Мениджмънт

Офисният печат – еволюция и революция

CIO Media

Терминът “услуги по управление на печата” често се употребява в контекст, който не отразява истинския му смисъл, а понякога дори когато става дума просто за закупуване на принтери. Всъщност това понятие предполага не само съвременна организация на ремонта и доставката на тонери – не става дума и за договор за сервизно обслужване или аутсорсинг на печатните услуги. Управлението на печата е систематизиран комплекс от мерки, насочени към повишаване на производителността и безопасността на процеса на работа с документи във всички негови етапи – от въвеждането през обработката и съхранението до извеждането на печат. За реализацията на този комплекс от мерки е необходим регулярен и разностранен анализ на процесите и процедурите, осигуряващи документооборота.

Да измерим обема на айсберга

Експертите често сравняват разходите за печат с айсберг, за да акцентират върху факта, че видимата част от изразходваните средства е доста по-малка от огромната маса скрита “под водата”. Стойността на печата, в много случаи се изчислява като се отчитат само разходи за оборудване и консумативи. Понякога дори ръководството на компанията счита, че разходите за печат са несъществени, така че дори не се прави опит те да бъдат оценени.

Паричните въпроси, не са единствения проблем. Според различни експертни оценки, 50-80% от ИТ мениджърите не считат, че услугите за печат са в сферата на тяхната компетентност, така че оптимизацията на тези услуги не фигурира сред целите им.

През последните години обаче, сложната икономическа обстановка застави бизнес ръководителите да търсят икономии навсякъде. Все повече компании контролират педантично своите разходи, включително и тези за печат, което всъщност не е толкова лесно. На практика структурата на разходите за печат рядко е достатъчно прозрачна. В крупните предприятия покупката на консумативи често се отнася към оперативните разходи на всеки отдел и за да се консолидират тези данни са необходими не малко усилия.

Налице е още цяла поредица от фактори (основно свързани със спецификата на инфраструктурата и парка от устройства), които още повече затрудняват оценката. Освен това, често не е особено ясно по какъв начин да се контролира печата – например, как да проверим какво точно отпечатват потребителите, дали то им е необходимо за работата или не.

Накратко, коректната оценка на разходите за печат в организацията, с отчитане на цялото многообразие от фактори, по принцип, е сложна задача, която изисква специфична компетентност. Не са редки случаите, когато след одит на тези разходи, проведен от консултанти, ръководителите на предприятия са силно изненадани от истинския размер на средствата, изразходвани за печат. Според някои проучвания, компаниите харчат за печат до 12% от своя оборот или до 5% от своята печалба.


Офисният печат – еволюция и революция

© CIO Media, Cio.bg

Правилният подход

За щастие към момента на пазара се предлагат достатъчно комплексни решения за управление на печата в предприятията, които позволяват да се контролира използването както на устройствата като цяло, така и на отделните им функции (например цветен печат или копиране) с определяне на лимити на сътрудниците или отделите и запис на всички действия на потребителите в системен журнал. Този тип решения са базирани на използването на автентификация - потребителите се представят на устройствата с помощта на ПИН код, карта или дори биометрични данни. Същевременно потребителите получават достъп до редица удобни функции – например разпечатване на документи на всеки принтер в компанията и изпращане на документ за печат от всякакво мобилно устройство без да е нужно да се безпокоят за инсталиране на драйвери.

Според експертите, ако една компания реши да оптимизира парка от своите печатни устройства и проведе тази оптимизация правилно, разходите и ще се намалят, но това няма да повлияе върху контрола на печата и неговите обеми. Но ако в допълнение, компанията използва и адекватен софтуер, компанията ще постигне не само оптимизация на парка от устройства, но и намаляване на обемите на печат средно с 20-40%, а като бонус – решаване на въпросите свързани с управлението на инфраструктурата и с безопасността на печата.

Аутсорсинг или не?

“Нека възложим отговорността за печатните услуги на външна организация …”. Сигурно до тази идея е стигал почти всеки системен администратор. Наистина, печатът не е основна дейност за повечето организации, така че защо да не поверим този процес на професионалисти – т.е. да го възложим на аутсорсинг?

На пръв поглед, предаването на печата на специализирана фирма ще позволи на организацията да забрави за неща като тонери, хартия и повредени принтери и тя ще може да се съсредоточи върху основния си бизнес. На практика обаче, нещата не са чак толкова прости.

Един от най-съществените проблеми, които пречат на проектите за аутсорсинг е т.нар. “зоопарк на оборудването за печат” – т.е. ситуацията при която организацията използва устройства с различни марки, капацитет и функционалност, по които можем да проследим предпочитанията на сменилите се през последните 10 години ИТ директори.

За щастие към момента, повечето доставчици на решения за аутсорсинг на печата вече са се научили да преодоляват проблема с техниката от различни доставчици и все пак изборът на партньор, на който да бъдат възложени печатните услуги следва да се направи внимателно. “За компания, която продава оборудване за печат под собствен бранд, би било трудно да си постави за цел обслужването на системите на конкурираща фирма”, предупреждават експерти.

Също така, един мащабен проект, при който цялата инфраструктура за печат се предава на външен доставчик, в по-малка или в по-голяма степен е свързан със стрес. За да минимизирате нивото на този стрес, трябва да подходите систематично към реализацията на проекта. На първо място трябва да разберете, какво е текущото състояние на инфраструктурата за печат. За целта се препоръчва провеждане на одит и разработване на план за подобряване на инфраструктурата за печат. Първата точка в този план би трябвало да бъде политиката за печат – именно тя превръща печата в управляем процес.

Все пак, за много компании най-удобното решение се оказват т.нар. „управлявани печатни услуги” (Managed Print Service, MPS) – т.е. предаването на аутсорсинг на всички процеси, свързани с печата в офиса. За разлика от използването на еднократна услуга или услуги за поддръжка на печатните устройства, MPS услугите обхващат комплекс от процеси, осигуряващи непрекъснато качествен печат при по-ниски разходи. Не на последно място, въвеждайки MPS компанията постига прозрачност – плащане на база отпечатани страници и възможност за лесно прогнозиране на разходите.


Офисният печат – еволюция и революция

© CIO Media, Cio.bg

Лесен печат от смартфона

Напоследък всички говорят за т.нар. “корпоративна мобилизация” и за концепцията BYOD (донеси своето собствено устройство). От една страна тази тенденция е много перспективна, а от друга – тя е източник на постоянни главоболия за системните администратори и специалистите по ИТ сигурност, защото цялата тази армия от блуждаещи устройства трябва някак да се управлява, а как да стане това, след като устройствата принадлежат на хората, а не на корпорацията?

Ще попитате, каква е връзката на всичко това с офисния печат? Колкото и да е странно – най-директна. Десетки бизнес приложения, инсталирани на даден смартфон или таблет вече не са рядкост, но потребителите искат все повече възможности, включително и да разпечатват документи, непосредствено от мобилните устройства. Според оценки на компанията APT Distribution, към момента, около 20% от бизнес потребителите се нуждаят от решения за мобилен печат. Затова въпреки, че поддръжката на мобилни устройства е “най-младият” инструмент в арсенала на средства за съхранение и обработка на данни, лидерите в пазара на решенията за печат вече са внедрили тази функционалност в своите продукти. Интересното е, че за тази цел, не се наложи да бъдат изобретявани специални принтери – повечето офисни устройства притежават всичко необходимо, за безопасен мобилен печат. Подходящ софтуер в съюз с принтерите може да създаде затворена информационна среда, от която данните във вид на отпечатани документи попадат само в ръцете на този, който ги е изпратил за печат.

В заключение

От всичко казано дотук личи, че потребителите на печатни услуги могат да се възползват от все повече улеснения и придобивки. Макар че технологиите за печат не се променят революционно, благодарение на мобилни и интернет приложения, работата на принтерите вече може да се управлява по-гъвкаво и по-удобно, не само от персоналния компютър.

При това платформите, предлагани от независими доставчици, позволяват еднакво успешно да се работи с всякакви марки печатни устройства и с всякакви “коктейли” от тях. Водещите доставчици на оборудване за печат също декларират т.нар. “мултивендорност” – т.е. възможност на техните решения да осигурят управляем и безопасен печат в парк от устройства на различни доставчици.

Накратко, нови възможности за оптимизация на офисния печат не липсват – помислете как да се възползвате от тях.


X