Кариери

Когато е време да се върнем в офиса, технологиите ще са решаващи за успеха

CIO Media

Шарлот Трумън, Computerworld, САЩ

Имунизацията с COVID-19 ваксини стартира, но ще минат месеци, преди да обхване обикновените хора. Затова компаниите искат да знаят как безопасно да отворят офисите си и как ще изглежда работното място след пандемията

Десет месеца след като СЗО обяви COVID-19 за световна пандемия и последва вълна от преминаване към дистанционна работа, компаниите по целия свят се опитват да планират безопасното завръщане на служителите във физическите офиси. Предвид притесненията на служителите, наложените мерки за социална дистанция и нужните инвестиции в ИТ отварянето наново на офисите може да се окаже по-сложно от затварянето им.

Някои компании решиха още преди няколко месеца да се заемат с този проблем. Лондонският офис на Goldman Sachs например първоначално отвори офисите си на 15 юни въпреки препоръките на правителството по това време за работа от вкъщи, когато това е възможно. Повечето обаче подхождат по-предпазливо, като непрекъснато отлагат датата на завръщане на служителите в офисите.

Ваксинацията е в ход и всички организации се надяват да отворят врати още тази година, но сигурно ще минат поне шест месеца и повече, преди ваксините да са достъпни за повечето офис служители. Дори тогава компаниите ще трябва да продължат да спазват мерките за безопасност на работното място, наложени по време на пандемията, за да гарантират сигурността и удобството на своите служители след завръщането им.
Независимо дали компаниите решат да изчакат служителите им да бъдат ваксинирани, или да приложат стратегия за поетапно завръщане в офиса, моментът да се планира този процес е сега. Фирмите трябва да осъзнаят, че начинът, по който служителите възприемат офиса, се е променил завинаги.

"Организациите не бива да мислят, че служилите, връщащи се в офиса, са същите, които са го напуснали през март, казва Андрю Грос, директор продажби и оперативна дейност в Crestron Electronics. Това са различен тип хора, те имат различен набор от знания и различен набор от очаквания."

С поглед към технологиите

По същия начин, по който инвестирането в инструменти за съвместна работа подпомогна гладкия преход към дистанционно изпълняване на служебните задължения, технологиите ще играят важна роля и в безопасното отваряне на офисите.

Работното място на бъдещето вероятно ще е съвсем непознато за хората, които са го напуснали през март 2020 г., защото пред компаниите стоят няколко предизвикателства: мерките за социално дистанциране, защита на здравето на служителите и минимализиране на стреса, който завръщането на работа може да причини.
Някои от тези предизвикателства могат да бъдат преодолени с практически методи. Например малките заседателни зали, които не позволяват на служителите да стоят на достатъчно разстояние един от друг, ще бъдат затворени. Други предизвикателства обаче са много по-сложни и тук компаниите се обръщат за помощ към технологиите.

"Като лидери имаме нужда от изцяло нови данни и изцяло нови инструменти, за да сме сигурни, че се грижим правилно за здравето и безопасността на служителите и клиентите, когато отворим врати", отбелязва президентът на Salesforce Брет Тейлър на фирменото събитие за Европа и Близкия изток през миналия август.
Софтуерният гигант разработва Work.com - платформа, която позволява и на работодателите, и на служителите по-добре да се справят със задачата по завръщането в офисите. Чрез мобилно приложение работниците могат да вкарат здравните си данни в специални въпросници, като така информират работодателя си, че смятат за безопасно да се върнат на работното си място. След това могат да избират предпочитаното от тях време това да стане и приложението предлага график за оптимизиране на посещаемостта на офиса. Компаниите също имат достъп до табло, което събира на едно място данни от различни локации и следи местните препоръки относно COVID-19 и здравето на служителите.

Salesforce не е единствената компания, която развива технологията си за разрешаване на проблема по завръщането в офиса. Друга такава е MEGA International, която стартира HOPEX Trust, приложение за безопасно планиране и управление на този процес. PwC разработва Check-In, приложение за планиране на работното пространство и проследяване на контактите. GlobalReach Technology пуска Crowd Insights, което използва данни от различни преносими устройства за контрол, предсказване и уведомяване на компаниите с известия в реално време, когато мерките за социално дистанциране са нарушени или има риск от пренаселване.

Джейм Макуиви, вицепрезидент и главен анализатор във Forrester, коментира, че докато тези и други инструменти ще играят важна роля в новоотворените офиси, те трябва да се внедряват в комбинация с нови политики.

Много компании например планират намаляване на наличните бюра. Ако вашата фирма няма ясна политика за процедури на безопасност в офиса като графици за заетост на бюрата, няма значение колко ефективни са използваните от вас инструменти. Хората няма да могат да си намерят място, защото "ръководството не е успяло ефективно да насочи служителите кои дни да работят", обяснява Макуиви.
"Ще продължат да съществуват правила и политики за социално дистанциране за това как да се споделят конферентните зали и, както разбирам, много компании търсят инструменти, които да им помогнат в управлението на тези задачи", добавя той.

Въпреки това Макуиви смята, че на тези инструменти не бива да се гледа като на кратковременни решения. Компаниите трябва да ги използват, за да "променят културата, а не просто да налагат временни политики", уточнява експертът.

Ролята на Интернет на нещата

Когато става дума за технология, която да позволи безопасното отваряне на офисите, компаниите трябва да заимстват идеи от дигитално напредналите заводи, където умните решения и устройства, използващи Интернет на нещата (Internet of Things, или IoT), вече присъстват, съветва Иън Хюз, старши анализатор IoT практики в 451 Research.

IoT технологиите се използват в производството при поточните линии както за реагиране на проблеми с машините, така и за предотвратяването им, обяснява той. Това може да става под формата на умна камера, която следи екрана на машината, известява кога на този екран се появява неочакван или нечетим запис и алармира работниците да оправят проблема. Умните камери могат да бъдат едновременно IoT сензори и платформа за обработка на данни, като много от тях вече могат да извършат процеси на машинно обучение на самото устройство.

В офис среда или друго публично пространство умните камери могат да се използват за следене на социалното дистанциране, казва Хюз. "Може да обучите камерата да разбира каква дистанция трябва да се спазва и колко далече трябва да са двама души един от друг. Ако се приближат прекалено, камерата може да алармира за това."

Няма нужда камерата да идентифицира конкретните хора, добавя той. Може просто да издава предупреждение, за да знае ръководството, че има нарушение на мерките за социално дистанциране.
По подобен начин камерата може да се използва на входа на сградата за засичане дали служители и посетители носят маски. Ако идентифицира човек без маска, няма да отвори вратата. Всъщност същата камера, която преди шест месеца казваше какво се случва на екрана на машината, днес ще ви информира, че вашите служители не си носят маските.

Също както на някои компании им се наложи да инвестират в инструменти за съвместна работа в началото на пандемията, смята Хюз, на много сега ще им се наложи отново да инвестират, този път в IoT устройства. Дори преди пандемията от 451 Research са забелязали засилен интерес към основни IoT устройства, особено към камери.

За да посрещнат нарасналото търсене, някои стартъпи, които произвеждат инструменти за индустриално машинно обучение и прогнозиране, сега добавят технология, насочена към непроизводствени единици като училища, хотели, офиси и други публични пространства. "Много от тези доставчици виждат нараснало търсене сред хора, които преди въобще не са се интересували от подобни неща", подчертава Хюз.

Текущи съображения

Без правилните технологични решения на офисите ще им е трудно да отворят отново врати. Това обаче не е единственият въпрос, на който трябва да обърнат внимание компаниите.

"Стресът на завръщането" е съвсем реален психологически проблем за служителите, който трябва да се вземе предвид. Проучване от май 2020 г. сред работници във Великобритания, проведено от YouGov, показва, че 44% от участниците са притеснени от идеята да се върнат на работа заради свързаните с COVID-19 рискове. 31% пък са обезпокоени за придвижването до работното място. (За работещите в Лондон този процент скача на 52, където стигането до офиса често отнема повече време.)

Тези притеснения не са намалели през последните месеци. Проучване от ноември, проведено от Resolution Foundation, разкрива, че повече от една трета от работещите във Великобритания все още сериозно се притесняват да не се заразят на работното място.

На фирменото събитие на Salesforce за Европа и Близкия изток президентът на Frank Recruitment Group Зои Морис коментира по-широкия кръг от проблеми по темата и как компаниите да се справят с тях. С офиси по целия свят Frank Recruitment наблюдават ситуацията отблизо от януари насам, като са създали специален екип, който следи местните, регионалните и държавните мерки и случващите се промени, обяснява Морис.
"Когато усещаме, че наближава моментът местните власти да разрешат отварянето на офисите, започваме да се ангажираме сериозно с тази задача, казва тя. Изпращаме въпросници до всичките си служители, за да разберем отношението им към завръщането, защото това не е толкова просто. Може би някои от тях живеят с хора в рискова група или се притесняват за самите себе си."

"Наблюдаваме в отворените офиси, че в ранните етапи хората, готови да го направят веднага, са много малко. Затова имаме индивидуален подход към всеки офис, който отваряме", посочва Морис.

Компаниите трябва да имат предвид и как служителите ще се придвижат до офиса, което е различно за различните локации. В Лондон например около 53% от работниците ще го направят с автобус или влак, като този процент в останалата част на страната е 17. За офиси, разположени в градове, труднодостъпни с кола, при препоръка на властите хората да избягват използването на обществения транспорт предизвикателствата са други. Това показва още веднъж, че няма единно решение.

Дългосрочни прогнози

Както стоят нещата в момента, отварянето на офисите не означава, че всеки служител изведнъж ще се окаже на работното си място още първата седмица. Комбинацията от мерки за социално дистанциране и ограничено офис пространство означава, че вероятно ще сме свидетели на създаването на "хибриден офис", в който някои ще изберат да се върнат в него и ще могат да работят и сътрудничат безпроблемно с колегите си, предпочели да останат вкъщи.

Грос от Crestron е голям почитател на този модел и е разговарял с различни клиенти, готови да приемат промяната.

Crestron прави и продава хардуер, който улеснява и автоматизира онлайн срещите чрез инструменти като Zoom и Microsoft Teams с фокус върху увеличаването на отдалечената съвместна работа. Преди една година продаването на хардуера на Crestron често налага обясняването на тези платформи за съвместна работа на потенциалните клиенти, споделя Грос. "Сега всеки е експерт по Teams и Zoom", се шегува той.
В краткосрочен план хибридният офис ще прилича на начина, по който повечето хора работиха през 2020, но някои колеги във видеоразговора сега ще си седят на бюрото, на 2 метра един от друг и с маска на лицето, обяснява Грос.

В дългосрочен план новата култура на "работа отвсякъде" ще стане новото нормално, предвижда Грос, но компаниите все още ще имат нужда от физически офиси, разположени в големите метрополии. Въпреки че служителите ще прекарват повече от времето си в отдалечена работа, "ако трябва да са с екипа си, ако им трябва достъп до професионална технология за аудио- и видеозапис, те могат набързо да се придвижат с кола или обществен транспорт до някой от местните офиси", коментира той.

Хюз от 451 Research също смята, че малко компании планират да се върнат в офиса в същия му вид като този отпреди COVID-19. "Редовно провеждаме проучване за ефекта от COVID и голям процент от компаниите твърдят: "Няма нужда да се връщаме в офиса, защото се доказа, че хората, особено офис служителите, могат да работят от вкъщи", казва той.

Поради това много компании сега гледат сериозно на опцията да намалят офис площите, които заемат. Но дори да има само двама души в офиса, трябва да се направи цялостна оценка на безопасността за здравето. "Дали имате двама служители или 20, трябва да се погрижите за безопасността им", добавя Хюз.
Макуиви от Forrester смята, че едно от най-големите предизвикателства ще бъде промяната на представата на служителите за работата. Изпълнителните директори, които винаги са искали да виждат хората в офиса като гаранция за ефективност, ще трябва да променят мисленето си и да разберат, че усиленият труд не е задължително свързан с физическото присъствие в офиса, казва той.

Ръководителите, които не успеят да променят това си мислене, рискуват да загубят ценни кадри. Множество проучвания са показали, че макар много хора да искат да се върнат в офиса, повечето предпочитат да продължат да работят от вкъщи поне част от времето. Проучване на Pew от декември показва, че едва 11% от участниците, които могат да работят дистанционно, искат да се върнат на изцяло физическо присъствие в офиса след края на пандемията. "Разполагаме с изключително много данни, че хората могат да са също толкова ефективни, ако не и повече, когато не са в офиса", казва Макуиви.

Някои компании вече са направили този скок и за тях изцяло дистанционната работа е новото нормално. През октомври Dropbox обяви, че се присъединява към други като Twitter, които напускат физическите си офиси в полза на виртуалната работа. Dropbox не са изоставили изцяло идеята за физически сгради, но вместо това създават четири студиа с достъп до поискване във Сан Франциско, Сиатъл, Остин и Дъблин.
В компании, които обмислят отварянето на офисите си, вземащите решения може би се притесняват от заделянето на ресурси за гарантиране на безопасния преход. "Няма сценарий за това, казва Грос. Виждам го с нашия директор. Той ме пита всеки ден: "Какво прави Goldman Sachs локално? Какво са казали, какво правят, което и ние трябва да правим?" От друга страна, и от Goldman Sachs ми звънят да ме питат ние какво правим. Неизвестните са много."

Грос отбелязва още, че освен притеснения за здравето и безопасността служителите се вълнуват за това какво означават тези промени за бъдещето на работния процес. "Вълнуват се от факта, че имат възможността да работят отвсякъде", казва Грос.

В Ню Йорк например от доста време има културен проблем, когато става дума за дистанционна работа, обяснява той. Съществува разбирането, че щом не си физически на работа, се скатаваш. "Сега това се променя. Смятам, че сега хората се вълнуват от факта, че могат да работят отвсякъде. Могат да го правят от парка "Браянт" или от апартамента си и това е в реда на нещата. Приемливо е и в това се крие вълнуващата част."

Превод и редакция: Юлия Уршева


X