Дигитализация

Единна ИС управлява човешките ресурси в 461 администрации

CIO Media

Виктория Лазова

През 2013 г. Администрацията на Министерския съвет стартира проект за развитие и доставка на софтуерни лицензи и внедряване на единната интегрирана система за управление на човешките ресурси в държавната администрация (ЕИСУЧРДА). Проектът „Подобряване на управлението на човешките ресурси чрез усъвършенстване на ЕИСУЧРДА – предпоставка за ефективна администрация” се осъществява с финансовата подкрепа на ОП “Административен капацитет”, съфинансирана от ЕС чрез Европейския социален фонд.

Основната цел е подобряване на политиката по управление на човешките ресурси в държавната администрация чрез усъвършенстване, развитие и внедряване на ЕИСУЧРДА, неразривно свързана с Интегрираната информационна система на държавната администрация. Системата обхваща администрацията на централно ниво, областните и общинските администрации, като проектът е бюджетиран за внедряване в 500 администрации, чието включване е изцяло на доброволен принцип.

Реализацията

След провеждане на обществена поръчка и избор на изпълнител в лицето на консорциум „ТехноЛогика – Информационно обслужване”, през ноември 2014 г. започва реалната работа по изпълнението на проекта. Разработени са и са съгласувани подробни планове за обучение, миграция на данни и внедряване в обхванатите от проекта администрации.

През втората половина на юли 2015 г. са извършени пилотни внедрявания в 10 администрации, след което стартира миграцията на данни и внедряването във всички останали администрации, включили се в проекта. В работата вземат участие почти 100 специалисти от Консорциум „ТехноЛогика – Информационно обслужване“, като е извършена миграция на данни за 461 администрации. Обучени са 4 администратори, 15 обучители и 513 крайни потребители на ЕИСУЧРДА.

Едно от големите предизвикателства на проекта е, че основната работа по обучението на потребителите, миграцията на данни от наличните информационни системи и внедряването на ЕИСУЧРДА в администрациите трябва да бъде извършена през летния сезон – юли – септември, което изисква изключително сериозна организация.

Проектът е изпълнен за 11 месеца, като е финализиран през октомври 2015 г.

Технологии

Архитектурата на ЕИСУЧРДА се базира на съществуващата, като тя е надградена в съответствие с изискванията към обновената ЕИСУЧРДА.

Реализираната архитектура осигурява работа върху централизирана база данни, инсталирана на централни сървъри. Потребителите я достъпват чрез криптиран протокол HTTPS. При тази архитектура се използва автоматична процедура за актуализация на клиента – Microsoft ClickOnce. Архитектурата е трислойна с използване на Application Server, хостван в Internet Information Server. Използват се метаописания на потребителския интерфейс, което позволява кратки срокове за добавяне на нови модули и функционалности. Реализацията на интеграционните функционалности с другите системи се базира на уеб услуги. Това позволява реализиране на концепцията SOA, което осигурява наличие на лесна за обслужване, независима и отворена платформа за бизнес услуги, предоставяни от ЕИСУЧРДА. Решението използва система за управление на базата от данни Oracle DB.

Функционалности

ЕИСУЧРДА е съвременна информационна система от най-висок клас с широк набор от функции, чрез които се регламентират и администрират отношенията на организацията със служителя от неговото назначаване до прекратяване на правоотношението му.

Основните цели и функционални възможности на системата включват осигуряване на всички необходими инструменти и средства за администриране на служителите в организацията и същевременно удобен и интуитивен интерфейс за работа; минимизиране на възможностите за грешки; възможност за поддържане на голям набор от информация за служители в структуриран и лесен за използване вид, както и лесна и достъпна структура на системните обекти в модулите. Системата предоставя също така възможност за участие на служителите и ръководителите в процесите по управление на човешките ресурси чрез модулите за „самообслужване“; осигурява изключително високо ниво на защита на данните в нея, богат справочен инструментариум и двупосочна интеграция с Административния регистър на държавната администрация.

Тук, потребители на системата споделят своя опит, както и ползите от работата си с нея.

Освободени са време и ресурси на служителите в МЗХ


Любомира Делийска, държавен експерт, дирекция „Човешки ресурси“, Министерство на земеделието и храните

Внедряването на системата в Министерството на земеделието и храните (МЗХ) премина през два етапа. По време на първия, подготвителен етап експертите от дирекция „Човешки ресурси“ подготвиха, попълниха и изпратиха във формат MS Excel всички необходими данни за ЕИСУЧРДА до фирмата изпълнител – ТехноЛогика, с чиито служители бяхме в непрекъснат контакт и които ни оказваха професионално съдействие за всичко, което бе необходимо да бъде извършено при подготовката на информацията. След предоставянето на файловете с данни от МЗХ, те бяха импортирани в ЕИСУЧРДА от изпълнителя. Всички служители от дирекция „Човешки ресурси“ преминаха 3-дневно обучение за работа с ЕИСУЧРДА, което беше отлично организирано и проведено от фирмата изпълнител и бе много полезно.

Вторият етап включваше реалното внедряване, при който през септември 2015 г. в МЗХ бе внедрена ЕИСУЧРДА и започна нейното реално използване. Внедряването на системата се извърши от специалист от фирма ТехноЛогика, който на място подпомогна експертите от дирекция „Човешки ресурси“ за реалната работа със системата.

ЕИСУЧРДА е много удобна за работа. Системата предоставя удобен графичен потребителски интерфейс на български език, командите са групирани в менюта, които позволяват лесно и удобно използване, процедурите са автоматизирани и образците на документите са унифицирани. Системата позволява също така бързо и лесно генериране на различни оперативни и консолидирани справки за дейностите по управление на човешките ресурси и гарантира пълнота и актуалност на генерираните справки и отчети. Тя поддържа пълна история на всички промени на основните данни в нея, като цялата история е активна и достъпна през цялото време. ЕИСУЧРДА осигурява добро бързодействие на работа. При възникнали проблеми получаваме бърза реакция от центъра за поддръжка на фирма ТехноЛогика - чрез писмени указания за отстраняване на проблема, а при необходимост и чрез личен контакт. И не на последно място, нейното използване освобождава време и ресурси на експертите от дирекция “Човешки ресурси” поради високата степен на автоматизация на процеси и процедури.

Изключително сме доволни от партньорството ни със служителите от фирма ТехноЛогика – те са екип от висококвалифицирани професионалисти, работят много качествено и коректно, с персонално отношение и отзивчивост към клиента.

Служителите от дирекция „Човешки ресурси“ в МЗХ отделиха време и усилия за внедряването на системата, но те бяха еднократни и си заслужаваха. Надяваме се работата с ЕИСУЧРДА да донесе многогодишни ползи за МЗХ.

Единна и достоверна картина на човешките ресурси в Столичен инспекторат


Десислава Цекова, началник на сектор "Човешки ресурси и квалификация" към отдел "АИО" на Столичен инспекторат към Столична община.

Столичен инспекторат към Столична община е второстепенен разпоредител с бюджетни средства при Столична община. Неговата задача е да осигурява и подпомага изпълнението на контролните функции на Кмета на Столична община, на чието пряко подчинение е. Състои се администрация, включваща отдели и сектори и 24 районни инспектората, които са разположени териториално във всеки район на Столична община.
Реализацията на проект „Подобряването на управлението на човешките ресурси, чрез усъвършенстване на ЕИСУЧРДА – предпоставка за ефективна администрация“ е третият проект осъществяван с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет“ и първият реализиран ИТ проект в Столичен инспекторат към Столична община.

През 2011 г. при заемането ми на длъжността началник на сектор „Човешки ресурси и квалификация” една от първите ми задачи бе свързана с анализа на дейността по управление на човешките ресурси в Инспектората. Тогава се ползваха две отделни системи, които са внедрени през далечната 2008 г. и които са необвързани една с друга. Това водеше както до дублиране на работата по въвеждането на една и съща информация в отделните системи, така и до разминаване на данните. Основните дейности се осъществяваха с необходимостта от много ръчна работа. Това водеше до висок разход на време и ресурси за администриране на дейностите за управление на човешките ресурси, невъзможност за бързо генериране на справки, липса на цялостна картина за състоянието на човешките ресурси в администрацията и 24-те районни инспектората и риск от неточност и неактуалност на данните.

При направения анализ се установи потребност от цялостно подобряване на политиката по управление на човешките ресурси в Столичен инспекторат към Столична община. Целта бе ефективно да се използват ресурсите за управлението на персонала. През годините се търсеше програмен продукт, които да отговаря на нашите нужди. Спряхме се на продукта „ХеРМеС”, но пък нямахме финансово обезпечение за внедряването и поддръжката му.

В резултат на това при представянето на проекта от страна на Министерски съвет на управленско ниво веднага се взе решение за внедряването на ЕИСУЧРДА. Искам да подчертая, че много лесно се включихме в реализацията на проекта само с писмо за потвърждение.

Подробно се запознахме с всичко за единната информационна система за управление на човешките ресурси в държавната администрация. Бяхме уверени в ефективността, след като видяхме и изпълнителя на проекта - консорциум „ТехноЛогика - Информационно обслужване”.

Ползите за нас са, че усилията от наша страна за внедряване на системата са еднократни, докато работата със системата създаде единна и достоверна картина на човешките ресурси.

Положителното е, че след внедряването на системата не се изискват специални и допълнителни средства за работа с новата интегрираната информационна система.

Специфичният момент за нас се оказа първият етап от внедряването на новата система - мигриране на данни от наличните системи, но при нас не се получи и работата започна от нулата. Това бе нашето най-голямо предизвикателство – трябваше необходимите данни да се попълнят ръчно в предоставените ни шаблони в MS Excel за всичките 424 служители.

Създадохме добра организация и благодарение на компетентентността на служителите от човешките ресурси успяхме.

Смело мога да кажа, че нашата администрация ползва всички функционалности на обновената ЕИСУЧРДА още от първия ден.

Всичко това се случи и с пълна подкрепа от страна на ТехноЛогика както при внедряването, така и при необходимостта за актуализация на данни, свързани с ежедневната ни работа.

Безспорно това е първата в администрацията уеб базирана система, достъпът до нея е отдалечен. Единствена е също така с модули за самообслужване на служителите. Функциолността за „самообслужване” позволявя да се скъси дистанцията между сектор „Човешки ресурси и квалификация” и 24-те районни инспектората.

За 2016 г. сме си поставили амбициозната цел всички служители да ползват модула за самообслужване, като по този начин ще се намали разходът на труд, време и средства.


X