Мениджмънт

3 грешки, които пречат да свършим повече работа за по-малко време

CIO Media

Може все още да ближем рани от кризата или пък да чакаме да се развихри на ново, но аз виждам и нещо позитивно в нея. Тя ни научи да оптимизираме ресурсите си. Няма да е пресилено да кажа, че преди периода на икономическия спад се замисляхме много по-малко върху производителността на персонала и софтуера, който се използва.

Имаме нов проект, назначавай още хора...

Тези времена отминаха. Сега когато ни възложат нов проект, често не сме сигурни дали след това ще има още един, но това има и своите положителни страни, защото ни сваля на земята и ни кара да се замисляме.

Сега е необходимо с по-малко ресурси да можем да свършим повече работа. А ресурсите са само два - време и разходи. Но как е възможно за по-малко време да вършим същата работа и то без да увеличаваме разходите, тоест без да се назначават допълнително хора? Това е не само възможно, но и задължително.

В работата си по безплатния блог за съвети за използване на CAD софтуер, който поддържам, открих една обща черта между хората, които изпитват затруднения при реализацията на професионалните си задачи и тя е, че са спрели да учат.

Първата фатална предпоставка е човек да приеме, че щом е приключил с университета, слага край на ученето. Истината е, че обучението чак тогава наистина започва.

Втората фатална предпоставка е да приемем, че щом използваме даден софтуер, вече 5 или 10 години, то автоматично го познаваме, можем да работим с него ефективно и не ни трябва никакво обучение. Доста често срещам хора с над 10 години опит с даден софтуер, които не познават дори базови функции на продукта и с научаването им моментално удвояват скоростта на своята работа. Това не са единични случаи, а наистина масово явление.

Открих три грешки, които се срещат изключително често и бих искал да ги споделя с надеждата, че могат да бъдат избегнати.

Грешка Номер 1: Не се посещават обучения

Като изключим някой семинар на производител, който се провежда с цел да увеличи продажбите и трудно може да се нарече обучение, голяма част от хората не посещават никакви образователни курсове. От друга страна, проучване за различни стратегии за излизане от кризата на фирми, проведено преди време показа, че най-слаби резултати са постигнали фирмите, които са пренебрегнали обученията.

Бих препоръчал поне веднъж годишно обучение директно по професията и веднъж годишно по софтуера, който се използва. Помнете, че ползването на софтуера от дълги години може да ви подведе, а убеждението, че “вие сте над тези неща” и да ви изиграе наистина лоша шега.



Грешка Номер 2: Не се следят новостите

Обучението поне веднъж годишно е жизнено важно, но не е достатъчно. Ако не ежедневно, то поне ежеседмично трябва да следим новостите в бранша, в който работим. Във времето, в което живеем, при наличието на Интернет и толкова много източници на информация е непростимо да не сме абонирани за списания, блогове и сайтове, които да ни осведомяват за новостите.

Тук говоря за информация от различни сфери - от специфични проблеми свързани с професията до тънкости на софтуера, който използваме. Ако сайтовете на български не са достатъчно, има англоезични и други сайтове, които представят последните новости и в най-специфичните ниши.

Грешка Номер 3: Наученото не се споделя

Това е моята малка тайна - сега я знаете и вие. Когато науча нещо ново, аз бързам да го споделя с колеги, приятели и читатели на моя блог. Това хвърля в ужас много хора, които са свикнали да пазят наученото и често чувам: "Ама как така раздаваш твоето know-how?"

Този въпрос има някакъв смисъл, когато става дума за предоставяне на информация, която конкуренцията може да види и копира. Но е абсолютно непонятно как може да се крият новостите от колегата, заемащ седното работно място. Въпреки всичко много хора го правят.

Има няколко предимства да споделяте всичко, което научите и те далеч надхвърлят "недостатъците" на това някой да разбере вашето “тайно know-how”, което най-вероятно дори не е толкова тайно.

Първо, носи голямо удовлетворение, когато помогнем на друг човек.

Второ, тук в пълна сила важи законът за реципрочността. Когато помогнем на някой, той почти винаги чувства желание да се отнесе по същия начин с нас.

Трето, когато разучим нещо и го обясним на някой друг, в процеса на "преподаване" запомняме и осъзнаваме по-добре съответната информация. Иначе, няма да е пресилено ако кажем, че 80% от нещата, които научаваме се забравят, освен ако не ги използваме ежедневно.

Как да избегнем трите фатални грешки

В заключение бих искал да споделя три лесни стъпки, които ако се изпълняват регулярно гарантирано водят до повишаване на квалификацията както на отделните служители, така и до цялостно увеличаване на производителността на фирмата – т.е до възможността "да можем да свършим повече работа, за по-малко време". Когато постигнем това, повишаването на доходите е само въпрос на време.

Ето трите стъпки по този път:

1. Посещавайте обучение поне веднъж годишно.

2. Абонирайте се за списания, сайтове и други информационни източници, които ви осведомяват за новостите в професията и софтуера, който се използва в нея.

3. Споделяйте поне с двама колеги триковете, които откривате по време на работа или обучение.

инж. Иван Цукев е управител на проектантско бюро "ЦУКЕВ" ООД и автор на популярния блог "CAD Тайни" http://cadtaini.com . Има над 10 години опит с различни софтуерни пакети за проектиране, а също така разработва собствен некомерсиален софтуер.


X