Анализи

7 сигурни начина да провалите бизнеса си с аналитичните методи

CIO Media

Истинската стойност на данните зависи от бизнес прозренията, но те могат да доведат и до неочаквани резултати

Джон Едуардс, CIO, САЩ

Анализът на данните е един от най-мощните ресурси, които предприятията притежават. Но стойността му може да намалее значително, ако инструментите и използваният процес не са ясни и широко достъпни за бизнес потребителите, които се нуждаят от тях. В крайна сметка това са хората, които ще се възползват от данните, за да добият прозрения в области като продажби, маркетинг, разработване на продукти, поддръжка на клиентите и преживяване на клиентите.

"Данните сами по себе си не са аналитични методи", казва Брайън Филипс, старши вицепрезидент по технологии и CIO на Alpha Packaging, производител на бутилки и буркани. "В даден момент от време трябва да разберете проблемите, въпросите, възможностите, които данните посочват, в противен случай това са само данни или красиви картинки", допълва той.

Ето и седемте начина, по които организациите не успяват да гарантират, че техните усилия за анализ на данните са благоприятни за бизнес потребители.

Отказвате се от стратегия за данни или не успявате да я координирате с бизнеса
Компаниите трябва да формализират своите стратегии за данни и да ги синхронизират с организационни цели, метрики и растеж, казва Джереми Стийруолт, управляващ директор в практиката за корпоративни данни и анализ на консултантската фирма Protiviti.

"Организация, която работи по ясно дефинирана стратегия, естествено ще стане брокер на данни, използвайки данните си като ключов актив, казва Стийруолт. Решения относно типа на организацията и количеството данни, как се събират те, къде се съхраняват, какъв е достъпът до тях и как се използват, кой отговаря за тях и къде ще бъдат направени бъдещи инвестиции за данни - всичко това е важно за информиране на стратегията за цифровизация на организацията и нейната подразбираща се технологична компонента."

Аналитичните програми често не са в синхрон с корпоративната стратегия и съответно не са нито разбрани, нито използвани, казва Стийруолт. "Стратегията за данни дава възможност на компанията да припознае и третира данните си като структуриран, всеобхватен, генериращ стойност актив във всички домейни", казва той.

Изключвате бизнес потребителите от планирането и обсъжданията
Анализът не може да бъде статичен или планиран във вакуум без участие на хората, които очакват да спечелят от използването на резултатите. Анализаторите на данни, учените за данни и други от екипа за управление на данните трябва да работят директно с хора от различни бизнес звена, за да прегледат какво е важно за тях и какво показват данните в определени моменти от време.

"Дали собствениците на данни се срещат редовно да обсъждат какво виждат в информацията си, казва Филипс. Пробивът се случва действително, когато можете да видите данните през много области."

Например потребителите от продажби могат да знаят на кои клиенти или перспективни клиенти са се обаждали и какви поръчки са били генерирани в резултат на това. Финансовите потребители могат по-добре да разберат разходите и да визуализират тенденции за приходите. Оперативните потребители могат да добият по-добра картина на инвентар, продукция и капацитет на машините. А потребителите от маркетинга могат да получат прозрение за най-новите тенденции и кои кампании къде работят.

"Всяка група има много въпроси, на които да отговаря, казва Филипс. Истинската стойност търси възможности сред данните." Например, като направят анализа на данни достъпен за група потребители от различни дисциплини, всички те знаят кои продукти и услуги продават и на кого и къде, колко продукти са останали в складовете и какво ще трябва да допълват, какви са печалбите от продажби и кои артикули са най-доходни, как трябва да се променят маркетинговите кампании и т.н.

"Тогава вие ще предложите тези артикули които са горещи, доходни, с капацитет и да се насочите към правилните клиенти", казва Филипс. "Или данните могат да ни кажат, че трябва да направим капиталови инвестиции", за да подобрим производството. "Разполагането с тази група с различни функции в една стая е това, което помага да се уверите, че решавате реални проблеми или виждате реални възможности."

Пренебрегвате своята аудитория за анализ
"Когато работите по проект за бизнес анализ, трябва да разбирате аудиторията - кои са те, какви точки с данни очакват да видят", казва Робин Алън, директор по търговски софтуер в доставчика на данъчен софтуер Vertex и бивш главен информационен директор.

"Тъй като няколко души на различни нива на една организация ще вземат решения на базата на данните, те трябва да разкажат история, която е разбираема от тяхната уникална перспектива според ролята на човека", казва Алън.

Например директор от високо ниво няма нужда да вижда метрики от ниво екип, а данни, които осигуряват по-холистичен изглед. "Историята, която данните казват, трябва да е последователна, но същевременно лесна за възприемане от всички замесени заинтересовани страни, казва Алън. За да се случи това, вие трябва да започнете с разбиране за това кой ще гледа данните и какви прозрения очаква."

Придържате се към жаргон, вместо да опростите съобщението
Един от най-добрите начини да накарате бизнес потребителите да загубят интерес в анализа е да започнете да ги обсипвате с термини, които те не разбират или които нямат връзка с тях. Това разминаване в стиловете на комуникация е най-често срещаният капан за анализа на данни, когато се опитват да предоставят стойност от анализ, казва Гаутам Пюраник, главен директор за данни и ръководител на бизнес стратегии и анализ във фирмата за търговия с автомобили CarMax.

Това включва презентации, изпълнени със сложни термини и жаргон, което затруднява потребителите извън тази специалност да разберат. Това се отнася също и за начина, по който се представят данните. Например анализът обикновено цитира резултати чрез подробни числа като 5.238 процента, вместо просто да ги опрости до 5.2 процента или дори 5 процента, казва Пюраник.

"Освен ако стойностите след десетичната точка не са действително важни от гледна точка на вземане на решения, вие невинаги трябва да излагате сложностите на работата, за да демонстрирате бизнес стойност, казва Пюраник. По-голямата част от времето ще бъде прекарана не в разговори за това какво сте направили и как сте го направили, а как ще се поддържа вземането на решения на базата на данни за бизнеса."

Това може да се случи по ефективен начин само когато екипите за анализ на данни говорят на език, който е разбираем за всички в стаята независимо от отдела, поделението или нивото на експертност. "Най-ефективното съобщение е това, което е най-опростено", казва Пюраник.

Понякога е полезно да се използват аналогии. Пюраник получи задача да направи случай за поддържане на продуктово разработване с повишена инвестиция в цифров маркетинг. "Когато го представях, аз описах връзката на това с кола, казва той. Докато не напълните колата с бензин, тя не може да ви бъде от полза, независимо от това колко добре е конструирана. Това беше прието от всички в стаята и аз получих необходимите одобрения, за да продължа напред."

Подценявате силата на една снимка
Когато се опитват да добият бързи прозрения, много хора предпочитат да видят снимки или графични описания на концепции. Така много често начинът да постигнете резултати от данни е да ги визуализирате.

"Една картина може да разкаже историята, казва Филипс. Това може да е графика, диаграма или други визуализации. Аз все още съм фен на изчертаване на данните в Microsoft Excel или дори на дъска за начинаещи." След това продължете към по-усъвършенствани продукти за визуализация, за да осигурите по-голяма дълбочина или изтънченост на резултатите, като същевременно ги поддържате разбираеми.

"Достъпната визуализация идва с виждане на реални големи бизнес проблеми, показани по стегнат, лесен за разбиране начин, казва Филипс. Това изисква специфично умение - защо трябва да започнете първо с хора, които са добри в това, и да оставите другите да научат от тях."

След като бизнес потребителите видят резултата от анализа на данни в някаква визуална форма чрез инструменти за визуализация на данни, те вероятно ще бъдат по-заинтересовани, казва Филипс. Много ще искат самите те да бъдат обучени или техните екипи да бъдат обучени, така че да могат да създават свои собствени визуализации без необходимостта да разчитат на анализатори на данни или ИТ персонал.

Използването на визуализация на данни, особено когато включва директори от високо ниво, може действително да помогне за бъдещ ръст на тези инструменти. "Когато член на висшето ръководство дойде със схеми, графики и диаграми, разказвайки ясна история, компанията започва да взема доходоносни решения и реализира печалби, казва Филипс. Сега инвестирането в аналитични инструменти, обучение, хора става по-лесно."

Избирате всеобхватно вместо разбираемо
Точно както е необходимо да опростите езика си, така трябва да опростите своите материали за представяне, като слайдове например, казва Пюраник. "Заглавието на всеки слайд трябва да обобщава в сбит вид съдържанието на страницата, казва той. Докато поговорката, че картините говорят по-силно от думите, все още е вярна, диаграмите и графиките трябва да бъдат предшествани от ясно обобщение на техните резултати."

Графиките и диаграмите също така трябва да останат ясни и разбираеми, с не повече от две графики на слайд и общо 10 слайда. "Помнете, че не пишете роман със загадки; не карайте аудиторията си да гадае кои са най-важните точки" казва Пюраник.

Не успявате да мислите като човек на бизнеса
Професионалистите в анализ на данни в някои случаи могат да бъдат малко дистанцирани от ежедневните задачи, които са важни за бизнес потребителите. Може да се наложи те да променят мисленето си така, че по-добре да се отнася към това от което се нуждаят потребителите по отношение на данни и анализ.

"Погледнете на себе си като бизнес лидер, а не само анализатор, казва Пюраник. Мислете така все едно сте собственик на фирмата и използвате данните, за да вземате решения. Какво бихте научили от работата, която сте свършили?"

Идентифицирайте препоръки, подкрепени от проучвания, и ги комуникирайте ясно, казва Пюраник. "Анализът на данни е инструмент, а не резултат; как можете да направите своите изводи според резултата, казва той. Организациите, които са най-успешни при доставяне на бизнес стойност с помощта на анализ на данни, са онези, които вярват, че анализът на данни е основна компетентност, а не само важна компетентност."

Когато подготвяте презентации за групи от бизнес потребители, първо търсете обратна връзка от мениджъри и ментори, за да помогнат за адаптиране на презентацията за бизнес аудитория.

"В началото на кариерата си, веднага след университета, получих възможността да използвам прогнозни модели и аналитични методи, за да постигна бизнес въздействие, казва Пюраник. Както можете да си представите, бях много развълнуван от перспективата да мога да помогна за реална промяна за компанията." Той прекара дни в създаване на презентация, пълна със сложни графики и подробни бележки.

"След представянето й на бизнес партньорите аз бях в приповдигнато настроение, бях горд от работата си и уверен, че се справих добре, казва Пюраник. Няколко дена по-късно моят шеф сподели мнението си, че макар че това е било страхотна работа, аз трябва да подобря своите комуникационни умения. Само 2% от хората в стаята бяха разбрали за какво говори той, каза шефът, а други 80% бяха в напълно неведение."

"След няколко дена на осмисляне разбрах, че тя е права, казва Пюраник. Презентацията приключи като дневник на работата, която свърших. Аз научих ценния урок, че когато правите бизнес случай, не трябва да представяте стойността на работата си, а резултатите, които ще се получат от вашата работа."

Превод и редакция Мариана Апостолова

X