Анализи

Да отключим потенциала на видеоконференциите

Мария Динкова

Работният ден вече има нов облик, срещите са виртуални, а задачите се изпълняват дистанционно. Дали обаче сме успели да се адаптираме към промените, дали сме усвоили тънкостите на новата реалност и как можем да отключим в максимална степен потенциала на видеосрещите? На тези и много други въпроси отговаря Емил Ивов, който е основател и ръководител на платформата за видеоразговори с отворен код jitsi.org. Той разкрива всичко, каквото трябва да знаем за организирането и провеждането на срещи и конференции онлайн, а също така споделя кои са най-честите грешки, които потребителите трябва да избягват.

Задачите на компанията
Извънредната ситуация в малка или по-голяма степен изненада всички - някои компании се оказаха по-подготвени от други, но едва ли някой е очаквал промени от подобен мащаб. Служителите бяха изпратени у дома и за броени дни трябваше да се устроят удобно за новия начин на работа. Тази сериозна трансформация налага фирмите да преосмислят своите задължения по отношение на персонала си.

"На първо място трябва да се отбележи, че отговорността на компаниите не е толкова организирането на конференциите, колкото е даването на възможност на служителите да ги провеждат по добър начин. Доскоро една фирма трябваше да осигурява зали за срещи в сградата, в която е офисът. Сега отговорността се премества към това да се предостави на служителите вкъщи достатъчно от необходимия хардуер за провеждане на срещи - било то камери, компютри, слушалки и т.н. - а пазарът за щастие е наситен с продукти с добро качество", отбелязва Ивов.

Оборудването обаче далеч не е единственото необходимо за организирането на видеосреща или конференция. Следващата стъпка е да се осигурят участниците в нея и да се определи времето, когато те ще са свободни. В тази връзка е добре компаниите да преминат към използването на електронни календари. По думите на експерта това е дори по-наложително, отколкото преди, когато е трябвало да се запазват часове в залите за срещите. В момента при отдалечената работа колегите не се виждат, не знаят графика си и това много затруднява определянето на удобен за всички момент за разговор.

На последно място, макар не и по важност, сред ключовите отговорности на компаниите е изборът на платформа за провеждане на видеоконференциите. Преди да се пристъпи към взимане на решение, трябва да се определят критериите, които са важни за организацията. Това може да бъде цената на дадено решение, като за някои фирми е от особено значение то да бъде икономично. Други обаче предпочитат да вземат под внимание съвместимостта с други фирмени продукти; гаранцията за сигурност и неприкосновеност на данните или специфичните функционалности - като например разговор за определен брой хора или възможност за провеждане на уебинари.

Ивов уточнява, че в момента на пазара има няколко големи групи решения, които доста си приличат, но имат и някои съществени разлики. "Например Microsoft, както и Google имат предимството да бъдат интегрирани в по-големи продукти, включващи чат, офис пакет и т.н., които са удобни за хората. От друга страна, Zoom има голям брой функционалности за покриване на много различни начини на употреба. В случая на други продукти като jitsi.org има голям акцент върху неприкосновеността на данните, анонимността на участие, спазването на сигурността, така че и много чувствителни разговори да бъдат провеждани без грижи за достъпа до тях", коментира експертът.

Организиране на срещата
Нека приемем, че вече имаме добро оборудване, насрочили сме срещата в календара и сме избрали платформата, на която тя ще се проведе. Какво следва нататък? Определено важен етап от организацията на видеоразговорите включва уточняване на темите, които ще бъдат обсъждане и съответно времето, което това ще отнеме. Ивов е категоричен, че няма въпрос, който да не можем да обсъдим онлайн. Ако все пак имаме притеснения по отношение на сигурността и неприкосновеността на споделяната информация, експертът препоръчва да се избере решение с криптиране от край до край, благодарение на което дори доставчикът на услугата няма да достъп до разменяните съобщения и провежданите разговори.

Вторият въпрос, на който трябва да отделим внимание, е колко време да протече видеоконференцията. Тук става дума по-скоро за организационна култура и фирмени навици, които се пренасят от физическия в дигиталния свят. Дори и преди пандемията и наложената впоследствие изолация един от основните проблеми на съвременния служител е провеждането на твърде много срещи. А сега, когато те се организират за секунди онлайн, то е още по-лесно твърде много хора да бъдат ангажирани с видеоразговор, за който не могат да допринесат.

"Въпрос на 10 секунди е да вкарате 10 човека в разговора и да блокирате за 1 час времето им. За съжаление в много от случаите това означава, че 7 от тези 10 човека ще си губят времето. В този момент на изолация хората прекарват значително повече време в срещи в сравнение с преди", разкрива експертът. За да се справят с претоварването на своите служители, някои организации насърчават да се въвеждат в календара фиктивни срещи. Според Ивов също така хората трябва да се чувстват свободни да излязат от срещата, която не е пряко свързана с тяхната работа. Освен това добра идея е да се приложат практиките за водене на записки, като тук не става дума за детайлни транскрипции, а по-скоро за кратко обобщение на взетите решения. Това би спестило много време и усилия на голяма част от служителите.

В този ред на мисли трябва да се отбележи, че е особено препоръчително при съвременните натоварени графици всички участници във видеоконференциите да се придържат към посочения краен час. "Най-често това, което ние виждаме като организация, която поддържа такива срещи, е, че най-честият формат е 30 минути. Обикновено срещите започват на кръгъл час или на половин час. Има хора, които изрично ги правят по 25 минути, за да имат време да минат от една среща на друга", споделя Ивов.

От звука до картината
Работата от дистанция без съмнение има своите предимства, но тя определено не може да замени напълно усещането при общуването на живо. Именно и затова е добре да опитаме в максимална степен да скъсим дистанцията и да компенсираме липсата на пряк контакт. Това може сравнително лесно да се постигне чрез достъпните модерни технически решения. Камерата, слушалките и микрофона с високо качество могат да направят чудеса с нашия видеоразговор. Ето кои са основните правила, които трябва да следваме за оптимално конферентно изживяване:
  • Добър интернет
Слабата интернет връзка значително може да влоши качеството на нашия разговор. Обикновено първото, което ще пострада, е видеото, а впоследствие можем да сблъскаме и с дразнещо забавяне в сигнала. Освен това, ако се използва VPN до корпоративната мрежа, може допълнително да се увеличи закъснението в разговора.

"Затова е важно да се обърне внимание на хубавия интернет абонамент. Мисля, че това е едно от основните неща, в които човек да инвестира в наши дни. Организациите, които се грижат за трудовата си сила, трябва да помогнат в това отношение - например като поемат финансовия товар за закупуването на интернет абонаменти, когато това е възможно. Бих посъветвал да се инвестира в хубав интернет абонамент, защото той се изплаща бързо", подчертава Ивов.
  • Видеото
При провеждане на видеоразговор трябва да се внимава къде точно се поставя камерата. Тя трябва да може да снима цялото ни лице, а същевременно да е близо до мястото, където виждаме събеседниците си. По този начин ще се избегнат неловки ситуации, при които гледаме напред, а камерата ни снима отстрани.
"Много хора обаче влизат в конферентни разговори, без да си пускат видеото, защото се чувстват неудобно от това кой кога би могъл да ги гледа, без те да знаят. Решението в случая е да свикнем, че това, е така и просто да не му обръщаме внимание. Повечето хора приемат това, но има и такива, при които адаптацията изисква по-дълго време", посочва експертът. Той допълва, че трябва да се положат усилия, за да се преодолее тази трудност, тъй като именно благодарение на видеото човешкият мозък успява да пресъздаде усещането за разговор на живо.
  • Микрофонът
"Хубаво е да се подсигурите, че при вас няма много странични шумове. Също така по време на среща, особено с повече хора, трябва да се следват определени правила. Например когато някой не говори, е добре да си спре микрофона, за да не се вкарват странични звуци в конференцията. Повечето от средствата в наше време дават възможност това да се постигне чрез опцията за ползване на микрофона push to talk. За да кажете нещо, натискате даден клавиш и го държите, докато се изказвате, след това го пускате. Това също помага за запазване на добро качество на разговора като цяло", убеден е Ивов. В тази връзка не бива да се пренебрегва фактът, че лошият звук натоварва мозъка и го кара да работи по-интензивно, за да разбере какво се казва. По този начин едночасова среща със страничните шумове, прекъсване и неясен говор може да се окаже много изморителна за вас или вашите колеги.
  • Слушалките
"Има хора, които се чувстват неловко със слушалки и не обичат да ги използват поради различни причини. За качествено аудио обаче са необходими външен микрофон и слушалки. При повечето лаптопи микрофоните и слушалките са много близко и звукът, който излиза от колонките, влиза в микрофона. Едно време беше голям проблем, днес повечето решения могат да отстраняват звука от тонколонките, преди той да е достигнал конференцията. Но често не просто се отстранява излишният шум, а се намалява и силата на самия микрофон, като впоследствие гласът ви ще бъде отрязан за известно време, защото говорите с човека отсреща", уточнява експертът.
Друга често срещана грешка тук е използването на Bluetooth слушалки. Проблемът при тях е, че те лесно могат да не се засекат от компютъра, а също така ограничават и качеството. Ивов обяснява, че Bluetooth честотата може да работи максимално на 16 хил. херца, което доста повече в сравнение с 4 хил. херца при телефонните разговори. Осезаема се оказва обаче разликата при използването на кабелно оборудване или други безжични технологии, които осигуряват 48 хил. херца честота.
  • Задният фон
"Хубаво е да се обръща внимание какво се вижда зад вас, колкото е по-претрупан фонът, толкова е по-вероятно хората да започнат да се вглеждат и да се разконцентрират. Лично аз не съм фен на решенията с изкуствени фонове, защото правят връзката да изглежда неестествена и са разсейващи", споделя Ивов. В тази връзка той съветва да се седне с гръб към стена или да се постави платно, което да служи за заден фон.

Бъдещето на дистанционна работа беше очаквано, но никой не предполагаше, че ще се реализира в такива кратки срокове. Въпреки че дълги години бизнесът сякаш се съпротивляваше на идеята поради различни притеснения, сега все повече компании приемат идеята с отворени обятия. Оказа се, че новият начин на работа може да им спести значителни средства от покупката или наемането на недвижими имоти. Също така новите условия значително разширяват пазара на кадри, от които те могат да избират. "Това е огромно преимущество дори за места като София, където има голямо наличие на компетентна работна ръка. Също така за фирмите извън столицата се отварят много възможности да намерят нужните им хора, които досега са търсили само локално", разкрива Ивов.

Експертът е категоричен, че компаниите в крайна сметка много бързо са се адаптирали към условията. Редица проучвания вече показват как служителите прекарват много повече време, изпълнявайки служебните си задължения, а границата между работния и неработния ден силно се размива. Ивов предупреждава, че първоначално това може да се окаже изкушаващо за компаниите, но не бива да се забравя, че човекът е "ограничено същество" и подобен тип натоварване може сравнително бързо да доведе до изгаряне. В тази връзка е особено важно компаниите да въведат определени времеви лимити за провеждането на срещи и да насърчават служителите си по-често и систематично да си взимат отпуска.

X