Анализи

Пандемията тласка развитието на RPA

Мария Динкова

Пандемията ясно показа, че компаниите не само не трябва да отлагат повече усилията си в посока дигитална трансформация, а напротив - трябва да търсят начини да ускорят процеса. Още през първите месеци на годината повечето организации бяха изправени пред сериозни предизвикателства, които се отразиха на техните приходи и вериги на доставки. С течение на времето тези трудности се задълбочиха и ясно показаха спешната необходимост от промяна в приоритетите. Независимо кога ще приключи извънредната ситуация и кога ще бъдат отменени ограничителните мерки, представата за "нормалното" със сигурност ще се промени.

В тази връзка особено интересни се оказват резултатите от проучването The Future Of Work Is Still Being Written, поръчано от UiPath и проведено от Forrester Consulting. В него се разглежда какво ще бъде влиянието на COVID-19 върху бъдещето на работната среда, а данните категорично показват, че автоматизацията е една от основните посоки за развитие на фирмите. Всъщност 48% от запитаните очакват разходите за RPA да се увеличат през следващите 12 месеца с 5% или повече. Същевременно 83% от анкетираните отбелязват, че иновациите ще станат техен ключов бизнес приоритет в бъдеще, а 31% от мениджърите вече са увеличи инвестицията си в RPA.

"След като премине пандемията, което в крайна сметка ще се случи, организациите ще видят структурни промени в начина на работа. След като толкова много хора вече изпълняват служебните си задължения от вкъщи, служителите и компаниите трябва да трансформират процесите си. Технологиите за автоматизация се превърнаха в безценен фирмен актив, който да помогне на организациите да се справят с новия свят", коментират от Forrester. Експертите подчертават, че за последните месеци са реализирани повече проекти за дигитална трансформация отколкото през предходните пет години.

Защо RPA?
Роботизираната автоматизация на процесите (Robotic Process Automation) се оказва особено полезна за компаниите в момента заради редица свои предимства. От една страна, тя има потенциала да осигури по-висока скорост, гъвкавост и ефективност. Във всяка фирма има времеотнемащи и скучни задачи, които изискват точност и бързина, но не са свързани с взимането на решения. Именно тук на помощ идва технологията, която според изследването на Forrester помага за постигане на устойчивост при веригата на доставки (83%), улеснява бекофис операциите (80%) и подобрява поддръжката на отдалечените дейности (75%).

На следващо място RPA идва на помощ на ИТ екипите, които са поставени под голям натиск да разработват и тестват ъпдейти и нови приложения, за да може бизнесът да се справи с предизвикателствата на пандемията. Чрез този тип решения например промяната на пароли, както и разрешаването на рутинни проблеми могат да бъдат възложени на роботите. На свой ред това ще позволи на ИТ специалистите да се фокусират върху по-съществените задачи, които да подпомогнат цялостната адаптация на бизнес процесите към новите условия.

Разбира се, голяма част от организациите все повече залагат на възможностите за самообслужване (76%) и на чатботовете (72%). Подобен подход е особено печеливш за фирмите с ограничени технически ресурси. Целта в случая е максимален брой обаждания и запитвания да бъдат разрешени от роботите, преди потребителите да бъдат пренасочени към служител. Това значително може да намали натоварването на работещите в редица ключови сектори като тези на финансите и здравеопазването.

Не на последно място RPA решенията могат да се окажат съществени при гарантирането сигурността на данните във все по-виртуалния ни свят. От началото на годината онлайн комуникацията се увеличи значително и следователно се отбеляза и ръст при пробивите в сравнение с преди. RPA позволява да се намали киберрискът, съкращавайки времето за реакция при инциденти и активирайки контролите за сигурност винаги, когато е засечен потенциален проблем.

Страхът от автоматизацията
Когато говорим за RPA, страхът от автоматизацията продължава да е актуална тема, дори и след началото на пандемията. На практика данните показват, че притесненията на служителите от това да изгубят работата си заради внедряването на роботи се увеличават. 57% от анкетираните от Forrester признават, че техните кадри са средно и много обезпокоени по отношение на своите способности успешно да изпълняват задълженията си. Освен това 14% дори отбелязват, че техните служители се чувстват заплашени от нарастващата сложност на задачите.

В тази връзка експертите смятат, че компаниите трябва след края на пандемията да осигурят възможност за образование на работното място. С други думи, допълнителните обучение и квалификация вероятно ще се окажат съществена част от успешното използване на автоматизацията. Интересно е обаче да се отбележи, че страховете на служителите са по-скоро неоправдани, макар че безспорно трябва да им бъде обърнато нужното внимание. Това доказват резултатите от изследването на Harvard Business Review за ефекта от прилагането на RPA. Само в няколко от разглежданите проекти се е стигнало до намаляване броя на персонала, като в повечето случаи задачите вече са били пренасочени към външни изпълнители.

Преди имплементацията
На фона на продължаващата пандемия и безпрецедентния устрем към дигитализацията ползите от RPA решенията не могат да бъдат отричани. За успешното внедряване обаче на подобна технология трябва да се вземат под внимание редица специфики. Ето няколко съвета, които ще улеснят процеса по имплементацията на RPA по време на COVID-19:
  • Фокусирайте се върху видимостта, документацията и на последно място върху автоматизацията. Тъй като в момента компаниите работят отдалечено по-дълго време, те трябва да разберат по-добре своите съществуващи вътрешни процеси, а документацията е ключът за взимането на информирани решения. Затова е полезно първоначално да се създаде каталог на вътрешните процеси, преди да се определи кои области да бъдат автоматизирани. Може да се окаже, че в даден случай промяната на определен процес и обучението на служителите ще бъдат достатъчни, за да се постигнат по-добри резултати.
  • Насочете се към дългосрочните цели, а не към отделните задачи. След подготвянето на документацията и установената нужда от промяна, трябва да се вземе решение какви подобрения може да предложи автоматизацията на практика. Компаниите трябва на първо място да разберат настоящите си процеси преди да обмислят прилагане на по-иновативни технологии.
  • Започнете с бизнес процеси, които не са толкова сложни, но все пак имат стратегическо значение. По този начин ще постигнете на ранен етап успех вътре и извън компанията (например обработка на фактури или управление на инвентара). Като цяло повечето компании предпочитат да стартират с автоматизиране на отделни повтарящи се задачи и прости процеси, работещи предимно със структурирани данни.
  • Съгласувайте стратегията между мениджмънта и служителите, тъй като това ще помогне за преодоляване на страха от загубата на работата и ще допринесе за цялостно подобряване на продуктивността. Особено важно е персоналът да разбере целта на проекта - например освобождаване на време, за да може да се фокусира повече върху по-съществените процеси.
  • Отделете специално внимание на въпросите, свързани със сигурността. Установяването на тясно сътрудничество с ИТ експертите по време на фазата на имплементация ще намали рисковете в дългосрочен план. По този начин няма опасност да се появят "сенчести ИТ" и всички предприети действия ще спазват изискванията за сигурност и съответствие.


X