн на продукт". "При тях трябва предварително да е ясно и да сме се настроили, да знаем с кои инструменти ще работим и хората да са обучени да го правят. Тогава бихме могли да достигнем необходимото високо ниво на колаборация и срещата да бъде наистина успешна", смята Иванов.

Различните типове срещи имат и различна продължителност. Най-много време изискват срещите тип "вземане на решение", "брейнсторминг" или "дизайн на продукт". При тях според Петър Иванов бариерата за продуктивност е един час и половина. Ако срещата се проточи до два часа, задължително е да се направи кратка почивка по средата. Ако срещата е тип "ъпдейт", тогава половин час е напълно достатъчен.

Добре е преди срещите да се уточни и какъв ще е етикетът - дали ще има модератор, дали ще трябва да се вдига ръка, ще се използва ли чат, ще се използват ли знаци като "палец нагоре" и доколко се очаква всички участници да допринасят.

По време на видеосрещата
Много важно е срещата да бъде интерактивна. "При много от срещите грешката е, че предимно шефът говори, а една част от участниците изобщо не се включват. За да не се случи това, тя трябва да е интерактивна. Не прекалявайте с презентацията и дългите монолози. Бъдете интерактивни и използвайте възможностите на съвременните средства като т.нар. анкети, при които всеки ще се включи, белите дъски и по-малките "стаи". Точно тази интеракция разбива монотонността и пречи срещата да се превърне в скучна презентация", съветва Петър Иванов.

Добре е всеки участник да си има свой отрязък от време, в което да сподели какво е постигнал, какво му пречи и кой може да му помогне. Това дава структура на срещата и след края й хората ще могат да се съберат и да започнат работа заедно.

"Най-добрите екипи имат равно разпределение на говоренето. Защото най-важното е да се създаде обстановка, хората да се чувстват достатъчно сигурни, за да поемат рискове. Психологическата сигурност е фундаментът за успех в една видеоконферентна връзка. Хората трябва да усетят, че са не само експерти, но и човешки същества, които имат своите успехи и неуспехи, силни и слаби страни", категоричен е Петър Иванов.

Затова едно от най-важните правила е да се комуникира повече, отколкото е необходимо, не само за конкретната задача, а за цялостната визия, за целта, която ние като екип преследваме, и как персоналната задача на всеки член от екипа помага това да се постигне. "Когато хората имат тази по-голяма картина, се чувстват доста по-овластени да вземат решения и да предприемат съответните стъпки", добавя още Иванов.

Добър вариант е да се въведе като правило "вдигането на ръка". Хубаво е да се използва и "галерията", при която всички се виждат, защото това имитира среща на живо и сплотява екипа.

Хубаво е да има модератор, който да следи за спазването на времето. Когато се работи в по-малки групи и когато после те се върнат в общата среща, е добре ролите да са разпределени и да е ясно предварително кой ще презентира и кой ще води протокола. Много помага, когато протоколът се постави в чата. Така може едновременно да се слуша презентаторът и да се следят основните точки и програмата. Чатът е добър инструмент и когато участват хора от различни националности със силен акцент. В тези случаи могат да се обобщават ключовите точки и решения в чата.

Много е важно да се използва видеото и винаги да се гледа в камерата. "Понякога хората не искат да се покажат било защото не са в достатъчно добър вид, или защото се притесняват от фона зад тях. Но използването само на аудио намалява ефективността на срещата. Чрез видеото могат да се видят различните сигнали - дали хората се усмихват, дали кимат, дали дават палец нагоре, ако това е знакът, дали са скептични, отегчени или пък са ужасени. Видеото дава възможност за много повече комуникация и използване на езика на тялото", категоричен е Петър Иванов.

Когато пръв включите видеото си, вие приканвате и другите да го направят и може би половината участници ще го сторят. Останалите можете да помолите да участват с видео и да си предвидят необходимото време, за да се подготвят. Относно фона - съвременните решения за онлайн срещи дават възможност дори да си избирате фон. Разбира се, трябва да има възможност за участие и само с аудио - това ще включи хората, които са на път и които са на мобилните си телефони в момента.

Не се препоръчва по време на срещата участниците да правят други неща, като например да си проверяват имейла. Разбира се, ако е презентацията е дълга, хората ще го правят, което отново ни връща към един от най-важните принципи, които споменахме - срещата да бъде интерактивна.

Когато срещата е приключила, е добре да се изпрати имейл или да се сподели информация с взетите решения и поставените задачи. Така ще се елиминира възможността някой да не е разбрал дали поради акцента на говорещите (при мултинационални екипи), или пък просто се е разсеял. Добре е да се потърси и мнението на участниците как възприемат този вид срещи, дали има нужда от някаква промяна при тяхното организиране и дали ги смятат за достатъчно продуктивни. Все пак това ще е начинът, по който ще комуникирате и който ще бъде основната предпоставка за успеха или неуспеха на вашия проект в близките месеци.

X