Дигитализация

Подводните камъни при внедряването на бизнес софтуер

Мария Динкова

За какво трябва да внимават компаниите, когато стартират и реализират подобни проекти, споделят експертите от Balkan Services

В днешно време всяка една компания, която иска да се развива и утвърди на пазара, рано или късно осъзнава необходимостта и ползите от внедряване на бизнес софтуер. Разбира се, този процес на съзряване отнема време и протича индивидуално за различните организации. Но след като нуждата вече веднъж е идентифицирана, трябва да се предприемат правилните действия. От избора на система, през нейния обхват до стартирането и поддръжката й – всяка една стъпка крие подводни камъни, които могат да осуетят успеха на цялото начинание.

Как да изберем правилния за нас бизнес софтуер? Кои процеси трябва да бъдат обхванати от новото решение? Какъв бюджет трябва да отделим, за да можем да завършим проекта по най-добрия за нас начин? Как да се справим със съпротивата от страна на служителите, които не обичат промените? Има ли тайна за успеха? На тези и още много други въпроси отговарят експертите от Balkan Services, които разполагат с дългогодишен опит във внедряването на бизнес системи в компании от различни индустрии и сфери.

Изгубени в превода или какъв тип система ни трябва
Първият подводен камък, който може да подхлъзне организациите още в самото начало, е изборът на тип система. От това решение ще зависи ефективността, гъвкавостта и просперитета на компанията в бъдеще. Поради тази причина трябва да се подходи изключително внимателно към различните възможности и варианти. "За да разбере една компания от какъв точно софтуер има нужда, тя трябва да стъпи на две основни тези – какви са нейните потребности и какви биха били ползите от един такъв софтуер. Като под ползи разбираме не само ползите в момента, но и евентуални такива, които тя би могла да реализира в бъдеще. Това изисква анализ, който компанията би могла да направи сама, познавайки собствената си дейност и нейната специфика или да ползва експертизата на външни консултанти. Най-трудно е да се оцени какви биха били бъдещите ползи – някои са количествено измерими, но част от тях нямат измерители, а водят до качествени изменения. На тяхна база компанията расте като конкурентоспособност, като ефективност, не на последно място като рентабилност", разкрива Десислава Българанова, мениджър "Финансови системи и решения" и партньор в Balkan Services.

Всъщност различните типове системи могат да се подредят в няколко категории спрямо своя фокус. От една страна са решенията, които позволяват информацията да бъде подреждана и структурирана. От друга страна има софтуер, който помага за бъдещата обработка на данните. Съществуват платформи, които имат за цел да представят информацията по един по-разбираем и удобен начин, улесняващ взимането на решения. Освен това има и системи, които са насочени към определен сегмент на бизнеса, например финанси, планиране, обработка на стоките и материалните запаси и др.

"Вземането на добро решение означава първо идентификация на типа софтуер, после на вертикалата, в която се намира съответната компания. Много често фирмите, които се опитват сами да вземат такова решение, са започнали процеса, стигнали са донякъде, но те не разполагат с толкова богата информация за възможностите и разнообразието на бизнес софтуера, колкото една консултантска компания", споделя Слави Славов, ръководител на ERP отдел и партньор в Balkan Services. Той допълва, че в своята практика се е сблъсквал с доста ситуации, при които клиентът не е успял да се ориентира кое е правилното за него решение.

Причините за това могат да са различни. Например, възможно е компанията да не осъзнава какъв всъщност е проблемът, който стои в основата на нейното затруднение. "Имали сме доста такива случаи, в които клиентът смята, че просто му трябва един вид рипорти, а в продължение на разговорите с него установяваме, че той има проблем с подреждането и структурирането на информацията. Тези рипорти могат да закърпят положението за известно време, но коренът на проблема не е в представянето на информацията, а в нейното подреждане", посочва Славов. Също така предизвикателство при избора на подходящия вид решение може да се окаже преводът на термини и специфични понятия. Много често на български се изпускат нюанси в значението, които в крайна сметка могат да заблудят сериозно компаниите по отношение на предназначението на една система.

Трябва обаче да се има предвид, че дори и най-добрата платформа, която отговаря на нашите нужди, може да се окаже неефективна, ако не е добре имплементирана. Доста често една по-ограничена система, реализирана от по-опитни внедрители, ще донесе по-добри резултати за организацията. Именно затова експертите са категорични, че изборът на софтуер и на компания внедрител трябва да се случва едновременно.

Балансът между функционалности и ефективност
След като бъде взето важното решение за типа бизнес софтуер, който да се използва, идва ред на следващата важна стъпка – дефиниране обхвата на проекта. Ако този етап се пропусне или неглижира, компаниите рискуват да се окажат с напълно нефункционална система, която определено не отговаря на техните нужди. За да се избегне този сценарий, специалистите от Balkan Services препоръчват да се изготви подробен анализ на бизнес процесите, на база който се съставя обхватът на бъдещото решение. Колкото по-детайлен е анализът, толкова по-подготвена ще е компанията за реализирането на проекта.

"Първо разглеждаме какви са конкретните проблеми, какви са предизвикателствата и какво трябва да се постигне. Определяме каква е ситуацията сега и обрисуваме каква искаме да бъде след това – какво ще се случи в компанията след приключване на внедряването, как ще се работи, какви ще са новите задължения на някои от служителите, кои чисто оперативни дейности ще отпаднат изцяло. Наричаме това обхват. Трябва да се фокусираме върху всички бизнес процеси и бизнес правила, които трябва да обслужва новото решение, както и какво няма да бъде включено в него", обяснява Бояна Ликоманова-Димова, ръководител на BI отдел и партньор в Balkan Services.

Особено важно е на този етап компаниите да не залитат в крайност и да се стремят да постигнат оптималния баланс между функционалности и ефективност. Доста често организациите настояват за повече опции и възможности в системата от самото начало, без да си дават сметка, че това ще я усложни и ще затрудни работата с нея. Още в началото служителите ще се объркват, бавят и в крайна сметка ще допускат повече грешки, което без съмнение ще се отрази негативно върху тяхната мотивация и производителност.

"Ако си купиш една модерна система с много функционалности, правиш един огромен разход сега и се затрудняваш първата година да я ползваш. Фактът, че си купуваш една система с много функционалности, не означава, че ще станеш по-успешен от някого, който имплементира подходящите функционалности, касаещи неговите приоритетни процеси. По-скоро трябва да се търси отговор на въпроса къде е най-голямата добавена стойност", категорична е Българанова. В тази връзка трябва да се има предвид, че внедряването на бизнес софтуер е дълъг процес, който изисква време. А добрият баланс може да се постигне като се подходи внимателно към първоначалния обхват на внедряването и една част от функционалностите, които не са от първостепенно значение, се остави за по-късен етап.

Друга сериозна грешка, която компаниите могат да допуснат при определяне обхвата на проекта, е да не предвидят възможността за постоянна адаптация на новата система. На днешния динамичен пазар, редица компании в процеса на своето развитие променят бизнес модела си, а това неминуемо поставя различни изисквания към бизнес софтуера. Старото решение вече може би няма да отговаря изцяло на новите потребности. Затова още в началото организациите трябва да се насочват към такива платформи, които да позволяват гъвкавост и надграждане. "Купувайки една такава система, си купуваш спокойствието, че тя може да следва бизнес развитието и промените на бизнес модела", коментира Славов

Скритите разходи
Когато става дума за разходи и определяне на бюджети, всички компании подхождат доста внимателно. Но в случая съществуват специфики, които можем да пропуснем, ако нямаме нужния опит. Експертите предупреждават, че без детайлно планиран обхват на проекта по внедряването на бизнес софтуера, може да се стигне до неприятни изненади на по-късен етап от имплементацията.

"Трябва много детайлно да знаем за какво са отделените средства. Системата трябва да е разписана до възможно най-големия детайл. Мястото, където трябва да обърнем най-голямо внимание, са изключенията при бизнес процесите. Честа характеристика на българския бизнес е, че той обича да е уникален и да си върши работата, както е свикнал. Не обичаме стандартите, обичаме да сме извън тях. Но когато това влиза в една система, за нея няма значение дали едно нещо се прави в 1% или в 99% от случаите. За внедрителите това е различен алгоритъм, модул или една нова функционалност, която трябва да се добави", подчертава Ликоманова.

Добър вариант за предотвратяване на неочаквани разходи е компаниите винаги да отделят резерв в бюджета, предвиден именно за такива изключения. Българанова пък допълва, че една част от организациите са готови да стандартизират в максимална степен процесите си и да се откажат от онези, които не се прилагат често. Това обаче е тежко решение и невинаги е приложимо.

Друг пример за скрити разходи са инвестициите в инсталации. "За да се подсигури работата на една система в инсталациите, са необходими сървъри, софтуерни лицензи, операционни системи за бази данни и т.н. Много хора не осъзнават, че са нужни средства не само за лицензите, услугите по внедряване и последващата поддръжка, а също за хардуера и условията този хардуер да оперира нормално. Още един скрит разход е актуализацията на софтуера с нова версия. Понякога става дума за тежка реимплементация на новата версия, а тя може да изисква и по-мощни сървъри и обновени операционни системи.", отбелязва Славов. Той изтъква, че тези проблеми вече могат да се избегнат благодарение на развитието на технологиите, а именно чрез облачните системи, които изискват единствено плащането на абонамент.

На последно място, макар не и по важност, са вътрешните разходи, които компаниите подценяват в първоначалния си план. Тук става дума за инвестицията в човешки капитал в самата организация. Така наречените "ключови служители", от които зависи успешното внедряване на системата, трябва да бъдат подпомагани през целия процес. В продължение на месеци те ще трябва да изпълняват освен своите ежедневни задължения, и задачите си по имплементирането на софтуера. Експертите подчертават, че нито една консултантска компания не може да реализира успешно проекта без вътрешния екип. Именно и затова инвестирането в тези служители не трябва да се пренебрегва.

Да се спечелят служителите
В повечето случаи за служителите на една компания внедряването на бизнес софтуер означава промяна на работния процес, което на свой ред води до необходимост от спазване на различни нови правила и изисквания. Това неминуемо предизвиква негативна реакция, която може да се разпространи в цялата организация. За да се прекъсне навреме този процес, на сцената трябва да излязат именно вече споменатите ключови служители. По думите на Славов те са първото "сито", което пресява негативната реакция и дава конструктивните предложения още в ранен етап.

"Внедряването на такъв тип система със сигурност е промяна. Първо и ключово за успеха е да намериш няколко служители – зависи колко процеса обхваща системата, може да е 1 или да са 10 – които наистина искат нещата да се случат. Те ще помагат, ще са първите, които ще тестват, ще се обучат, ще имат желанието да напредват. На такъв тип хора това им помага и в кариерното развитие впоследствие. Важно е компанията да намери тези хора вътре, които ще съпътстват целия процес, които ще извървят тежкия път по внедряването, тестването и взимането на решения. После те ще помогнат на колегите си в ежедневното ползване на софтуера", посочва Ликоманова.

Повод за негативната реакция може и да е притеснението на служителите, че бизнес софтуерът ще застраши тяхната позиция в компанията и ще ги лиши от работа. "Честно казано след всичките тези години нямам ясен спомен определени хора да са били съкращавани заради внедряването на софтуерна система. Хората се пренасочват към дейности, които изискват повече мислене, съобразяване и творчество, отколкото елементарни повтаряеми действия. Фирмите използват точно разума им, това, което машината не може", споделя Славов. Той допълва, че изкуственият интелект е още в ранен етап на развитие и машината в момента не може да замени човешкото въображение.

Според Българанова също няма повод за притеснения, тъй като софтуерът помага на служителите да се концентрират върху своите реални задължения. Например, когато става дума за мениджъри на по-високи позиции, той се оказва безценен. И ако преди им е било необходимо много време, за да подсигурят нужните данни, то с подходящата система те ще могат да посветят цялото си внимание върху съществените дейности и задачи.

В заключение експертите съветват преди всичко компаниите да осъзнаят от какво точно решение имат нужда. А ако вече са стартирали проектите по внедряване, да намерят хората, които ще успеят да увлекат всички останали служители след себе си в този процес. Всъщност с напредъка на технологиите бизнес системите се превръщат в сърцето на всяка една фирма, което трябва да тупти с нейния ритъм и да й вдъхва живот.

Статията е изготвена със съдействието на Balkan Services

X