Мениджмънт

За мениджмънта в ИТ (част 8): Дългосрочните ефекти на ограничените бюджети

CIO Media

Ясно изразени тенденции на ИТ пазара в световен мащаб, са забавянето на инвестиционните ИТ проекти, по-дългото използване на съществуващата техника и като цяло – ограничаването на ИТ бюджетите. Всичко това не е новост. Новост е обаче ситуацията, в която фирми трябва да отложат важни планирани проекти и текущи разходи не с няколко месеца или с година, а с 3 - 4 години 

Какво се случва с текущите ъпгрейди на техника и софтуер, които са отлагани толкова дълго? Накратко, нещата изглеждат така: наличната техника, която обикновено е със среден живот 3-5 г., може да се използва малко по-дълго, но удължаване на този срок, с още 3 г. например, я прави доста по-ненадеждна. Зачестяват повредите и спиранията, а моралното й остаряване е много високо. Операционни системи и системни административни и защитни средства, чието ъпгрейдване е отложено с такива срокове, също остаряват морално, а често и сигурността им не е на нужното ниво. Бизнес софтуер, чието осъвременяване е отложено с 3 г., на практика е все по-рисков актив. Да, функционално нещата може да работят и повече от 10 г. ако няма промяна в бизнес процесите, но системата е технологично остаряла и поддръжката й най-вероятно е прекратена, поради което при възникване на проблем рискът от по-дълго спиране и загуба на функционалност или данни е значително по-висок.

Какво става при отлагане на новите проекти? 
Забавянето на планиран проект с повече от година на практика го прави почти напълно неприложим. Изискванията към решението за това време са се променили драстично, наличните технологии – също, на практика след като интересът към проекта се възобнови вероятно ще се окаже, че поне 75% от нещата в него ще трябва да се преразгледат и преработят. Ще трябва отново да се анализират целите и предимствата, които налагат инвестицията в проекта, защото много е вероятно в тези срокове те също да са се променили.

Въпреки проблемите
Все пак, една от положителните страни на кризата е, че хората започнаха да разглеждат проектите и текущите разходи доста по-внимателно. Преди години един от служителите на държавна агенция твърдеше, че те са на практика в непрекъснат процес на ъпгрейд – планирането на новата система става в рамките на 1 г., внедряването й също отнема 1 г., а ползването, съчетано с изчистването на проблемите също е година. В тази година вече се мисли за новия проект за нова система, така че  цикълът се завърта отново. Така според него се постига постоянно обновление на техниката и софтуера. Според мен, този подход е неправилен. Революционната подмяна на системи на всеки 2-3 години в повечето случаи е излишен разход. Планирането на кратки еволюционни цикли и надграждане на съществуващата система (ако разбира се основата е стабилна) ми се струват много по-евтини, бързи и ефективни. В настоящата ситуация на намалени бюджети обаче подозирам, че конкретната агенция е ревизирала драстично тази политика и то за съжаление в посока да не се правят никакви или почти никакви ИТ разходи, което също е проблемно. Тази обратна позиция на тотално свиване на разходите също е особено опасна. При сравнително ясно изразеното технологично изоставане на страната, кризата за съжаление донесе и трайно свиване на разходите и проектите в организации, в които те биха били жизнено необходими, но поради липса на ресурс остават нереализирани. Оптималният вариант в крайна сметка би бил да се намери правилната балансирана позиция, позволяваща ниски разходи от една страна, съчетани с по-ефективни и успешни ИТ проекти.

Стратегии от тип “златната среда”
Изключително трудно е да се дават съвети на мениджъри в ситуация, в която дългосрочно им се отказват проекти и ъпдейти на системите и инфраструктурата – това  знам от практиката. При намаляващи ресурси сложността да се осигури едно работещо решение или още повече – да се изпълни един нов проект, е много по-висока. В същото време обаче знам, че има начини да се реагира в такава ситуация и те често носят добри резултати. Ето някои от стратегиите, които могат да ви позволят да достигнете до златната среда, където от една страна оптимизирате разходите си, а от друга – продължавате успешното развитие на отделите си.

1. Потърсете простотата в бизнес и ИТ решенията. Много често важи максимата, че 80% от цената им отива за 20% от функционалността им, особено при големи решения, които се нуждаят от по-дългосрочна разработка и внедряване. Говорете с мениджмънта и колегите си, обмислете нещата внимателно, много често е по-добре тези 20% да се откажат или да се потърсят алтернативни начини на постигането им, а самият проект да се реализира без тяхното включване.

2. Оптимизирайте изискванията си към новата техника. Фирмите често целят определен клас продукти, поради което купуват маркова техника с доста по-високи от минималните параметри. Дайте си сметка имате ли нужда от тези по-високи параметри – в днешно време дори най-евтиният марков настолен компютър може да свърши работа на вероятно поне 95% от потребителите в една организация. Защо трябва да плащате повече?

3. Използвайте външни ресурси и услуги там, където има смисъл и можете да постигнете по-висока ефективност. Наиситна ли ви трябва мейл сървърът да е при вас? Как би работила организацията ви със споделен хостинг от по-висок клас или хостед виртуален сървър? Може ли да изнесете антиспам решението си към външни поддоставчици? Имате ли нужда от собствен дейта ценътр за сървърите си или можете да използвате някой от центровете на вашите доставчици и т.н.?

4. Обмислете и класа на мрежовети продукти, принтерите, Интернет хардуера и въобще цялостната ситуация, в която се намирате. Обикновено скъпата техника има и скъпа поддръжка. Ако имате нужда от нея във вашия бизнес – без съмнение е добре да я вземете, но ако го правите само заради престижа или защото сте голяма фирма и можете да си го позволите, това няма реален бизнес смисъл. Преди време например видях една локална мрежа, която беше на организация с голям офис, разположен на няколко етажа. Изпълнението беше като по книга – с дистрибюшън слой на всеки от етажите и суичове от доста висок клас на всеки етаж, с централен суич от още по-висок клас, свързващ етажните суичове – изобщо решението изглеждаше солидно. За съжаление върху тази платформа се включваха 50-тина компютъра и няколко сървъра, което е доста неефективен начин да се изхарчи определен бюджет. Да, знам, че спестяването е майка на мизерията и че хората, които поддържат това решение, на практика никога не получават обаждания за липса на скорости и капацитети. В същото време обаче знам, че 99+% от функционалността можеше да се постигне на цена вероятно поне три пъти по-ниска, а допълнитения бюджет можеше да се изразходва по-смислено.

5. Научете се да говорите езика на бизнеса. Научете се да мислите по бизнес начин. Доста трудно ще убедите управителя, че точно този Xeon ви е нужен и че онзи i3 няма да ви свърши работа, освен ако не разполагате със солидни бизнес аргументи за това. Важно е да мотивирате решенията си по начин разбираем за страната, която ще ги спонсорира, в противен случай ще останете най-малкото неразбрани, а още по-вероятно – ще ви се откажат важни разходи.

6. Отделете време и си направете нужните планове и стратегии как трябва да действате в така създалата се ситуация. Много често огромната част от проблемите могат да се избегнат с прости процедури, а внедряването им не е въпрос на съществен ресурс. Ако имате например архиви, които правите ежедневно, въпрос на принцип е текущо да правите по едно разархивиране, за да видите, че системата работи коректно. Не са една и две фирмите, които са изгубили много пари и данни, надявайки се, че архивите им са коректни защото са взели висок клас системи. Опитайте да погледнете цялостно на вашата работа и вижте какви са нещата които трябва да вършите, за да може всичко да се случва както трябва, дори и ако трябва да работите в ръчен режим.

7. Определете кои са стратегическите и най-важни елементи, които трябва да работят, да се поддържат и да се развиват. Настоявайте да получите нужното финансиране за тях, по възможност на езика на бизнеса, защото именно това ще са проектите, които ще донесат реалните ползи на организацията от вашата дейност. Вътрешният проект за подмяна на лентовото устройство с лентов робот например – защото вече една лента не ви стига за архивите, а ви трябват две, няма почти никакъв бизнес ефект извън вашия отдел. От друга страна внедряването на бизнес софтуер като CRM, BI и ERP решение например често има цялостен положителен ефект. 

В заключение
Като цяло перспективите пред фирмите на този етап изглеждат следните – ще трябва да се правят повече неща и то все по-ефективно – не само сега, а поне в средно срочен план. За мен, ключът към постигането на успех в тази ситуация е комбинацията от правилно приоритизиране, отворения поглед към новостите в ИКТ сферата, както и високото ниво на бизнес ефективност, което трябва да е цел във всеки момент. Този подход ще ви позволи да развивате в положителна посока ИТ организациите и инфраструктурата си, въпреки като цяло по-трудната ситуация от гледна точка организационни бюджети. 

Стефан Марков е основател и мениджър на rinamar.com - фирма специализирана в управление и консултиране на ИТ проекти, оптимизация на дейността и моделиране. Има значителен опит като ИТ мениджър във ВМ Финанс Груп, директор "Финансов контролинг" в Plena България и Огняново-К. Участвал е в международни проекти на Plena Holding

 


X