Дигитализация

Информационните среди за съвместна работа – средство за подпомагане на управленските процеси

CIO Media

Развитието на информационно-комуникационните технологии през последните години създаде условия за разработване и внедряване в практиката на редица нови решения за подпомагане на управленската дейност. Само допреди няколко десетилетия, за да се организира определен процес за съвместна работа по даден проблем, беше необходимо участниците да се намират на едно физическо място или да водят сложна кореспонденция помежду си. Днес различни  информационни средства и общодостъпни комуникации ни осигуряват далеч по-големи способности за обмен на информация и за организиране на колаборативни процеси, независимо от физическото ни местоположение. 
Среди за съвместна работа
Компютърните приложения за съвместна (групова) работа (Collaborative software, Groupware, Workgroup support systems, Computer-supported cooperative work – CSCW) обединяват софтуер, проектиран да подпомага потребителите за съвместно решаване на задачи и постигане на общи цели. Използването на такива системи в работното пространство на хора или организации създава т. нар. среда за съвместна работа (Collaborative working environment – CWE). Обединени от общата дейност – споделяне и обработка на информация, потребителите в тази среда могат да общуват или да работят заедно, независимо от географското им местоположение. Пример за това са и социалните мрежи като Facebook, Friendster, Twitter и др.
Като начало на разработването на софтуер за съвместна работа се приемат първите онлайн игри между потребители, създадени от Will Crowther (1975 г.) и малко по-късно от Roy Trubshaw (1978 г.). По-широко развитие този процес получи с навлизането на модемите с комутируема връзка, които разшириха възможностите на домашните компютри за споделяне на информация и за предлагане на онлайн-услуги. Постепенно, с развитието на технологиите и разширението на Ethernet-мрежите, започна използването и на текстови съобщения (чат), обмен на глас и видео в реално време, а впоследствие и на специализирани приложения, като общи календари, информационни бюлетини, WEB-портали за съвместна работа и др. 
Във военната област, прилагането на системи за групова работа, стартира в края на 80-те години. През 1990 г., правителството на САЩ започва истинско приложение на такива системи. Една от първите е системата „Компас”, предназначена за съвместно оперативно моделиране, планиране и симулационна стратегия на флота. В нея работят до 6 потребителя с изградени връзки помежду им, от тип „точка-точка”. Моделът на работа се подобрява с използването на сървър и създаването на т. нар. „виртуални работни станции за сътрудничество”, които включват виртуален файлов кабинет и виртуални стаи, с възможност за присъединяване на потребители по различно време. През 1997 г. CVW прераства в Информационно работно пространство (InfoWorkSpace – IWS). Една година по-късно, IWS е избран като военен стандарт за стандартизиране на въздушен оперативен център. 
 

Класификация
Съвместната работа може да бъде разделена в три категории, в зависимост от нивото на колаборация (сътрудничество).
  • съобщение (комуникация) – неструктуриран обмен на информация. Такива са телефонни обаждания, текстов обмен на информация (чат) и др.;
  • конференция – по-високо ниво на сътрудничество, свързано с дискусии и интерактивна работа за обща цел. Пример за това са дискусионни форуми, съвместни обсъждания с обмен на мисли и идеи и др.;
  • координиране – сложни, взаимосвързани дейности за постигането на общи цели, като сътрудничеството включва високо ниво на съгласуваност на действията. 
 
Софтуерните средства за съвместна работа също може да се разделят на три групи: 
>> Електронните средства за комуникация са свързани с изпращане и получаване на съобщения, файлове, данни или документи между хората. Това са: електронна поща, факс, аудио и видео връзка, гласова поща, WEB-публикуване, обмен на електронни документи и файлове, обмен на текстови съобщения между двама потребители и др.
>> Електронните средства за конференции са инструменти за улесняване на обмена на информация, но по един по-интерактивен начин. Те обикновено са свързани с участието на повече от двама потребители и включват: WEB-форуми и табла за съобщения; обмен на текстови съобщения (Chat) и незабавни съобщения (Instant Messaging) между повече от двама участника; телефония; конференции в реално време; конференции от тип „бяла дъска” (Data-conferencing); споделяне на приложения (Application sharing) и т.н. 
>> Средствата за съвместно управление (координиране) са софтуерни инструменти за улесняване на груповата работа на участниците в общ процес. Те позволяват не само обмен на информация между служители, но и съвместна работа по обща задача, например подготовка на общ документ в интерактивна web-среда, при което всеки служител подготвя част от документа или участва в съвместното му редактиране. Примери за това са: групови календари и разписания за планиране и следене на срещи и мероприятия; обработка на документи в групова среда;  работни потоци (Workflow) – за организиране и управление на различни последователни дейности между служители; управление на проекти (Project management) – за съставяне на графици, етапи, срокове, участници, за управление на ресурсите, за контрол на изпълнението и др.; споделяне на знания (Knowledge sharing) – за съхраняване на информация на едно място, без предварителна обработка, в произволна форма – диаграми, свободен текст, бележки.
Напоследък, все по-често се прилагат и средства за електронно гласуване, които се използват за извличане на знания относно интересите и предпочитания на потребители в дадена мрежа по отношение на обща тема или въпрос.  
В Таблица 1 са представени някои софтуерни решения за съвместна работа.


За целите на отбраната
Прилагането на технологии и решения за съвместна работа в организация като Министерството на отбраната (МО), осигурява възможност за един по-оперативен начин на работа, тъй като голяма част от задачите които изпълнява са свързани с общи, колаборативни процеси – съвместни обсъждания (брифинги) с географски отдалечени участници, подготовка и управление на съвместни документи за управление на войските, организиране на работни потоци по различни оперативни задачи, планиране и съставяне на графици на мероприятия, споделяне на знания, свързани с видовете осигурявания и управленски опит, подпомагане вземането на решения от командира, съгласно 5-степенния модел за оперативно планиране на НАТО (специализирани приложения ) и др.
Използването на решения за съвместна работа в МО и БА започна едва през последните години, макар отделни разработки да е имало и по-рано. Една от първите информационни среди за съвместна работа с прилагане на съвременни технологии в МО, беше проектирана и реализирана от Института по отбрана в края на миналата година. В технически аспект, тя се базира на използването на високонадеждна (High availability) сървърна архитектура, включваща два активни бързодействащи сървера и общо дисково пространство (масив). Сърверите и дисковият масив са свързани с бързи LAN-връзки, а между самите сървери са организирани и допълнителни връзки за синхронизация (“heartbeat”).
Информационната среда бе демонстрирана и използвана в съвместна тренировка по електронни съобщителни средства, която се проведе на 25 и 26 ноември 2010 г. с участието на структури от МО и БА, няколко министерства и ведомства, 9 областни съвети за сигурност и подчинените им общини. В нея бяха предоставени над 60 информационно-комуникационни услуги, като голяма част от тях бяха тествани и високо оценени от участниците. 
В заключение
В проектите за модернизация на автоматизирани информационни системи в МО и БА се предвижда те да се изграждат по описания модел, интегрирани в единна информационна среда, с осигуряване на високо качество на услугите и оптимизиране на финасовите разходи за реализация и поддръжка. Това ще се постигне с широко прилагане на съвремени технологии и решения, като WEB, Cloud-computing, виртуализация, с използване на ефективни приложни системи, с реализация на високонадеждни сърверни архитектури и на подходящи средства за защита на информацията.   


X