Анализи

"Балканфарма - Разград" АД оптимизира ръчния труд

Майя Бойчева-Манолчева

"Балканфарма - Разград" АД внедри нова версия на ERP системата Microsoft Dynamics NAV като резултат от партньорството на компанията с "Тим ВИЖЪН България". Направено е цялостно преразглеждане и оптимизиране на начина на използване на софтуерната система, а възможностите й са допълнени със специфични за нуждите на компанията функционалности и настройки.

Старт на проекта
Три са основните причини компанията да пристъпи към внедряване на новата система. На първо място, версията на решението, с което до момента работят, е внедрено през далечната 2002 г. То е разработено за голяма корпоративна структура и съдържа бази данни, като например номенклатура на артикули, доставчици и клиенти на много други дружества. "Това изключително затрудняваше процедурите по остойностяване на артикулите и те продължаваха много дълго във времето. Случвало се е грешки, допускани в други дружества, да дават отражение в нашите данни", разказва Мая Иванова, финансов директор в "Балканфарма - Разград" АД. Многобройните промени в корпоративните политики, в собствеността на групата и добавянето и отделянето на различни дружества от нея през годините налагат създаване на нови счетоводни сметки и складове. Това води до голямо разширяване на сметкоплана, на списъка на складовете, особено за продукция, и много други свързани с това дейности."Третата причина, която може би е най-важната - "Балканфарма - Разград" АД напусна групата на "Актавис". Това наложи реорганизиране на всички фирмени дейности, включително създаване на нова корпоративна група с дружеството майка "Антибиотик-Разград" и създаване и въвеждане на съвсем нови корпоративни политики, които имат отражение върху всички дирекции на дружеството, а отчитането на бизнес процесите претърпя сериозна реорганизация", обяснява още Мая Иванова.


Мая Иванова, финансов директор в "Балканфарма - Разград" АД

Мая Иванова, финансов директор в "Балканфарма - Разград" АД



Решението
Внедрените модули на Microsoft Dynamics NAV 2018 обхващат управлението на всички стопански дейности и процеси в дружеството, свързани със счетоводство, финансов анализ и бюджетиране, производство, качествен контрол, управление на складовете, управление на доставките и продажби. "За нашата дейност може би най-специфичният процес е производството на продукти (основно лекарствени - за хуманно и ветеринарно приложение). Това наложи и внедряване на специфични решения, обхващащи движението на материалите, вложени в продуктите, движението на произведените продукти, включително по партиди, и отчитане на дейността на звената за контрол на качеството. Тези решения са основно свързани с нормативната регулация на процеса на производство на лекарствени продукти и необходимостта от точна и бързо структурирана информация за съставките и за движението на продуктите след реализирането им", разказва Мая Иванова.

Паралелно с обновяването на системата се прави и цялостно преразглеждане и оптимизиране на изграденото на нейна база решение. Очакванията са да се оптимизира използването на системата, като целите са: намаляване на ръчния труд, подобряване на координацията между отделите и осигуряване на липсващата информация, необходима за нормалната работа в предприятието. Обхватът на системата се разширява, така че да бъдат автоматизирани или управлявани процеси, за които има такава потребност. Преразглеждат се данните и настройките в системата с цел да бъдат приведени към текущите потребности и да бъдат отстранени излишните такива. Разбира се, преминаването към актуалната версия на системата цели и да се използват новите йвъзможности.

В обхвата на актуализацията не е включено изграждането на интеграция със системата за сериализация на продукцията. Такова ще бъде направено допълнително, след изясняване на обхвата и начина на работа на системата.

Решението дава възможност и за надграждане. При промяна в структурата на групата дружества има възможност за пренастройване - добавяне, изключване и др. Организацията на потребителите е направена по т.нар. роли, като винаги може да се структурира нова, да се промени съществуваща, да се спре използването на отпаднала, да се добавят нови служители в съществуваща роля или да се създаде специфична такава при възникване на нов процес.

Eфект от ИТ решението
Основният проблем, с който дружеството се сблъсква по време на проекта, е малкият брой персонал, който се ангажира с реорганизиране на работата в системата. "На места срещнахме сериозна съпротива срещу нарушаване на статуквото, без да се отчита изключителното разширяване на възможностите, особено за анализ на данни. Сблъскахме се с липса на далновидност от страна на някои ръководители на основни структурни отдели и,разбира се, с необходимостта от паралелна работа в старата система и подготвяне на основни бази данни за новата", разказва Мая Иванова.

Все още новата версия не е довела до промени в бизнес процесите и времето, в което се използва, е много кратко, за да се оцени коректно възвръщаемостта на инвестициите. "Но възможностите за получаване на искана информация се увеличиха многократно, като систематизирането става по-бързо и могат да се анализират повече характеристики на всеки процес", категорична е Иванова.

В системата е въведена много повече първична информация за процесите. Изготвени са специфични справки, които преди това са се формирали основно в отделни електронни таблици. Това дава възможност за по-голям брой анализи в различни разрези и за много по-кратко време.

Планове
Плановете за развитие основно са в две посоки. На първо място стои валидиране на системата, като крайната цел е системата да замени част от огромния брой хартиени документи, свързани с материалните движения. "Освен че ще бъде спестено голямо количество ръчен труд, ще се улесни и ускори прехвърлянето към системата на останалата част от следените извън нея процеси", обяснява финансовият директор на "Балканфарма - Разград" АД Мая Иванова.

На второ място стои автоматизиране на планирането на доставките и производството. "В производството на лекарствени продукти е изключително важно да се проследят всички вериги на доставки на материали - от производствената площадка, през търговеца и спедитора, и на продукция - от склада на дружеството, през дистрибутора на едро и дребно до крайния потребител, отчитайки специфичните изисквания на всеки продукт, за всеки пазар и за конкретния търговец", завършва тя.

X