Коментари И Интервюта

Ваня Кирицова: Документацията е част от ИТ продукта

CIO Media

Професията “автор на техническа документация” (technical writer) е все още сравнително рядка, но напоследък става все по-търсена. Всъщност, обявите за вакантни позиции за такива специалисти в популярни чуждестранни сайтове като Glassdoor и ITJobsWatch през първите месеци на 2016-а са два пъти повече отколкото през същия период на миналата година, а и в България все повече компании включват в екипите си такива експерти. Защо професията technical writer става все по-важна за ИТ индустрията? По тази тема разговаряме с Ваня Кирицова - старши мениджър „Технически комуникации“ във VMware. 

Ваня Кирицова е старши мениджър „Технически комуникации“ във VMware, където ръководи екипи от автори на техническа документация в България и Индия. Има опит в управлението на хора и проекти в областта на техническите комуникации, изграждане на ефективни екипи, развиване на нови идеи и иновации. Тя е един от основателите на конференцията за технически комуникации „Evolution of Technical Communication“ и активен участник в общността на техническите комуникатори в България.

Ваня Кирицова, VMWare

Г-жо Кирицова, какво се изисква, за създаването на качествена техническа документация?

Съществува разнообразие в подходите и изискванията към техническата документация. В голяма степен това разнообразие е продиктувано от нуждите на бизнеса, от специфичните езикови или технически умения, които са нужни за изпълнение на ролята в различните компании. Първото най-важно условие за създаване на качествен информационен продукт е наличието на стандарти за писане на документация. Това осигурява както консистентност на съдържанието, така и ясни и изпълними изисквания към авторите на техническа документация. 
Съществува, разбира се, и един уникален набор от качества, споделяни от представителите на тази професия. Сред тях са способност да разбираш чужди проблеми (в случая тези на клиентите, които ще ползват продукта), способност за бърза и фокусирана обработка на големи количества сложна информация, отлични умения за междуличностно общуване, страст към света на технологиите, желание и умение да се учат много нови неща за кратко време. Не на последно място са необходими и качества като афинитет към писането и увереност. Ако програмистите се чувстваха комфортно с това да пишат текстове за потребителите, тази професия навярно нямаше да съществува. А самоувереността, че работата на авторите техническа документация е не по-малко важна или по-малко значима от работата на кой да е друг член на техническия екип им помага да бъдат възприемани като ефективни и пълноценни членове на тези екипи. 
Все повече компании разпознават нуждата от това да имат такъв експерт в екипа си. На какво се дължи това според вас и какви компании имат нужда от такива специалисти?
Може да се каже, че необходимостта от специализираната роля на автора на техническа документация или дори цели отдели от такива специалисти е правопропорционална на големината и зрелостта на компанията. В компаниите с развити продукти и зрели процеси се инвестира много както в технологичните решения за доставка на техническа документация, така и в професионалното развитие на персонала, правят се проучвания и иновации с цел да се подобри качеството на предоставяната документация. В допълнение към текстовото съдържание и help-системите се създават и продуктови видеа. На документацията се гледа като на част от позитивния бранд имидж на компанията.
От друга страна, в стартъпите и малките компании тази функция често се изпълнява по съвместителство от други членове на екипа, понякога дори от самите програмисти. Разбира се, в голяма част от случаите това е оправдано, но колкото повече се развива компанията и нейните продукти, толкова по-силно се усеща нуждата от документация, която е съобразена с нуждите и очакванията на потребителите, а също и със стандартите в индустрията. Не трябва да се забравя и простичкият факт, че документацията е част от продукта и макар да се създава от различен специалист, не се възприема като нещо отделно, като самостоятелно четиво. Некачествената или непълна документация може да повлияе на оценката на клиента за продукта. 
Защо професионалистите, разработващи техническа документация стават все по-търсени? Каква е ползата от тяхната работа за ИТ индустрията и за бизнеса като цяло? 
Интересен въпрос! На мен поне като представител на тази професия ми се налага непрекъснато да отговарям на различни вариации на същия този въпрос. Задават го членовете на техническите екипи – каква е ползата програмистите да отделят време за техническо ревю на документацията? Задават го и от финансовия отдел – каква е ползата от тази скъпа CMS система? Задават го лидерите на нашата организация – какви са метриките за успеха на документацията, която сте създали? 
Моят отговор е простичък. Ползата е за потребителите на продуктите. Ние пишем за тях. Предоставяме им информация, знания, решения. Ако продуктите са важни за бизнеса, значи ползата от съпътстваща документация, която помага на потребителите да постигнат целите си, е повече от очевидна. И няма нужда от много доказателства. 
Какво е бъдещето на техническите комуникации? 
Това е любимата тема на нашата общност. Всяка година по време на провеждането на конференцията за технически комуникации Evolution of Technical Communication в София, отправяме този въпрос към презентаторите и гостите на конференцията. Дори името на конференцията, която тази година ще се проведе през месец юни за седми пореден път, е ориентирано към бъдещето – еволюцията на индустрията като цяло и на професията в частност.
Според мен бъдещето със сигурност ще е още по-пъстро и динамично от настоящето. Традиционните наръчници вероятно няма да отпаднат, но PDF документацията ще бъде изместена от нови формати и канали за доставяне на съдържание. Мобилните устройства, новите потребителски навици като мулти-скрийн и моментна обратна връзка за всичко, социалните медии с тяхната непосредственост, засилените предпочитания към видеото...Всички са онлайн, всички са свързани, светът е дигитален. Вярвам, че това ще има два основни ефекта върху техническите комуникации: от една страна ще възникнат нови, тясно специализирани роли, породени от променените нужди на потребителите на софтуерна документация и от все по-интерактивния виртуален свят, в който живеем. А от друга страна – всеки ще може да се превърне в технически комуникатор, стига да има лаптоп, връзка с интернет и релевантна цел. 

X