Коментари И Интервюта

5 начина да намалим разходите за ИТ поддръжка

CIO Media

Симеон Димитров, Лидерсайд   

Днес, за много организации една от най-важните тема е как да намалят разходите за ИТ, без да  излагат на риск нормалното функциониране на ИТ системите и бизнеса си. Ето защо тук ще очертаем основните методи и области, върху които компаниите трябва да се фокусират, за да бъдат успешни в това начинание.
Два са основните типа разходи, залегнали в ИТ бюджетите на компаниите – капиталови и оперативни.

Капиталовите разходи
 за ИТ най-често са насочени към закупуването на технологични решения или осъществяването на проекти, целящи пускане на нови услуги, добавяне или разширяване на функционалност или развитие на ИТ системи и инфраструктура за съвсем ново бизнес направление. Тези разходи са най-предпочитани от компаниите (до колкото може да има предпочитани разходи), защото те се разглеждат като инвестиции, от които се очаква  допълнителен приход за компанията. Има и един друг вид капиталови разходи за ИТ – така наречените структурни разходи. Това са разходите за разширяване и подмяна на съществуващата ИТ инфраструктура - например замяна на остарели сървъри или разширяване на сторидж системи, които на пръв поглед не носят съществени ползи за клиентите и бизнеса, но всъщност ще видим как те могат да бъдат механизъм за ефективно намаляване на оперативните разходи.
Сега обаче ще насочим нашето внимание към оперативните разходи в ИТ, които са свързани с осигуряването на нормалното и ежедневно функциониране на ИТ системите на компаниите.

Оперативните разходи
или разходите за ИТ поддръжка са едни от най-неприятните разходи за компаниите, поради следните причини:
 - те са доста високи в сравнение с останалите разходни пера (особено за компаниите с корпоративна ИТ инфраструктура)
- не носят никаква добавена стойност за бизнеса или клиентите на тези компании.

В този смисъл намаляването на разходите за ИТ поддръжка, за сметка на увеличаване на печалбата или инвестирането им в области, с очаквана възвращаемост е силно предпочитано от компаниите.
За да можем ефективно да  намалим разходите за ИТ поддръжка е нужно да знаем как те се формират. Това, което повечето компании правят в тази посока е да идентифицират разходите по типове и доставчици и да се опитат да предоговорят по-добри условия с тях. За съжаление това не винаги е възможно (особено за разходите за софтуерна поддръжка) и е крайно недостатъчно.
 
В тази статия ще представим основните области, в които е нужно да се фокусират бизнеса и ИТ организациите, за успешното намаляване оперативните разходи за ИТ.  

1. Преглед на софтуерната поддръжка
Всеки комерсиален софтуерен продукт подлежи на лицензиране. Софтуерните лицензи представляват правото на ползване на софтуерния продукт, което се прехвърля от доставчика към клиента при закупуването на софтуера. За съжаление, всеки отделен доставчик на софтуер има своя собствена политика за лицензиране, изградена по начин, по които да извлича максимална печалба за себе си, като в същото време да е конкурентен на пазара. Обикновено разходите за лицензи имат следната структура:
- първоначално закупуване на лицензите – това е сумата, която плащате за правото да ползвате софтуера за неограничено време, като в това първоначално закупуване обикновено се включва и софтуерната поддръжка за една година. Цената, по която се закупуват тези лицензи е определяща за последващите разходи за поддръжката им.
- последваща софтуерна поддръжка – това е сумата, която плащате след като изтече срока на първоначалната поддръжка. Тази сума е различна за различните доставчици и варира в границите средно между 15% и 25%, а понякога и 30% от стойността на лиценза на година. Обикновено тези проценти са фиксирани и не подлежат на предоговаряне. Единственият начин, по който могат да бъдат намалени разходите за софтуерна поддръжка е като се откажете частично или изцяло от нея. По този начин вие няма да имате право да ползвате новите версии на софтуера, както и да ескалирате проблеми към доставчика на въпросният софтуер. Подобно решение трябва да се обмисли много внимателно, защото ако впоследствие решите или ви се наложи  отново да подновите поддръжката, някои доставчици могат да ви наложат  наказателни такси в допълнение към таксите за поддръжка за периода, в които такава не е ползвана.

За постигане на ефективно намаляване на разходите за лицензиране, трябва да сте добре запознати с политиките за лицензиране на съответните доставчици. Например, когато лицензирането на софтуерния продукт е на процесор, а вашите процесори са стари и слаби, посредством подмяната им с по-нови и мощни (структурни капиталови разходи), вие можете ефективно да намалите броя на лицензите, които ще са ви  нужни, за да поддържате същото натоварване. Друг често използван подход е промяна на архитектурата на технологичното решение, при която се ползват общи ресурси (лицензи) едновременно от няколко системи.

2. Преглед на хардуерната поддръжка
Предоговарянето на условията за извън гаранционна поддръжка е упражнение, което трябва да се прави поне веднъж в годината. Това е важно, особено за компании с по-голяма ИТ инфраструктура и се определя от степента на промените в тяхната ИТ среда. Обикновено въвеждането на нови ИТ системи е съпроводено с отпадането на стари такива или промяна в начина и режима на ползването им.  За да сте сигурни, че плащате точно толкова колкото е нужно, направете списък на системите, които използвате и определете нивото на поддръжка, от което реално се нуждаете. Ако можете да си позволите да намалите нивото на поддръжка от режим 24х7 в режим 5х9 – направете го. Ако системата която ползвате е затворена и няма да се налага да се обновява системния софтуер, изключете софтуерната поддръжка за обновяване с нови версии. Разбира и тук трябва да се подхожда много внимателно и отговорно, защото както за приложният софтуер, така и за системния, ако решите да изключите поддръжката и след това отново да я подновите, това може да ви коства допълнителни средства.

Виртуализация и консолидация
Виртуализацията е метод, при които между софтуера и хардуера се вмъква един допълнителен витруализационен слой, които ги изолира и ги прави „независими“ един от друг. Какви са предимствата на подобно решение? Веднъж виртуализирана, една система не е нужно да заема всички ресурси на машина, на която първоначално е била инсталирана. Виртуализационният слой вече заделя точно толкова ресурси (процесор, памет, входно/изходни операции), колкото са нужни на тази система. При нужда от допълнителни такива, софтуерът за управление може да осигури допълнителни, а когато няма натоварване да си ги прибере обратно. Веднъж виртуализирани, вече можем да съберем няколко системи върху един и същ хардуер. Това е идеята на консолидацията. По този начин ние ефективно можем да уплътним използването на ИТ ресурсите с до 10 пъти при Windows/Linux системи и с до 3-4 пъти при UNIX базираните системи. За да се гарантира нормална работоспособност на консолидираната среда е необходимо да се познават в детайли типа на натоварване на отделните виртуализирани системи, за да може да балансираме натоварването на различните компоненти (т.е. групираме системи, които изискват повече процесор с такива, които изискват входно/изходни операции). Въпреки допълнителните средства за закупуването на витруализационни технологии (структурни капиталови разходи), много рядко може да очакваме сценарии, при които да не постигнем значително намаляване на общите разходите за поддръжка на машини, лицензи, електрическа енергия и персонал.

3. Реинвентаризация на ИТ системи и услуги
Често в големите компании, в резултат на сливания, придобивания, реорганизации и въвеждане в експлоатация на различни технологични решения, остават една или повече  системи с близка или почти еднаква функционалност. За съжаление този проблем е доста сериозен, тъй като освен прилежащата ИТ инфраструктура, лицензи и човешки ресурс ангажиран с поддръжката на тези системи, те в голяма степен намаляват ефективността на работа и правят последващата интеграция с други системи много по-сложна и скъпа. Решението на този проблем се усложнява и от факта, че системите най-често се ползват от различни отдели в компаниите, което налага допълнителни усилия в посока координация и комуникация. Въпреки това, ефективен метод за решаването на подобно предизвикателство е съставянето на каталог с ИТ услугите, които поддържа компанията (както за вътрешно ползване, така и за ползване от клиентите), като за всяка от тях се определя ИТ системата, която ги доставя. По този начин лесно могат да се идентифицират подобни дублирани или близки по функционалност системи и ИТ инфраструктура, и да се мисли за тяхното консолидиране.

4. Управлявани услуги от външни доставчици
Използването на ИТ услуги от външни доставчици е сравнително нов подход, което прави компаниите за момента предпазливи към него. В глобален аспект обаче този бизнес модел се развива с много бързи темпове, така че успешната адаптация на тези услуги за България е по-скоро въпрос на време. Какво представляват управляваните услуги? Това е формат на аутсорсинг, при който компаниите запазват инвестициите си в технологично оборудване, лицензи и персонал, но ползват стандартизирани услуги за рутинни ИТ дейности от външен доставчик.
Най-предпочитани за изнасяне към външен доставчик са дейностите, които не са основни за бизнеса и за които компаниите нямат много познание, трудно ги управляват и като цяло са неефективни. Сред тези дейности са поддръжката на принтери, десктопи, сървъри, бази данни и т.н. дейности за стандартна поддръжка, нямащи пряка добавена стойност към конкретния бизнес на компанията.
Доста интересна възможност е ползването на външни услуги за наблюдение и нотификация при възникването на проблеми в ИТ инфраструктурата. Постоянният мониторинг като метод за проактивно планиране и разпределение на ИТ ресурсите е критичен за всяка организация. Липсата на адекватен мониторинг при управлението на ИТ системи и ресурси е еквивалентно на управлението на автомобил без уреди за отчитане и обратна връзка. Без мониторинг е невъзможно да бъдат забелязани някои ранни индикации за проблеми, които могат да причинят големи финансови загуби от частично или пълно отпадане на критични за бизнеса ИТ системи. Абонаментът за такива услуги гарантира почти незабавния старт на използването им и спестява значителни средства за лицензи, сървъри и човешки ресурс, по проекти за въвеждането в експлоатация на подобни системи. Управляваните услуги се доставят от доставчици, тясно специализирани в тази дейност, във формат на месечен абонамент, като компаниите сами могат да решат кога, колко и какви услуги да ползват.

5. Green IT
Въвеждането на екологични технологии в управлението на ИТ ресурсите включва в себе си доста интересни концепции, за които си струва да отделим по-голямо внимание, като ще им посветим отделна статия. Въвеждането в експлоатация на така наречените зелени ИТ може да  доведе до реализирането на големи спестявания на оперативните разходи, особено за компаниите с по-голяма ИТ инфраструктура. Основната идея на тези концепция е да се ограничи консумацията на електрическа енергия. Тази насока в развитието на технологиите е много важна, защото наред с нарастването на потреблението на изчислителна мощ (брой сървъри), нараства и плътността на единица площ, с което и разходите за охлаждане. Всичко това е свързано с потреблението на повече електрическа енергия, а както знаем цената и ще се движи само в една посока – нагоре.
Вече много компании, които са изправени пред избора на локация за изграждането на изчислителен център, разглеждат цената на електрическата енергия като основен компонент във формирането на оперативните си разходи. Днес са на лице множество системи, които позволяват контролираното намаляване или дори частично изключване на захранването в сървъри, дискови подсистеми, климатични инсталации и други компоненти на ИТ инфраструктурата в изчислителните центрове,  в зависимост от степента на натоварването на системите.

В заключение
За да е успешна инициативата по намаляване на оперативните и като цяло общите разходи за ИТ в една компания, е необходимо да има изградена стратегия за действие във всяка една от тези области. В този смисъл действията по оптимизирането на разходите трябва да се разглеждат като по-скоро като процес, а не като еднократен акт.

SimeonDimitrow


Симеон Димитров има дългогодишен опит в управлението на ИТ ресурси и поддръжката на критични за бизнеса ИТ системи и инфраструктура. Ръководил е проекти по внедряване на иновативни технологични решения с доказан положителен финансов ефект, за което е отличен с награди от световен форум. За повече информация вижте тук.


X