Кариери

Кои са уменията за ефективна дистанционна работа

Деница Дженева

Трябва ли да притежаваме специфични умения, за да изпълняваме своите служебни задължения отдалечено? Този въпрос все повече ще влиза във фокуса на компаниите, които искат техните служители по най-ефективния и успешен начин да се адаптират към новото нормално. И докато в началото на пандемията се говореше основно доколко организациите имат технологичните възможности да преминат към отдалечена работа, сега все повече акцентът пада върху кадрите: дали те успяват да запазят и подобрят своята производителност; как липсата на жив контакт се отразява върху иновациите; успяват ли хората да се справят и да преодолеят психологическия и емоционален стрес от несигурната обстановка.

В тази връзка особено интересни се оказват резултатите от наскоро публикуваното проучване "FullRemoteSkills: какви умения трябва да притежавате, за да бъдете ефективен дистанционно работещ служител?", ръководено от проф. Жан Пралон от катедрата "Умения, заетост и решения за човешки ресурси" на Висшето училище по мениджмънт в Нормандия. Самото изследване е проведено през януари тази година и анализира група от 317 изцяло дистанционно работещи служители в периода между 2009 г. и 2019 г.
В него се разглежда как различните меки умения се отразяват върху работния процес и кои от тях се оказват изключително полезни при дистанционното изпълняване на задълженията. На преден план излизат шест специфични способности, от които зависи професионалният успех по време и след периода на отдалечена работа. Резултатите разкриват още, че при първоначално еднакви възможности на дистанционните служители онези, които не развиват тези меки умения, страдат от забавяне на кариерното си развитие впоследствие.

Особеностите на дистанционната работа
За първи път идеята за дистанционна работа се появява през 70-те години на миналия век, от една страна, заради технологичния напредък, а, от друга, като стратегически избор. След петролната криза през 1973 в търсене на начини да се намалят пътуванията, задръстванията, замърсяването и потреблението инженерът в НАСА Джак Нийлс предлага работата да отиде при хората вместо обратното. Тогава се правят едва първите стъпки, а през 90-те години с навлизането на мобилните технологии темата отново придобива популярност. За последните 20 години броят на служителите в Европа, изпълняващи задълженията си отдалечено, постоянно нараства, като през 2019 той достига 10.9%. Пандемията от COVID-19 промени коренно ситуацията и в момента с цел ограничаване на нейното разпространение 25% от активните служители преминават към дистанционна работа.

Според авторите на проучването FullRemoteSkills обаче не става дума просто за пренасянето на офиса в цифровата вселена, а по-скоро за едно ново пространство със собствени взаимодействия. Затова отдалеченото изпълняване на служебните задължения далеч не означава просто работа у дома и дистанционен достъп до техническите ресурси. За да могат кадрите ефективно да се адаптират към този нетрадиционен режим, те трябва да обърнат повече внимание на неговите особености и предизвикателства.

В тази връзка експертите посочват четири основни трудности, с които се сблъскват дистанционните кадри. На първо място авторите на доклада подчертават, че служителите у дома разполагат с по-малко възможности за получаване на съвет или подкрепа от своите колеги. Това на свой ред води до необходимостта те да взимат повечето важни решения сами, без да получават съдействие отвън.

Друга особеност на отдалечената работа е по-гъвкавото управление на времето - независимо дали се приема като полза или недостатък. Дистанционните служители могат да организират своите задачи, без да се съобразяват с фирмения график, но това означава, че е необходимо да се постигне добър баланс между служебните задължения и личния живот. И двете обаче могат да се окажат изключително предизвикателни за реализиране.

На следващо място трябва да се спомене необходимостта от прилагането на алтернативни начини за комуникация и координация на задачите между колегите и екипите. Съвременните технологии предоставят множество възможности за осъществяване на контакти, но в същото време не могат напълно за заменят личното общуване. В тази връзка служителите често трябва да се справят с отделни проблеми или задачи, без да разполагат с цялата информация, което създава известна несигурност.

Четвъртата съществена характеристика на дистанционната работа е липсата на емоционална и оперативна социална поддръжка. Когато служителите са у дома и имат нужда от съдействие, молбата за помощ трябва да бъде отправена по много по-официален и по-малко спонтанен начин. На практика кадрите се оказват откъснати от ежедневието в компаниите, а тяхното физическо отсъствие подтиква колегите да компенсират липсата на пряка видимост за изпълнените задачи с въображаема представа за това как се изпълнява работата.

Като цяло според изследването, въпреки че отдалечената работа подобрява качеството на живота и здравето, тя има негативно влияние върху производителността и кариерното развитие. Резултатите разкриват, че по-често отрицателните последствия се наблюдават при жените, отколкото при мъжете, както и при служителите от по-ниските йерархични нива, отколкото при мениджърите. Именно затова е особено важно да се развиват определени меки умения, които ще помогнат за по-ефективното справяне с предизвикателството.

Ключовите меки умения

Шест от общо 17-те изследвани поведенчески умения в проучването имат значително влияние върху професионалното представяне на отдалечените служители. Те се отнасят за всички нива в организационната йерархия, но тяхното влияние се засилва при мениджърските позиции. Колкото по-високо във фирмената структура е даден служител, толкова по-голяма се оказва връзката между шестте умения и успеха. Ето и кои са ключовите способности:
  • Познаване на организационната структура - умението предполага да се разбират и използват добре правилата и стратегиите на компанията.
  • Познаване на нуждите на другите - способност ефективно да се разбират нуждите на вътрешните и външните клиенти.
  • Разрешаване на сложни проблеми - умение да се анализират сложни проблеми, да се намират решения и рационално да се избира едно от тях.
  • Идентифициране на човешките ресурси - способност да се разбират уменията и влиянието на колегите, както и да се преценява кои от тях могат да окажат съдействие.
  • Познаване на себе си - развиване на добро разбиране за собствените умения, влияние и потенциални възможности за оказване на съдействие.
  • Промотиране на проект - способност успешно да се представят, защитават и популяризират действия, услуги или продукти.
На база на резултатите експертите заключват, че високопроизводителният отдалечен служител разбира добре своите възможности и ресурсите на организацията си, а също така се чувства комфортно с едни по-сложни взаимодействия. Той владее добре тези шест умения, които му позволяват да бъде автономен в своята работа; да поддържа контакти с различни фирмени отдели, а не само със своя пряк ръководител; както и да управлява по един нов начин своето време и задачи. В допълнение дистанционно работещият служител може ясно да демонстрира как изпълнява своите задължения и какви са неговите постижения, за да остане видим и да подобри своя имидж сред колегите въпреки физическото си отсъствие.

От друга страна обаче, отдалечената работа има и своите недостатъци. За да спечелят одобрението и разбирането на своите колеги, дистанционните служители са склонни да не инвестират време и усилия в иновации, а предпочитат да се съобразяват с установените процеси. Също така според доклада основният проблем при дистанционната работа е липсата на видимост. Поради тази причина отдалечените служители трябва да компенсират своето отсъствие с предоставяне на повече информация и с демонстрации, чрез които да позволят на колегите да си изградят един благоприятен образ за тях.

На фона на COVID-19
Преди 2020 само малка група от служители можеха да работят у дома на пълно работно време, докато днес това се превръща в новото нормално. Все още не е ясно как в дългосрочен план безпрецедентната ситуация ще повлияе върху поведението на толкова много хора, но определено предизвикателствата при отдалечената работа продължават да бъдат актуални. Липсата на физическо присъствие и дистанцията може да накара служителите да се почувстват в периферията на организацията. В тази връзка авторите на изследването дават няколко съвета на компаниите как да мотивират своите кадри и да подобрят координацията и отношенията в екипите, така че всички да могат ефективно да изпълняват задълженията си в новите условия.

Като начало експертите препоръчват служителите да разказват повече за своите изпълнени задачи и как това допринася за постигането на общите цели. Например във виртуална среща всеки колега може да сподели какво е свършил през деня и какви са плановете му за следващите дни. В случая могат да бъдат представени както професионалните ангажименти, така и личните. Не за всички е лесно да се похвалят със своите постижения, затова мениджърите трябва да осигурят време и средства всеки служител да разкаже за себе си. И макар дистанционната работа да не насърчава иновациите, кризата около коронавируса предоставя добра възможност това да се промени, да се създават екипни проекти, да се тестват инструменти и идеи. За тази цел добър вариант е мениджърите и лидерите на компаниите да въведат приложения, които да измерват социалния климат на организациите в реално време.

След преминаването на кризата също трябва да бъдат предприети определи мерки, предупреждават авторите на изследването. Вероятно ще има служители, които няма да имат търпение да се върнат в офиса, докато други ще искат да продължат да се възползват от предимствата на отдалечената работа. Тези потенциални кадри трябва да бъдат идентифицирани навреме и да им се помогне да развият нужните умения, за да бъдат кариерно успешни при дистанционен режим.

X